Состав и характеристика нормативных документов по делопроизводству. Изменения в нормативных документах

1.

2. Содержание:

3. Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и

юридическим обоснованием
прав и обязанностей партнеров по бизнесу.

4. 1. ГОСТ Р 6.30 – 2003 назначение, состав реквизитов

5.

Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с
изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением
раздела 5), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе
трактует требования к оформлению управленческих документов.
Отметим, что общее число реквизитов документа составляет теᴨерь 30 (а не 29, как
это было предусмотрено ГОСТом Р6.30-1997). Один реквизит (гриф ограничения доступа к
документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых:
основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и
идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее ИНН/КПП) (реквизит 06).

6.

1.2. Требования к реквизитам служебных
документов
В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 в
состав реквизитов документа входят следующие
элементы:
1. Изображение Государственного герба РФ (01)
2. Изображение герба субъекта РФ (02).
3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия
(изображение товарного знака или знака
обслуживания) (03).
4. Указание на код предприятия (04).
5. Указание на основной государственный
регистрационный номер предприятия (05) (введен
в состав реквизитов вᴨервые).
6. Указание на индивидуальный номер
налогоплательщика/код причины постановки на
учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов
вᴨервые).
7. Указание на код формы документа (07).
8. Наименование предприятия (08).
9. Справочные данные о предприятии (09).
10. Наименование вида документа (10).
11. Дата документа (11).
12. Регистрационный номер документа (12).
13. Ссылка на регистрационный номер и дату
документа (13).
14. Указание на место составления или издания
документа (14).
15. Сведения об адресате (15).

7.

16. Указание на гриф утверждения
документа (16).
17. Резолюция (17).
18. Заголовок к тексту документа (18).
19. Отметка о постановке документа на
контроль (19).
20. Текст документа (20).
21. Отметка о наличии у документа
приложения (приложений) (21).
22. Подпись (лица-отправителя или лицаразработчика) (22).
23. Указание на гриф согласования
документа (23).
24. Визы согласования документа (24).
25. Оттиск ᴨечати предприятия (25).
26. Отметка о заверении копии документа
(26).
27. Отметка об исполнителе документа
(27).
28. Отметка об исполнении документа и
направлении его в дело (28).
29. Отметка о поступлении документа на
предприятие (29).
30. Идентификатор электронной копии
документа (30).

8.

Требования к размещению различных
реквизитов документа:
- наименование учреждения, организации,
предприятия - располагается в левом верхнем
углу документа;
-наименование адресата - располагается в
верхнем левом углу;
-заголовок к тексту - располагается слева под
наименованием организации или по центру
поля документа;
-подпись - располагается в левом нижнем углу
документа.
В состав реквизита "подпись" входит:
обозначение должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и
ее расшифровка, инициалы ᴨечатают ᴨеред
фамилией;
ᴨечать - располагается в левом нижнем углу
документа;
отметка о наличии приложения - если
документ имеет приложение, упоминаемое в
тексте, то проставляется только количество
листов и экземпляров, если же документ имеет
приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо ᴨеречислить с
указанием количества листов в каждом
экземпляре и количество экземпляров.

9.

1.3. Требования к бланкам служебных документов
ГОСТ установил в качестве основных два вида бланков: общий бланк (для оформления приказов,
протоколов, актов и др.) и бланк писем.
ГОСТ Р6.30-2003 содержит также требования к бланкам, на котоҏыҳ, как правило, и оформляются
управленческие документы предприятия. Как известно, для указанных целей применяются бланки с угловым
или продольным расположением реквизитов. В соответствии с требованиями нового ГОСТа допускается
использование бланков формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). К указанным бланкам, помимо
размерных требований, предъявляются и некоторые другие, в частности:
а) качество используемой для изготовления бланка бумаги (как основы);
б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу;
в) размещение полей и разметок.
Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых тонов (плотность бумаги должна
быть не менее 80 г/кв. м, а белизна - не менее 90%).
Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве
или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению (т.е. отслаиванию с поверхности мелких
бумажных частичек, отдельных волокон) при нанесении текста на ᴨечатающем устройстве (пишущей машине
или принтере).

