Построение системы управления документами: организационный аспект

1. Система управления документами

Построение системы
управления документами:
организационный аспект
Иритикова Вера Степановна, эксперт РОО «Гильдия Управляющих документацией»,
приглашенный лектор РАНХиГС при Президенте Российской Федерации
1

2. Опыт, советы и рекомендации

Преамбула – что автоматизировать? Делопроизводство/управление
документами – технология:
-
прием документа;
-
предварительное рассмотрение документов;
-
регистрация;
-
направление на исполнение (резолюция);
-
исполнение;
-
отправка;
-
формирование дел;
-
хранение (оперативное, текущее)
2

3. Опыт, советы и рекомендации

1. Изучать национальные стандарты по управлению документами
2. Понимать, что объединяет в системе управления документами
3. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком
4. Проектировать Корпоративную информационную систему
5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах
3

4. 1. Изучать стандарты по управлению документами

ГОСТ Р ИСО 15489-1 -2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования»
ГОСТ Р ИСО 23081-1 2008 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Процессы управления
документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»
ГОСТ Р ИСО 22310 – 2009 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Информация и документация.
Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих
требования к управлению документами». Вступил в действие 01.07.2010
Официальный перевод стандарта МЭК 82045-1 «Управление документами.
Часть 1. Принципы и методы». Зарегистрирован ФГУП
«СТАНДАРТИНФОРМ» 31.12.2009 № 4366/IEC
4

5. 1. Изучать стандарты по управлению документами

ГОСТ Р 54471 – 2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного
документооборота. Управление документацией. Информация,
сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспчеению
достоверности и надежности. ISO/TR 15801:2009 Document management –
Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and
reliability
ГОСТ Р 54989 – 2012/ ISO/TR 18492:2005 Обеспечение долговременной
сохранности электронных документов. ISO/TR 18492:2005 Long-term
preservation of electronic document-based information (периодическое
обновление носителей – неизбежное и базовое требование, т.к.
оригинальный поток битов должен быть сохранен «в живом состоянии»;
технологически нейтральные форматы – PDF/A-1, XML, TIFF, JPEG; 10
этапов миграции, которые должны быть документированы)
ГОСТ Р 53898 – 2013 «Системы электронного документооборота. Технические
требования к электронному сообщению». Действует с 01.09.2014 взамен
ГОСТ Р 53898 – 2010; формат электронного сообщения XML.
5

6. 1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

Документооборот - движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки.
(ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Система электронного документооборота (СЭД) – комплекс устройств,
программ и технологий, позволяющий создавать эффективную
организацию и взаимодействия процедур формирования, обработки,
пересылки и хранения электронных документов.
«Требования к информационным системам электронного
документооборота федеральных органов исполнительной власти,
учитывающих в том числе необходимость обработки информации
ограниченного распространения» разработаны Минкомсвязи
России на основании п.2 Плана мероприятий по переходу
федеральных органов исполнительной власти на безбумажный
документооборот при организации внутренней
деятельности/утв. распоряжением Правительства Российской
Федерации от 12.02.2011 № 176-р.
6

7. 1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

Система электронного документооборота – автоматизированная
информационная система, обеспечивающая создание электронных
документов и электронных копий документов, управление ими, их
хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
При создании электронных документов в системе электронного
документооборота используются электронные шаблоны документов.
Электронная копия документа – копия документа, созданная в
электронной форме.
Образцы бланков и электронные шаблоны утверждаются руководителем
федерального органа исполнительной власти.
(Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти/утв. постановлением
правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 499 с изменениями от 26.04.2016 №
356)
7

8. 1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к
информационным системам, обеспечивающим электронный
документооборт в процессе внутренней деятельности федеральных
органов исполнительной власти/Отчет о НИР. М.: ВНИИДАД, 2013
-
СЭД по системно-функциональной архитектуре – СУБД;
-
СЭД базируется на системе справочников и классификаторов;
-
у СЭД должен быть предметный администратор – служба
управления документами/служба делопроизводства;
-
в СЭД должны быть правильно названы и реализованы роли
пользователей;
-
СЭД должна обеспечивать реализацию концепции управления
документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 и ISO 30300.
8

9. 1. Изучать стандарты и нормативы по управлению документами

Принципы организации документооборота:
-
оптимальность;
-
оперативность;
-
прямоточность;
-
выделение документопотоков и единообразие их обработки;
-
управляемость (целенаправленное регулирование).
9

10. 1. Изучать стандарты по управлению документами

Параметры документооборота:
-
Виды и разновидности документов, цели их создания и содержание;
-
Вопросы/участки деятельности/функции органа управления;
-
Полномочия структурных подразделений и должностных лиц;
-
Сроки исполнения/реальная «исполняемость».
Главная задача – идентифицировать документы, т.е. формировать
документопотоки на основе внутренних регламентирующих
документов, системы справочников и классификаторов, с
использованием информационных систем.
10

