Тренинг: Основы проектного менеджмента

1.

Тренинг: Основы
проектного
менеджмента
Астана, 2017 года

2. Работа со стейкхолдерами.

Управление
заинтересованными
сторонами проекта включает в себя
процессы, необходимые для выявления
людей, групп и организаций, которые могут
оказывать или на которых может оказывать
воздействие проект, для анализа ожиданий
заинтересованных сторон и их воздействия
на проект, а также для разработки
соответствующих стратегий управления для
эффективного вовлечения стейкхолдеров.

3.

Влияние
Высокий
Низкий
В
Органы
разрешительног
о документа и
другие
А
Лица,
принимающие
решения по
проекту
Д
С
Группа
заинтересованны
х лиц, которыми
можно не
управлять.
Однако их надо
учитывать
Пользователи
проекта
Низкий
Интерес
Высокий

4.

Активное участие
Поддержка
Нейтральная
позиция
Сопротивление
Отсутствие
осведомленности
Все стратегии работы
с заинтересованными
сторонами
направлены на
повышение уровня
вовлеченности в
проект

5.

процесс определения и документирования
требовании заинтересованных сторон проекта
для достижения целей проекта. На успех
проекта напрямую влияет тщательность сбора
и управления требованиями к проекту и
продукту.
Управление требованиями подразумевает
идентификацию, определение и согласование
проекта с нуждами и ожиданиями
заинтересованных сторон, особенно с
заказчиками и пользователями.
Требования становятся базой для ИСР.

6. Определение Плана мероприятий – Сбор требований

А
Лица, принимающие
решение по проекту
Личные встречи
Прототипы
В
Органы
разрешительного
документа и другие
Совещания
С
Пользователи
проекта
Анализ
документов
Анкетирование
Д
Группа
заинтересованных
лиц, которыми можно
не управлять
Наблюдение

7.

Слушатели
Заказчик
4
Выгодополучат
3
ель
+
+
Периодичность
Стратегия
коммуникации\вовлечения
Действия по уточнению
ожиданий стейкхолдеров
Ожидания проекта в
отношении стейкхолдеров
Ожидания и требования
стейкхолдеров в
отношении проекта
Заинтересованность 1-4
Влияние (на бюджет,
результаты, сроки и др.)
1-4
Тип влияния +\-
Роль в проекте
Стейкхолдер
Администра
ция
Президента
РК
4
Ожидает
эффективного
функционирования
проектных офисов.
Требует подготовки
проектных
менеджеров,
способныхработать
в проектных офисах
и транслировать
знания
Ожидает
содействия и
Встреча и
качественной
обмен
организации
мнениями
участия слушателей
в тренинге.
Предоставлени
е информации
о ходе
реализации
проекта
4
Ожидает получения
необходимого
объема знаний для
успешной
реализации
проекта.
Требует
индивидуального
подхода.
Ожидает активного
участия и высокой
заинтересованност
и,
100%
посещаемость,
дисциплинированн
ость, обратная
связь.
Интерактивны
й формат
тренинга,
5-9 июня
Игровая форма
подачи
материалов
Видеоинтервь
ю,
Встречи,
анкетировани
е
До начала
проекта
По
завершению

8.

Проектный
офис
Команда
проекта
Внешний
партнер
Исполнитель
3
3
+
+
4
Ожидает
получение
слушателями
навыков и
компетенций
проектного
менеджера.
Требует подготовки
проектных
менеджеров,
способныхработать
в проектных офисах
и транслировать
знания
4
Будет создана
независимая от
акиматов
структура,
проверяющая
деятельность
подведомственных
Управлениям
образования
организаций
Конструктивное
восприятие.
Позитивное
отношение к
Департаментам
Информирова
ние и
получение
Приглашение
обратной
на совещания
связи,
Регулярные
встречи
По мере
необходимос
ти, но не
реже 1 раза в
квартал
Конструктивное
взаимодействие.
Предоставление
полной и
достоверной
информации о
проведенных ранее
контрольных
мероприятиях
Информирова
ние и
Приглашение
получение
на совещания
обратной
связи
По мере
необходимос
ти, но не
реже 1 раза в
квартал

9.