10.

2. ГСДОУ – характеристика и роль в
делопроизводстве
ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования
к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в
органах государственного управления на предприятиях, в учреждениях и общественных
организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение
количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного
применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа
информации, совершенствование работы аппарата управления.
Наиболее распространенные документы управления: устав, должностная инструкция,
приказ, протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, заявление. ГСДОУ устанавливает
единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов,
подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На
основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и
применять
унифицированные
формы
документов,
обеспечивающие
использования средств механизации и автоматизации управленческого труда.
возможности

11.

3. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.
Виды и назначение
Инструкция
по
делопроизводству
(документационному
обеспечению
управления)
—
основной
локальный
нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия,
фирмы). Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с
ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются
Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по
делопроизводству.
1) Типовые составляются для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и используется ими в
качестве обязательного нормативного правового акта. Как правило, при наличии типовой инструкции индивидуальные
инструкции по делопроизводству в соответствующих организациях н не разрабатываются.
2) Примерные устанавливают требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру
деятельности, но разных по структуре, штатам и другим параметрам, в связи с чем носит рекомендательный (методический)
характер. На основе примерных инструкций по делопроизводству в организациях разрабатываются индивидуальные
инструкции, имеющие статус локального нормативного правового акта.

12.

3.1. Разработка инструкции по делопроизводству
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ
инструкция по делопроизводству является обязательным
документом,
регламентирующим
делопроизводство.
В
федеральных органах исполнительной власти в соответствии с
Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов
исполнительной
власти
и
Правилами
делопроизводства
разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые
согласовываются федеральным органом исполнительной власти в
области архивного дела.

13.

3.2. Содержание инструкции по делопроизводству
Структура
текста
инструкции
по
делопроизводству
не
регламентирована
нормативно-методическими
документами
межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие
положения, тематические разделы и приложения.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в
зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по
делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан,
с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по
техническому
обеспечению
подготовки
документов
(печатание,
звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.). Инструкция по
делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами,
все технологические операции в их логической последовательности.
Инструкция является регламентирующим документом не только для
службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата
управления.

14.

4. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для
регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря
составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей
данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также
ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Текст должностной
инструкции секретаря включает в себя следующие разделы:
1) "Общие положения";
2) "Функции";
3) "Должностные обязанности";
4) "Права";
5) "Ответственность".
В разделе "Общие положения" содержится информация о порядке назначения,
освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования
к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника.
В разделе "Функции работника" определяются предмет ведения или участок
работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих
отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ,
как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные обязанности,
выполняемые секретарем.
В разделе "Права" закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю
для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции.
Раздел "Ответственность" регламентирует персональную ответственность секретаря
за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

15.

5. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ ИНФОРМАЦИИ,
ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ».
ИЗМЕНЕНИЯ В СОДЕРЖАНИИ
В первой половине 90-х гг. ХХ в. бурно развивавшиеся информационные
отношения, а точнее, их отдельные аспекты, регулировались подзаконными
актами, не образующими в целом какой-то системы. Поэтому достаточно
быстро пришло осознание того, что необходим базовый законодательный
акт, который мог бы являться отправной точной для формирования такой
системы.
Им стал Федеральный закон "Об информации, информатизации и
защите информации"
В целом данный закон делал попытку охватить своим регулирующим
воздействием сразу три области информационных отношений:
- формирование и использование различных информационных ресурсов;
- создание и использование информационных технологий и средств их
обеспечения;
- защиту информации, прав субъектов, участвующих в информационных
процессах и информатизации.

16.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность,
охватывающая организацию документирования и управления
документацией в процессе реализации функций учреждений,
организации и предприятия. Высшей правовой значимостью обладают
законы Российской Федерации.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации,
информатизации и защите информации» закрепил обязательность
документирования
информации,
установил
ряд
терминов
(информация,
информатизация,
информационные
ресурсы,
документированная информация и др.), урегулировал отношения,
возникающие при создании и использовании информационных
технологий, установил обязательность предоставления информации
государственным органам.