Организация процесса управления

1. Тема 5. Организация процесса управления

1. Компоненты процесса управления.
2. Этапы проектирования организации
процесса управления.
3. Методы организации процесса управления

2. Управленческая операция - совокупность трудовых действий, осуществляемых работниками аппарата управления при осуществлении той

1. Компоненты процесса управления.
Управленческая операция - совокупность трудовых
действий, осуществляемых работниками аппарата
управления при осуществлении той или иной работы.
По содержанию операции подразделяются на:
• информационные (сбор и обработка информации,
ее передача),
• логико-мыслительные или аналитические (анализ
потенциала рынка, выбор продуктового
портфеля),
• организационные (инструктаж,
распорядительство, расстановка людей по
рабочим местам).

3.

Работа менеджера складывается из
определенного числа последовательных
или параллельных операций, составляющих
в целом технологию управления.
При организации работы каждую операцию
нужно увязать с предыдущими и
последующими операциями данного цикла
по срокам, количеству и качеству
информации. В результате формируется
определенная процедура управления.

4.

Процедура управления:
- совокупность разнообразных управленческих операций,
выполняемых по определённому алгоритму;
- система последовательно реализуемых предписаний
(правил) о выполнении в определенном порядке
организационных, информационных и других операций,
приводящих к решению задач, стоящих перед системой
управления;
- характеризует исполнителя, место исполнения,
используемые технические средства, затраты времени на
каждую операцию, необходимую информацию для ее
выполнения.
Процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения,
обсуждения, выполнения ряда последовательных и
параллельных операций в процессе управления,
предписание о порядке выполнения какой-либо работы в
аппарате управления.

5. Операции и процедуры различаются по ряду признаков и подразделяются на:

1. По должностным признакам: творческие; логические;
технические. Удельный вес творческих операций у
руководителей составляет до 60%, у специалистов - 40%,
у технических исполнителей - до 20%.
2. По содержанию: информационные; логикомыслительные; организационные.
3. По степени повторяемости: повторяющиеся;
неповторяющиеся.
4. По уровню механовооруженности: ручные;
механизированные; автоматизированные; машинноручные.
5. По характеру сочетания во времени: последовательные;
параллельные; последовательно-параллельные.

6.

Управленческие процедуры, посредством
которых реализуются функции
управления
Внутренние
Информационная подготовка
(ИП)
Разработка вариантов решений
(РР)
Принятие решения (ПР)
Организация выполнения (ОР)
Внешние
Согласование проекта
решения (СО)
Утверждение (УТ)

7.

Состав управленческих действий
Функция
Задачи
Планирование
Процедуры
И
П
РР
СО
Управление
снабжением
Организация
ПР
УТ
Мотивация
Контроль
ОР
Операции
Формулировка
решения
Выбор
исполнителя
Передача
решения на
исполнение
Наделение
ресурсами
Обратная связь

8.

Распределение операций между управленческими работниками
Стадии процесса
управления
Исполнители
Могут принимать
участие в исполнении
Целеполагание
Руководители
Специалисты
Информационная
работа
Технические
исполнители,
специалисты
Руководители
Аналитическая работа
Специалисты
Технические
исполнители
Выбор варианта
решения
Руководители
Специалисты
Реализация
управленческого
воздействия
Руководители
Специалисты

9. 2. Этапы проектирования организации процесса управления

Для правильной организации процесса
управления необходимо:
- определить количество, последовательность и характер
операций;
- подобрать для каждой операции соответствующие приемы
и технические средства для исполнения;
- определить оптимальные условия для протекания процесса
во времени;
- обозначить процедуры управления, то есть определить, кто
должен решать определенный тип задач, как часто, с кем
будет взаимодействовать при этом и какие результаты
должны достигаться.

10.

Эффективность организации управления во многом
зависит от того, насколько в системе управления
регламентированы горизонтальные связи.
Регламентация управленческой деятельности
направлена на то, чтобы заранее определить:
• кто должен решать определенный тип задач
управления;
• как часто он должен решать эти задачи;
• с кем при этом следует вступать во
взаимоотношения;
• на достижение каких результатов нужно быть
нацеленным;
• каковы последствия некачественного вы пол
нения данного типа задач как для себя лично, так
и для системы в целом.

