ДП 7.5.01 Управление документированной информацией

1. ДП 7.5.01 «Управление документированной информацией"

ДП 7.5.01 «Управление
документированной
информацией"
IATF 16949 7.5.х
Разработал
Согласовал
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Политекс»
_____________
«____» ______________2026г.
ДП 7.5.01 «Управление документированной информацией» v.01
1

2. Содержание

1 Общие положения
3
4
6
7
8
2 Регистрация документации
3 Рассылка по подразделениям
4 Индивидуальная идентификация продукции
5 Хранение документации
№ версии
Дата введения
1
30.01.2026
Обоснование
Разработана вновь
ДП8.3
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М
Управление
проектами
v.01
Содержание
Инициатор / Автор
Правила по управлению
документированной информацией
22

3. 1 Общие положения

1.1 В настоящей методике используются следующие сокращения:
РК – Руководство по качеству;
СМК – система менеджмента качества.
КТД – конструкторско-технологическая документация;
НТД – нормативно-техническая документация;
КД – конструкторская документация;
ТД – технологическая документация;
РИ – рабочие инструкции;
ИВК – инструкция входного контроля;
ИИК – инструкция инструкционного контроля;
ТИ – технологические инструкции;
ИИ – извещение на изменение(для изделий собственной разработки)
ТУ – технические условия;
ТСО – транспортно-складские операции
ОП – опытное производство
1.2 Документация включает в себя:
Конструкторскую документацию:
-чертежи и спецификации к ним, получаемые от заказчика/потребителя;
-чертежи и спецификации к ним собственной разработки; DFMEA;
-чертежи на технологическое оснащение (оснастку, инструмент, калибры…) собственной разработки ;
Технологическую документацию:
-планы управления, технологические процессы, рабочие инструкции карты потока процесса, PFMEA и т. д.
согласно разделу
Нормативно-техническую документацию: ГОСТ, СТП, ТУ .
1.3 Указанная документация подразделяется на документацию внешней и внутренней разработки.
Документация внутренней разработки поступает в архив КТО (далее – архив), из подразделений
предприятия для учета и регистрации.
Документация внешней разработки поступает в архив, являющийся учтенной точкой:
конструкторско-технологическая документация – от заказчика/потребителя.
нормативно-техническая документация – от сторонних организаций
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
33

4. 2 Регистрация документации

2.1 Регистрация КД:
ИИ, РИ, ТИ, ИВК, ИИК, ТУ, КД на технологическое оснащение собственной разработки , планировочные
предложения – регистрируются в соответствующих журналах регистрации в архиве КТО.
На каждый экземпляр при регистрации проставляется штамп в соответствии правилами:
-
На все документы внешней разработки, прошедшие регистрацию в архиве,
архивариусом ставится штамп
-
На экземплярах документации, предназначенных для хранения в архиве и служащих
для справок или сверки документации, ставится штамп
-
На аннулированной и (или) отмененной документации, хранящейся в архиве для
юридических целей и (или) для сохранения информации ставится штамп
-
На документацию, передаваемую сторонним организациям для информации,
ставится штамп:
-
На экземплярах технологических процессов ставится штамп:
-
На экземплярах документации для производства опытных образцов (прототипов)
ставится штамп:
-
На документацию, передаваемую для работы в подразделения предприятия,
ставится штамп и вносится номер экземпляра
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
44

5. 2 Регистрация документации

1.1
Чертежи (кроме ОП) в архиве
х
х
Чертежи (кроме ОП) аннулированные
Внутренние документы
1.2
1.3
1.4
х
РИ в подразделениях
х
х
РИ аннулированные
х
х
х
ТИ, И, ИВК, ИИК, аннулированные
х
х
Чертежи на опытные образцы в подразделениях
Внешние
документы
Планировочные предложения
х
х
х
х
х
х
х
Планировочные предложения в архиве
х
Планировочные предложения аннулированные
х
2.1
Действующая документация в архиве
х
х
2.2
Действующая документация в подразделениях
х
х
2.3
Аннулированная документация, в архиве
х
х
2.4
Справочная документация
х
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
х
х
Чертежи на опытную партию в архиве
1.5
х
х
ТИ, И, ИВК, ИИК,в архиве
Чертежи на опытную партию в подразделении
х
х
РИ в архиве
ТИ, И, ИВК, ИИК,в подразделениях
Аннулирован
х
Для опытных
образцов
х
Контрольный
экземпляр
Экз.№
Чертежи (кроме опытного производства) в подразделениях
Статус документа
Действующий
Учтен ООО
«ПОЛИТЕКС»
2 Регистрация документации
х
х
х
х
55

6. 3 Рассылка по подразделениям

3.1 Рассылка документации производится с регистрацией в журнале (произвольной формы) под подпись
ответственного за документацию в подразделении. Каждому экземпляру документации, выдаваемой в
подразделения, присваивается номер:
1 – Производство
2 – Склад
3 – Для поставщиков
3.2 ПИ направляются для работы ответственному за архив.
3.3 ИИ и прилагаемые к нему чертежи направляются в подразделения предприятия.
3.4 КД на технологическое оснащение и инструмент выдаются по запросу подразделений, с регистрацией
в журнале учета выдачи документации под роспись.
3.5 Выдача НТД в подразделения производится по заявкам ответственных за документацию в
подразделениях, с регистрацией в КУ под роспись ответственного за документацию в подразделении.
3.6 Выдача КТД производится в соответствии с реестром рассылки в извещении, с регистрацией в
журнале учета выдачи документации под роспись ответственного за документацию в подразделении.
3.7 Действующий (последний) вариант FMEA конструкции, процесса является рабочим документом и не
подлежит учету в архиве. Все предыдущие версии FMEA подлежат хранению в архиве вместе с КТД на изделие.
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
66

