Лекция_4_Документирование_и_инве-1

1. Документирование и инвентаризация

2. Вопросы:

1) Первичный учет и документирование;
2) Организация документооборота;
3) Электронный документооборот (ЭДО);
4) Классификация документов;
5) Инвентаризация. Условия ее проведения и
классификация ;
6) Порядок проведения инвентаризации.

3. 1. Первичный учет и документирование

Все факты хозяйственной жизни организации должны оформляться
учетными документами, формы которых утверждает руководитель
экономического субъекта по представлению должностного лица, на
которого возложено ведение бухгалтерского учета.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта
хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение
операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц с указанием фамилий, инициалов,
либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

4.

Первичный учетный документ должен
быть составлен при совершении факта
хозяйственной жизни, а если это не
представляется
возможным
—
непосредственно после его окончания.
Перечень лиц, имеющих право подписи
первичных
документов,
утверждает
руководитель организации по согласованию с
главным бухгалтером. Документы, которыми
оформляются факты хозяйственной жизни с
денежными
средствами,
подписывают
руководитель организации и главный бухгалтер
или уполномоченные ими на это лица.

5.

Своевременное и качественное оформление
первичных
документов,
передачу
их
в
установленные
сроки
для
отражения
в
бухгалтерском учете, а также достоверность
содержащихся в них данные обеспечивают лица,
составившие и подписавшие эти документы.
Первичный учетный документ составляется на
бумажном носителе и (или) в виде электронного
документа, подписанного электронной подписью.

6. 2. Организация документооборота

Документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной
проверке по форме и существу. В процессе проверки по форме
устанавливают полноту заполнения реквизитов, наличие и правильность
подписей, четкость и разборчивость заполнения документа.
Арифметическая проверка должна подтвердить правильность подсчетов
в документе, проверка по существу — законность и целесообразность
хозяйственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают
обработке, которая включает расценку, группировку и контировку.
Расценка, или таксировка, документов предполагает денежную оценку
указанных в документе материальных ценностей.
Группировка — это подбор однородных документов, позволяющий
делать записи данных общими итогами. На основании группировки
первичных документов составляют необходимые сводные документы.

7.

Контировка заключается в определении и
записи корреспондирующих счетов по каждому
факту хозяйственной жизни, отраженному в
документе.
Путь, который проходит документ от
момента выписки до сдачи на хранение в архив,
называется документооборотом. Важное условие
организации документооборота — разработка в
организации графика документооборота. В нем
устанавливаются сроки сдачи документов в
бухгалтерию
всеми
подразделениями
организации, сроки обработки этих документов в
бухгалтерии, записи в учетные регистры.

8.

Для каждого документа и каждого его
экземпляра должен быть заранее разработан
маршрут
следования
в
процессе
документооборота.
Движение документов по заданному
маршруту
необходимо
постоянно
контролировать, сверяясь с разработанными
графиками, в которых указываются:
наименование документа;
номер экземпляра;
откуда он должен поступать;
срок получения;
должностное лицо, ответственное за
представление документа.

9.

Порядок
документооборота
в
каждой
организации определяет главный бухгалтер. Его
указания, касающиеся выписки документов и
процедуры
их
прохождения,
являются
обязательными для всех работников организации.
Предусматривается ответственность отдельных
оперативных
и
учетных
работников
за
своевременное движение документов. Практика
показывает, что отсутствие необходимого порядка
и строгой дисциплины в оформлении документов
и их передаче — одна из основных причин
несвоевременного отражения операций и фактов
хозяйственной
жизни
и
получения
недоброкачественных учетных данных

10.

Правильная организация документооборота
предполагает
соблюдение
следующих
принципов:
• рациональное
и
своевременное
составление документов;
• последовательное отражение в них всех
бизнес-процессов организации;
• рациональная обработка документов;
• сокращение
пути
прохождения
документов;
• систематическое изучение документов.

11. 3. Электронный документооборот (ЭДО)

Система
электронного
документооборота – это набор функций,
позволяющий автоматизировать обмен и
хранение документов в рамках одной или
нескольких
организаций.
Для
работы
некоторых ее частей необходимо разрешение
ФНС,
которое
выдается
операторам
электронного документооборота.

12. Варианты ЭДО:

1. СЭД ТЕЗИС
— Автоматизация при помощи модуля искусственного
интеллекта
— Автоматизация работы с документами
— Контроль выполнения задач, управление
совещаниями
— Электронная канцелярия
— HR-модуль: управление отпусками и
командировками
— Мобильное приложение
— Поддержка квалифицированной ЭП
Стоимость от 50 т.р. (на 5 подключений)

13.

2) Directum Lite - архив, автоматизация
бизнес-процессов
и
документооборота,
согласование
договоров
и
счетов,
делопроизводство, совещания, управление
проектами, диаграмма Ганта, канбан-доски,
база знаний. Стоимость от 4,8 т.р. в месяц
3) 1C: Документооборот - архив, организация
документооборота,
контроль
и
редактирование файлов, цифровая подпись,
почтовый клиент. Стоимость от 42,5 т.р.;

14.

4) Контур.Диадок - архив, организация
документооборота, контроль и редактирование
файлов, цифровая подпись, СЭД для службы
кадров. От 1,9 тыс. руб в год;
5) Астрал.ЭДО - архив, организация
документооборота, контроль и редактирование
файлов, цифровая подпись. Стоимость от 5 тыс.
руб. в год;
6) SabyDocs - архив, организация
документооборота, контроль и редактирование
файлов, контроль исполнения поручений
и другие варианты ЭДО

15.

