презентация

1.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РБ
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение
«Бурятский колледж технологий и лесопользования»»
Дипломная работа на тему:
Организация внедрения системы электронного документооборота
на примере предприятия АО «Улан-Удэнское
приборостроительное производственное объединение»
Дипломник: Кривошеева Анастасия Алексеевна
группа: УК-31
Руководитель: Борголова Екатерина Яковлевна

2.

Цель и задачи
Цель работы: организация внедрения электронного документооборота на примере
предприятия АО «У-У ППО» на основе оценки результативности и разработки
мероприятий по совершенствованию.

3.

4.

Текущее состояние
документооборота
Поток
Объём (2024г)
Тип: Смешанный (бумажный + Excel-таблицы). Полноценной
СЭД нет
Входящие
≈ 5 800
Недостатки:
Исходящие
≈ 4 200
Внутренние
≈ 6 500
Итого
≈ 16 500
Ручная регистрация в журналах.
Потеря и дублирование документов.
Невозможность контроля в реальном времени.

5.

Оценка результативности
Данные хронометража и анкетирования (30 сотрудников):
Показатель
Значение
Среднее время согласования
6,5 дней (до 14)
Доля нарушений сроков
18,3%
Среднее время поиска документа
35 минут
Трудоёмкость обработки
14,2 чел.-мин
Удовлетворённость
13%
Вывод: согласование документа – 6,5 дней (норма ≤2 дней)

6.

Инструмент качества «диаграмма
Исикавы»
Диаграмма Исикавы – причины низкой результативности
Методы, люди, машины, среда, измерения

7.

Инструмент качества « диаграмма
Парето»
Диаграмма Парето:
Проблема
Долгое согласование
Нарушение сроков
исполнения
Частота
38%
28%
Потеря документов
18%
Сложность поиска
10%
Высокие затраты
6%
66% проблем = согласование+ сроки → основные усилия труда

8.

Выбор методики и целевые
показатели
Методика: комбинированная (временные показатели + требования ГОСТ Р ИСО
9001-2015)
Целевые показатели после внедрения СЭД:
Показатель
Текущее значение
Целевое значение
Среднее время
согласование документа
2-14
Не более 2
18%
Не более 5%
20-120
Не более 1
15 (чел.-мин)
Не более 5
13%
Не менее 80%
(дни)
Доля документов,
исполненных с нарушением
срока (%)
Среднее время поиска
документов (мин)
Трудоёмкость обработки
одного документа (чел.мин)
Доля удовлетворенных
сотрудников (%)

9.

План внедрения СЭД (цикл PDCA)
Продолжительность: 6-8 месяцев
Plan: Анализ, выбор СЭД (1С: Документооборот)
Do: установка, настройка маршрутов, обучение
Check: измерение показателей, аудит
Act: корректирующие действия, масштабирование
Ключевые функции: авторегистрация,
маршрутизация, напоминания, поиск, электронная
подпись

10.

Рекомендации по
совершенствованию
№ Направление
Ключевое
1 Внедрение СЭД
1С: Документооборот
2 Организация
Обучение, процедуры
3 Технологии
Облако, журналы, маршруты
4 Интеграция с СМК
Мониторинг, аудиты

11.

Ожидаемые результаты (прогноз)
Показатель
Среднее время согласования документа
Текущее значение (до
Прогнозное значение (после
внедрения)
внедрения)
6,5
0,8 ↓
18,3%
4,5% ↓
Среднее время поиска документа (мин)
35
0,5 ↓
Трудоёмкость обработки (чел.-мин)
14,2
3,8 ↓
Затраты на бумагу (тыс. руб./год)
250
50 ↓
Затраты на картриджи (тыс. руб/год)
180
40 ↓
(дни)
Доля документов, исполненных с
нарушением срока (%)

12.

Безопасность жизнедеятельность
Учтено при внедрении СЭД:
Охрана труда: СанПиН 1.2.3685-21 (освещение, перерывы, заземление)
Пожарная безопасность: огнетушители, проходы≥ 1м
Информационная безопасность (для ВПК):
o
Аттестация СЭД по ФСТЭК
o
Сертифицированные СКЗИ
o
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)
o
Разграничение доступа + аудит

13.

Заключение (выводы)
Поставленные задачи решены:
1.
Проведён анализ документооборота, выбрана методика оценки
2.
Оценена результативность (низкая: 18,3% нарушений, 6,5 дней
согласования
3.
Разработаны мероприятия по внедрению СЭД (PDCA, Исикава, Парето)
4.
Предложены меры по безопасности жизнедеятельности
Результат внедрения
Снижение нарушений сроков до 4,5%
Экономия 470 тыс. руб./год

14.

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!