Эксперты
СМИ
ЦГО
Внешний
партнер
Внешний
партнер
2
2
Выгодополучат
1
ель
+
2
Будет создана
независимая от
акиматов
структура, которая
будет объективно
рассматривать их
жалобы
Содействие в
выявлении
недостатков в
образовании. Не
сокрытие фактов
нарушения
законодательства.
+\- 2
Ожидает
Интересный для
положительного
освещения контент. освещения,
Ожидают
повышение
подробной
узнаваемости
информации о
Академии,
проекте,
признания АГУ в
официального
качестве центра по
комментария.
внедрению ПУ в
госуправлении.
+
Будут созданы
коллективы
профессионалов,
объективно и
достоверно
дающих оценку
качеству
образования
2
Будет оказана
поддержка в части
выделения
дополнительных
ресурсов при
необходимости.
Информирова
ние и
получение
обратной
связи
Приглашение
на совещания,
По мере
проведение
необходимос
опросов,
ти
информирован
ие через СМИ
Информирова
ние и
получение
обратной
связи
Направление
пресс-релиза,
информация в
соцсетях,
рассылка
Направление
служебных
записок и
проведение
совещаний
Проведение
регулярных
встреч,
немедленное
Еженедельно
информирован
ие о
возникших
проблемах
Анонс до
начала,
1 день,
5 день

10.

МИО
Население
Выгодополучат
1
ель
Выгодополучат
1
ель
+
2
+\- 1
Будет создана
система сбора
объективных
данных с регионов
для анализа
Слаженная и
оперативная
работа участников
проекта
Ожидает
эффективного
обучения
проектных
Ожидает
менеджеров.
положительного
Требует проектных
восприятия.
менеджеров,
способных успешно
реализовывать
проекты
Проведение
совещаний
Обеспечение
активного
участия,
регулярные
запросы,
мониторинг
Ежедневно
Информирова
ние и
Информация в
получение
соцсетях,
Ежедневно
обратной
рассылка
связи

11.

К- консультирует
О- ответственный
У- участвует
Ответственные
Ответственные
Ответственные
Ответственные
Ответственные
Виды работ

12.

Виды работ
Ко
ма
нд
аЦ
пр
А
ое
П
Ц
кт
М
а
К
И
П
И
И
Э
С
И
Д
О
П
Г
О
С
Матрица ответственности
Посещение Проектного офиса
О
У
Разработать практические задания
О
У
К
Разработать раздаточный материал
О
У
К
Определение и подготовка аудиторий (проектор, доска)
К
Планирование и организация кофе-брейка два раза в день
К
Презентация программы
О
Распечатка раздаточного материала
К
Обеспечить флипчарт, маркеры, магниты, бейджи, подушки
К
О
О
К
О
О
Подготовка приказа на зачисление и выдачу сертификата
О
У
Подготовить указатели и таблички
К
О
Разработать программу
О
Апробация программы
О
Организация входа-выхода слушателей в здание
У
Запуск проекта
О
У
Защиты проектов
У
О
Отчет и анализ извлеченных уроков
О
У
К
О

13. Коммуникации в рамках проекта

Отправитель
информации
Необходимая информация
Получатель
информации
Способ передачи
информации
Примечание

14.

15. Управление рисками

Проектные риски
Риск проекта – вероятностное событие, которое в случае своего возникновения, позитивно
или негативно воздействует на проект.
Уникальность
проекта
Неопределенн
ость
Риск
Количество
успешных
проектов
Толерантность к риску – Показатель, отражающий уровень риска, приемлемый для
конкретного лица если уровень толерантности высок – человек готов идти на большой риск.
Низкий
Средний
Высокий
Уровень
толерантности
к риску
15

16. Процесс управления рисками

17.

Описание
риска
Факторы
риска
Последствия
1-4
баллов
Вероятность
1-4
баллов
Итоговая
оценка
риска
Стратегия Стратегия на Владелец
управления
случай
риска
рисками
реализации
риска

18.

Описание риска
Факторы риска
Слабая
заинтересованност
ь, не восприятие
материала
Последстви
я
Вероятност
ь
Итогова Стратегия
я оценка управления
риска
рисками
Владелец
риска
Недисциплинированнос 3
ть слушателей (неявка
на тренинги, опоздания,
невнимательность…)
3
9
Стратегия на
случай
реализации
риска
Снижение
Избежания
вероятности (совершенствов
(использован ать подачу
ие
материала,
инновационн усилить
ых методов
обратную связь
обучения)
и т.д.)
Команда
проекта
Слабая
коммуникация с
центром
Недостаточная
налаженность каналов
связи на начальном
этапе
3
2
6
Снижение
влияния.
Разработка
регулярных
форм
отчетности
для анализа
и
реагировани
я из центра
Минимизация.
Ручное
управление,
командировани
е сотрудников,
запрос
дополнительно
й регулярной
информации
Заказчик,
Команда
проекта
Некомпетентность
слушателей
Ограниченное число
лиц, осведомленных в
знаниями в области ПУ
3
2
6
Снижение
вероятности
(при отборе
и снижение
влияния
посредством
обучения).
Минимизация. Заказчик
(дополнительно
е обучение,
стажировка,
обмен опытом).