4. Классификация документов
Для обеспечения правильности применения таких документов
используется их классификация по однородным признакам.
По месту составления первичные документы подразделяются
на внешние и внутренние.
Внешние
документы
поступают
в
организацию
из
государственных
и
вышестоящих
организаций,
банков,
поставщиков, покупателей и других организаций.
Внутренние документы составляются персоналом организации.
По
назначению
документы
группируются
на
распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления
и комбинированные.
Распорядительные документы содержат указания о выполнении
хозяйственных
операций.
К
ним
относятся
приказы,
распоряжения, чеки, доверенности.

16.

Оправдательными
документами
оформляются
совершившиеся операции. Эти документы заполняются в
момент проведения операции.
К ним относятся акты приема-передачи основных средств,
квитанции, приходные и расходные кассовые ордера и др.
Документы бухгалтерского оформления создаются
работниками бухгалтерии для подготовки учетных
записей. К ним относятся ведомости начисления
амортизации, распределения общепроизводственных и
общехозяйственных
расходов,
расчеты
(например,
калькуляции), бухгалтерские справки и др.
Комбинированные
документы
имеют
признаки
нескольких
видов
документов,
например,
распорядительного и оправдательного и являются
одновременно основанием для совершения операции и
оправданием ее выполнения.

17.

По порядку составления различают первичные и
сводные документы.
В первичных документах факты хозяйственной жизни
регистрируются впервые. Такие документы являются
формальным доказательством ее выполнения. К
подобным документам относятся материальные
требования, накладные, расписки, приемо-сдаточные
акты и др.
Сводные документы составляются на основании
первичных и содержат данные об операциях, ранее
оформленных
соответствующими
первичными
документами. К сводным документам относятся
авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые
отчеты и др. Сводные документы используются для
систематизации и группировки сведений первичных
документов, получения обобщенных показателей и
позволяют уменьшить количество учетных записей на
счетах.

18.

По способу охвата операций документы делятся на
разовые и накопительные.
Разовые документы используются в бухгалтерском
учете однократно и после составления передаются в
бухгалтерию. К ним относятся платежные поручения,
платежные требования, приходные и расходные
ордера.
Накопительные документы используются для
оформления однородных операций, совершаемых
организацией
многократно
в
течение
непродолжительного времени и составляются с целью
уменьшения
числа
выписываемых
разовых
документов. К накопительным документам относятся
лимитно-заборные карты, табели учета рабочего
времени, ведомости выполненных работ и др.

19. 5. Инвентаризация. Условия ее проведения и классификация;

Фактическое наличие активов и обязательств может
отличаться от отраженного в учете. Причинами
отклонений являются естественная убыль, неточности при
приеме или отпуске материальных ценностей, ошибки в
учете, злоупотребления. Для обеспечения достоверности
сведений бухгалтерского учета организации проводят
инвентаризацию активов и обязательств, в ходе которой
проверяются и документально подтверждаются наличие
материальных ценностей, их состояние и оценка.
Порядок и сроки осуществления инвентаризации
определяет руководитель организации, за исключением
случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

20.

Проведение инвентаризации является обязательным:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже,
а также при преобразовании государственного или
муниципального унитарного предприятия;
перед
составлением
годовой
бухгалтерской
отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления
или порчи
• имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других
чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными
условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в
других
случаях,
предусмотренных
законодательством Российской Федерации.

21.

В зависимости от полноты охвата активов и обязательств
инвентаризации подразделяются на полные и частичные.
Полная инвентаризация охватывает все виды активов и
обязательств и проводится, как правило, один раз в год на 1
января перед составлением годового отчета.
При частичной инвентаризации проверяются отдельные
виды активов и обязательств, например, денежные средства в
кассе, материальные ценности, основные средства, расчеты с
поставщиками, покупателями, бюджетом.
В зависимости от назначения различают плановые и
внезапные инвентаризации. Плановая, или периодическая,
инвентаризация проводится по графику в заранее
намеченные сроки.
Внезапная
инвентаризация
осуществляется
по
распоряжению руководителя организации при выявлении
фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей, а также
при стихийных бедствиях.

22.

6. Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация
проводится
специальной
комиссией, назначаемой руководителем организации
и
утверждаемой
приказом
по
организации.
Проведению
инвентаризации
предшествует
определенная подготовительная работа. В местах
хранения ценностей материально ответственными
лицами должна быть закончена обработка всех
приходных и расходных документов, а учетными
работниками сделаны все записи в учете и выведены
остатки. Дебиторам направляются выписки из их
лицевых
счетов
с
требованием
погашения
задолженности или письменного подтверждения
суммы долга. От кредиторов должна быть затребована
выписка об остатках задолженности с тем, чтобы
проверить правильность взаимных расчетов.

23.

Выявленные при инвентаризации расхождения между
фактическим
наличием
имущества
и
данными
бухгалтерского
учета
отражаются
на
счетах
бухгалтерского учета в следующем порядке:
излишек ценностей приходуется, и соответствующая
сумма зачисляется на финансовые результаты
организации;
недостача и порча ценностей относятся на виновных
лиц. Если виновные лица не установлены или суд
отказал во взыскании убытков с них, то убытки от
недостачи или порчи имущества списываются на
финансовые результаты организации.
Предложения о регулировании выявленных при
инвентаризации расхождений фактического наличия
ценностей и данных бухгалтерского учета представляются
на
рассмотрение
руководителю
организации.
Окончательное решение о зачете принимает руководитель
организации

24.

Инвентаризация проводится в отдельности по
каждому месту хранения и материально
ответственному
лицу
в
присутствии
материально ответственного лица. Данные о
подсчитанных
ценностях
заносятся
в
инвентаризационные
описи,
которые
подписывают все члены инвентаризационной
комиссии. С целью отражения результатов
инвентаризации
бухгалтерия
составляет
сличительные ведомости, в которых
содержатся
сведения
о
выявленных
отклонениях.