11. 1. Изучать стандарты по управлению документами

Управление документами (records management) – совокупность
планомерных и эффективных действий по созданию,
использованию, хранению и уничтожению документов в
организациях с целью доказательства проведения деловых
(управленческих) операций;
Система управления документами - информационная система,
обеспечивающая сбор документов (включение документов в
систему), управление документами и доступ к ним.
(ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007. СИБИД. Управление документами. Общие требования).
В рамках концепции MSR (семейство стандартов серии 30300) система
управления документами должна быть инфраструктурной системой,
обеспечивающей реализацию принципа «доказательного управления»,
управляемость и обеспечение на каждом рабочем месте применения
инструментов автоматизации трудовых операций (в соответствии с
правами доступа).
Концепция управления документами по ИСО 15489 направлена на обеспечение
системы корпоративного управления (управление акционерной
стоимостью, управление активами, в том числе НМА).
11

12. 1. Изучать стандарты по управлению документами

ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 – алгоритм управления документами:
-
вид документа (определение вида, отражающее одну из общих функций
управления или назначение документа);
-
разновидность (название разновидности отражает управленческую
ситуацию, управленческое действие);
-
значение (отражение конкретной цели создания документа);
-
функция документа (преобладающая в документе, зависящая от цели его
создания);
-
срок действия (effective document, effective records – отражение
принадлежности документа к подсистеме документации);
-
срок хранения;
-
форма документа (электронная, бумажная; лист, бланк, журнал, типовая
форма, в т.ч. электронный шаблон);
-
формуляр (структура документа, т.е. заголовочная, содержательная,
оформляющая части; состав реквизитов каждой части);
-
текст (структура текста: В – Д или И – З; преобладающая функция языка;
средства делового стиля русского литературного языка).
12

13. 1. Изучать стандарты по управлению документами

В 2014 году ВНИИДАД зарегистрировал официальные переводы
стандартов ИСО 30300:2011 и ИСО 30301:2011.
Без учета официальных переводов и с нарушением установленной
процедуры разработки национальных стандартов на базе
международных стандартов (особенно в части проведения
экспертизы) был принят и с 01 марта 2015 года вступил в
действие ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация.
Управление записями. Требования». Перевод термина records
сделан неверно. С 1994 г . Новый англо-русский словарь под ред.
Мюллера В.К. фиксирует второе значение records = документы
(официальные документы).
13

14. 1. Изучать стандарты по управлению документами

С 01.03.2015 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и
документация. Системы менеджмента записей. Требования»,
разработанный ОАО «Всероссийский научно-исследовательский
институт сертификации» (ОАО «ВНИИС») и внесенный ТК 076
«Системы менеджмента» (зарегистрированный официальный
перевод не использован, экспертиза документоведенческая не
проводилась);
С 01.07.2016 вступил в силу ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Информация и документация. Системы управления
документами. Основные положения и словарь», разработанный
ВНИИДАД и внесенный ТК 191 «Научно-техническая информация,
библиотечное и издательское дело».
14

15. 1. Изучать стандарты по управлению документами

Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных
органах исполнительной власти/утв. постановлением
Правительства Российской Федерации от 26.04.2011 № 356:
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся
в системе электронного документооборота.
Электронный документооборот - документооборот с
использованием автоматизированной информационной
системы (системы электронного документооборота);
электронная копия - копия документа, созданная в электронной
форме;
электронный документ должен быть оформлен по общим
правилам делопроизводства и иметь реквизиты,
установленные для аналогичного документа на бумажном
носителе, за исключением реквизита "Государственный
герб Российской Федерации.
15

16. 2. Понимать, что объединяет

Объединяют цели и требования:
Управляемость (реализация организационных решений, поддержка изменений и
развитие);
Надежность информации (полнота, своевременность, достоверность);
Развитие внутренней деловой среды (эффект единства действий, сотрудничества,
«совладения» информацией);
Развитие знаний (преобразование информации в знания об управлении, внутренней
среде, инновациях).
Объединяет концепция управления документацией:
Документооборот – совокупность состава документов, маршрутов и факторов, их
определяющих;
«За документооборот отвечают все и каждый», служба ДОУ – центр компетенций;
Принципы политики управления документацией (по ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007):
надежность;
целостность;
комплексность;
системность;
соответствие внутренним и внешним деловым принципам.
16