7. 4 Управление документацией

4.1 Изменения документации.
4.1.1 При поступлении извещения об изменении действующих документов, архивариус проверяет
соответствие требованиям: (правильность заполнения извещения на изменение, наличие подписей),
регистрирует извещение в соответствующем журнале.
4.1.2 Копирование (размножение) измененной документации, идентификация листов и
распределение по подразделениям проводится в соответствии с п.2.
4.1.3 Ответственные за документацию в подразделениях обязаны заменить устаревшие экземпляры
на актуализированные и ознакомить персонал с внесенными изменениями.
4.2 Замена изношенных или утерянных документов.
При обнаружении порчи документации на рабочих местах или при утере документов, ответственный за
документацию в рабочем порядке подает заявку в архив на выдачу новых учтенных копий документов.
Согласно заявке архивариус готовит копии с оригиналов и проставляет на копиях соответствующие
штампы поверх или рядом со штампом «Контрольный экземпляр».
4.3 Аннулирование документации.
4.3.1 При поступлении в архив извещения об аннулировании документации, оформленного в виде
«Извещения об изменении», архивариус регистрирует извещение, копирует (размножает) и рассылает
извещение в соответствии с реестром рассылки в извещении, архивирует контрольные экземпляры
аннулированной документации.
4.3.2 Аннулированные экземпляры в подразделениях изымаются и уничтожаются ответственными за
документацию.
4.3.3 Архивирование контрольных экземпляров аннулированной документации осуществляется в
соответствии с законодательными требованиями, требованиями потребителей и внутренних нормативных
документов.
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
77

8. 5 Хранение документации

5.1 Хранение документации осуществляется в соответствии с ГОСТ 2.501. Ответственный – архивариус.
5.2 Подлинники и копии, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия
копий (отсутствие порывов, потертых мест, нечеткость текста, графических изображений).
5.3 При приемке подлинников и копий документации для учета и хранения должны проверяться:
- комплектность документации (наличие всех листов);
-наличие установленных подписей и дат.
Контрольные образцы конструкторской документации (оригиналы) хранятся на бумажном носителе.
Электронные версии документации хранятся в архивной папке на сервере.
5.4 Хранить документацию необходимо по категориям документов в специально отведенных для этих
целей местах, обеспечивающих ее сохранность.
5.5 В архиве извещения на документацию хранятся весь период действия документа и 3 года после
аннулирования.
5.6 Отмененные документы (аннулированные листы документов или документы), оставленные для
юридических или справочных целей, хранятся отдельно от действующей документации. Срок хранения – 3 года
со дня аннулирования, при отсутствии других требований.
5.7 Экземпляры документации, подлежащие уничтожению/утилизации, уничтожаются несколькими
способами:
- бумажные версии уничтожаются механическим путем вручную или с использованием специального
оборудования;
- ламинированные копии документов разрезаются для предотвращения их использования на рабочих
местах. Утилизация ламинированных документов проводится в рамках деятельности по утилизации бытовых
отходов;
- электронные версии удаляются из места хранения действующих документов.
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
88

9. 5 Хранение документации 5.8 Порядок хранения НТД

5.8.1 Оригиналы действующей и подлежащей архивированию НТД, журналы регистрации хранятся в
архиве для обеспечения сохранности от потери и порчи, преднамеренной и непреднамеренной. Доступ к
оригиналам документов ограничен – изолированное помещение или шкаф с замком.
5.8.2 Для предотвращения рисков потери информации при пожарах, затоплениях и других форсмажорных обстоятельствах, на ООО «ПОЛИТЕКС» осуществляется хранение резервных копий документов в
электронном архиве:
5.8.2.1 Хранение копий файлов разработки на сервере предприятия. Ответственный за размещение в
соответствующих каталогах КТД и НТД в электронном архиве – архивариус.
5.8.2.2 Хранение документов осуществляется с разбивкой по видам документации, с указанием номера и
версии документа.
5.8.2.3 Устаревшие документы подлежат удалению с электронного архива по истечении сроков хранения
документов.
5.8.2.4 Доступ к электронному архиву осуществляется по
5.8.3 Один раз в год проводится ревизия КТД и НТД, хранящейся в архиве. Бумажные варианты
документов с вышедшим сроком хранения подлежат уничтожению. Утерянные или неправомерно
уничтоженные документы восстанавливаются за счет использования электронного архива. Результаты ревизии
верифицируются записями в соответствующих журналах.
5.8.4 Срок хранения документации определен в соответствующих процедурах в разделе «Документы и
записи» на основании требований потребителя и законодательства. Ответственный за определение сроков –
руководитель подразделения-разработчика документированных процедур (методик, инструкций, положений).
ДП
7.5.01
«Управление
документированной
информацией» v.01
М 8.3
Управление
проектами
v.01
99