17. 2. Понимать, что объединяет

Объединяет организационная («административная») составляющая»:
Формализация функциональных и организационных связей, регламентация взаимодействия;
Сфокусированность на служебной функции, зоне ответственности, должности и полномочиях;
Вовлеченность в процесс подготовки и осуществления решений (согласованность действий, исполнение
самими участниками подготовки решений, поддержка коллективных/групповых решений и системы
совещаний);
Контроль за осуществлением решений, «обратная связь» - к центрам принятия решений;
Формализация/регламентация документирования;
Система показателей оценки деятельности.
Объединяют требования/интересы акционеров:
Получение реального конкурентного преимущества;
Реальное повышение капитализации (синергия внедренных систем административного управления,
управления документацией и электронного документооборота создаёт важнейший НМА).
Объединяет требование формировать позитивный образ организации,
государственного органа, органа местного самоуправления:
Развитие функции GR/упреждающая политика с «обратной связью»
17

18. 3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком

Риски:
Организационные мероприятия – самые дешёвые с финансовой точки
зрения, а с точки зрения социокультурной – самые дорогие (нарушение
организационного порядка и самоорганизации, конфликты, потеря
стабильности, риск потери управляемости, стрессы);
Система управления документами интегрируется в систему
административного управления и системы управления иными бизнеспроцессами; их нормативное регулирование, унификация и стандартизация
должны осуществляться в опережающем порядке;
Система электронного документооборота должна иметь
организационно-функциональную архитектуру, поддерживать
организационно-функциональную структуру и стремиться к
универсальности функциональных возможностей.
18

19. 3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком

Риски традиционного подхода:
Ответственным за внедрение СЭД/СУД и «владельцем» системы
назначается ИТ-подразделение;
Типовые этапы внедрения СЭД/СУД с позиций ИТ-внедрения:
-
предпроектное обследование организации;
-
разработка функциональных и технический требований к СЭД;
-
анализ рынка программных продуктов и внедрений;
-
экспертный анализ «отобранных» систем;
-
разработка условий проведений конкурса;
-
проведение конкурса;
-
выбор СЭД и организации-поставщика программного продукта;
-
открытие проекта и разработка системы;
-
опытно-промышленная эксплуатация, обучение и доработка, внедрение и реализация СЭД
(промышленная эксплуатация).
На рынке СЭД – «разнобой» и непрофессионализм в наименовании функциональных
возможностей СЭД (следующие 2 слайда – материалы РОО «Гильдия Управляющих
документацией»)
19

20. 3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

20

21. 3. Быть «квалифицированным » заказчиком и/или разработчиком (данные Князевой Т. – эксперта Гильдии Управляющих документацией)

21

22. 3. Быть «квалифицированным» заказчиком и/или разработчиком

Обеспечение синергии систем на каждом уровне управления
Организация управления:
Система корпоративного
управления
Система «административного»
управления
Система управления персоналом:
Система компетенций
Система мотивации
Система KPI
Система нормативов
Система согласования
Система
безопасности
Система принятия решений:
Система распорядительной
деятельности
Система коллегиальных органов
Система совещаний
Система трансляции
внутрикорпоративной
информации
Система контроля
Система делегирования
полномочий
22

23. 4. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД

Функциональные требования:
Средство документирования
-
Выбор формы существования документа, типовые формы и бланки;
-
Соответствие нормативным требованиям и требованиям «фирменного стиля»;
-
Закрепление стандартов оформления документов различных систем
документации;
-
Обеспечение однократности ввода информации
Средство реализации документооборота («транспорт»)
-
Проектирование документопотоков, их типизация и маршрутизация;
-
Распределенное управление с установлением ролей:
ответственный/автор/инициатор, владелец процесса/ресурса,
контролер/администратор, эксперт, ответственный за хранение
документа/читатель
Хранение
-
Своевременный доступ и быстрый поиск;
-
Хранение в систематизированном виде в течение установленных сроков;
-
Стандартизация хранения и предоставления доступа;
-
Юридически обоснованное уничтожение с учетом текущих и будущих
потребностей всех заинтересованных лиц.
23

24. 4. Проектировать Корпоративную информационную систему/СУД

Функциональные требования:
Единое структурированное информационное пространство
- Основа информационной инфраструктуры («каркас»), логическая
связь и единообразный доступ к информационным ресурсам
через портал (адресное пространство);
- Развитие в условиях изменения организационных,
функциональных, и территориальных рамок;
- Базовые справочники и классификаторы;
- Универсальность сервисных функций (доступ, уведомления,
навигация по ресурсам);
- Многоуровневое администрирование, в том числе предметное;
- Внешние программы, технологии обмена данными, настройки,
средства поддержки коллективной работы
Автоматизация задач документоориентированного типа в
любом бизнес-процессе
Защита информации
- Управление правами доступа и контроль;
- Предоставление прав в зависимости от служебной функции и
роли;
- Централизованный/распределенный контроль системных
процессов;
- Защита от внешних угроз
24

25. 4. Проектировать Корпоративную информационную систему

Стандартный алгоритм действий:
Определение «Владельца» системы и «владельцев»
подсистем (менеджеров ресурсов)
Регламентация всех видов взаимодействия с органами
управления и подразделениями, сотрудничество со службами
IT, HR и ИБ.
Опережающая разработка и внедрение системы/подсистем
административного управления и концепции управления
документацией
Разработка и внедрение КИС/СУД на проектной основе
Формирование компетенций в области административного
управления, управления документацией и электронного
документооборота на основе перспективных программ
развития персонала и специальных программ обучения
Центр компетенции – Служба управления документацией/Служба
делопроизводства
25

26. 4. Проектировать Корпоративную информационную систему

Учет нестандартных факторов:
Стремление к универсальности функциональных возможностей
(обеспечение управления и по заданиям, и по процессу, и по целям, и
по ССП)
Обеспечение позитивного восприятия;
Оптимизация технологической зависимости (взаимная адаптация
функций автоматизированной системы и трудового поведения
персонала );
Стремление к упрощению трудовых функций;
Повышение социального статуса (репутация, престиж, влияние);
Улучшение условий труда и санитарно-гигиенических характеристик
рабочих мест;
Центры компетенции – Служба управления документацией/Служба
делопроизводства, Служба ИТ и Служба HR
26

27. 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Пример

Стандартные ИР внутренней среды
• ресурсы КИС;
• ресурсы, поддерживаемые КИС;
• ресурсы Интранет;
N
-Вид бизнеса/
Подразделение;
-Направление
деятельности/
Функция;
-Ключевая область/
Зона ответственности;
-Должностной уровень;
-Трудовая функция;
-Роль в бизнес-процессе/
по отношению к
информационному ресурсу
Стандартные ИР внешней среды
• ИР, транслируемые в КИС;
• модули систем электронного документооборота с регуляторами,
клиентами и контрагентами;
• нормативно-справочные базы
Доступ к ресурсам Интернет
Электронная почта
Доступ к Архиву
27

28. 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах

Стандартизированное рабочее место сотрудника (пример типового набора баз
данных КИС):
БД «Рабочие документы»;
БД «Служебные записки»;
БД «Согласование»;
БД «Заявки»
БД «Ключевые области»;
БД «Нормативы»;
БД «Библиотека документов»;
БД «Термины и сокращения»;
БД «Реквизиты»;
БД «Доска объявлений»;
БД «Частные объявления»
БД «Распорядительные документы»;
БД «Коллегиальные органы»
БД «Доверенности»;
БД «Договоры»;
БД «Регистрация»;
БД «Контроль»;
28

29. 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах

БД «Библиотека документов» - пример (унифицированные формы документов для
электронного заполнения; действующие формы + архив):
01 Обеспечение инфраструктуры и операций
0101 Организация системы и процессов управления
010104 Положение о структурном подразделении
0102 Управление документацией
010204 Регламентируемая переписка
01020401 Бланк письма (на русском языке)
01020402 Заявка на выдачу бланков
01020403 Сопроводительный лист к факсограмме
010206 Согласование документов
Лист согласования
0103 Управление персоналом
010308 Должностная инструкция
010309 Положение о должности
0104 Материально-техническое обеспечение
010412 Доверенность на получение материальных ценностей
0105 Информационно-технологическое обеспечение
29

30. 5. Стандартизировать информационные ресурсы на рабочих местах. Классификаторы и корпоративные стандарты

Система корпоративных стандартов (пример)
Общий стандарт на систему стандартов;
Общий стандарт на систему классификаторов;
3 группы специальных стандартов:
Стандарты на документы (примеры названий):
-
основные виды технологических документов;
-
требования к построению технологических документов;
-
требования к изложению и оформлению технологических документов;
-
форма представления реквизитов типовых форм документов.
Стандарты на виды деятельности, функции и процессы (примеры названий):
-
стандарт поведения сотрудника фронт-офиса;
-
стандарт предоставления продукта «ХХХХХ» в точке продаж.
Стандарты обеспечения (примеры):
-
стандарт конструктивных и колористических решений фасадов зданий филиалов;
-
стандарт базового программного обеспечения компьютеризированных рабочих мест;
-
стандарт информационного обеспечения и рекламного оформления помещений фронт-офиса.
Классификаторы:
-
Общий классификатор классификаторов и справочников, применяемых в деятельности;
-
Специальные классификаторы и справочники:
-
видов деятельности; подразделений финансового планирования (ЦУУ);
-
форм документов; договоров;
-
продуктов; тарифов.
30