11. Этапы проектирования организации процесса управления

этап
Изучение действующей системы работы
этап
Проектирование схем выполнения работ
этап
Проектирование процедур управления
IV этап
Проектирование затрат времени
V этап
Проектирование взаимодействия звеньев и
уровней управления
VI этап
Организация системы учета и контроля
исполнения

12. 3. Методы организации процесса управления

1. Разработка положений о подразделениях
и должностных инструкций - позволяет
достаточно четко очертить круг
обязанностей должностных лиц и
управленческих звеньев, показать
вертикальные связи. Не учитывает
горизонтальные связи.

13.

2. Функциональная матрица -отражает взаимосвязи и взаимозависимость
между работниками управления в процессе выполнения управленческих
работ (для крупных и средних предприятий).
Виды взаимодействия дифференцированы по стадиям процесса управления и
по уровням, отражается горизонтальное и вертикальное взаимодействие.
Горизонтальное взаимодействие предполагает согласование,
консультирование, обмен информацией, обсуждение, предложение вариантов
решения проблемы.
Вертикальное взаимодействие включает выдачу задания, уточнение,
разъяснение, утверждение решения, представление готового документа.
Фрагмент функциональной матрицы
Наименование
работ
Директор
Зам. директора
по
обслуживанию
Служба приема
и размещения
…
Определение объема
работ по приему
гостей
Р
ПВ, С
О
…
Р решение, ПВ постановка вопроса, С согласование, У
уточнение, О организация выполнения, ответственность.

14.

3. Матричная схема полномочий по принятию решений - основывается на
децентрализации управления, поэтому актуальна для растущих предприятий,
которые переходят на дивизиональную структуру.
Она устанавливает объем полномочий служащих и подразделений по
самостоятельному принятию решений.
Все сферы принятия решений группируются обычно в такие области, как
работа с кадрами, оперативные расходы, капитальные расходы, цены и
сбытовые обязательства, общие вопросы.
Фрагмент матричной схемы полномочий
Область
принятия
решений
Функциональный
руководитель
Руководитель
структурного
подразделения
Директор
Предоставление
отпусков
Контролируется
начальником отдела
кадров
Все решения
Все отпуска больше
30 дней
Выплата налогов
и
задолженностей
Все решения главный бухгалтер
Утверждает выплаты,
за которые несет
ответственность по
закону

15.

4. Документограмма – это схема
прохождения определенных документов
через звенья управления с указанием
сроков и характера выполняемых работ.
Наиболее целесообразна разработка
документограмм при рационализации
документооборота. С ее помощью можно
проследить дублирование информации в
различных формах документов, совместить
документы, несущие однородную
информацию.

16.

Фрагмент документограммы
Документ Пери Кол- Дире
одичн
во
ктор
ость докум
.
Производ 4 раза
ственный в год
план на
квартал
6
УР
24
УР
ПЭО
Служба Директо
Гл.
приема и
р
инжен
размещен ресторан
ер
ия
а
6
возникновение документа с указанием
количества экземпляров
утверждение документа
использованная документация
использование и хранение документа
…

17.

5. Органиграмма – разновидность функциональной
матрицы, отражающая распределение
полномочий в процессе выполнения какой либо
функции или управленческой работы, а также
организационные связи между сотрудниками
аппарата управления.
Есть несколько разновидностей органиграмм:
• треугольные - отражают природу связей между
сотрудниками отдела и других отделов;
• органиграмма функциональных связей -отражают
функциональные связи между отделами;
• полная органиграмма - представляет собой
таблицу, в которой по строкам указываются
управленческие работы и операции, а в столбцах
– исполнители.

18.

Фрагмент организации функциональных
связей
Отдел,
выдаю
щий
докуме
нт
ПЭО
Бухгал
терия
Отдел, получающий документ
ПЭО
Бухгалтер
ия
X
Утвержде
нный
профин.
план
Данные
бухгалтерско
й
отчетности,
статистическ
ой
отчетности
Х
ОТ и З
Коммерческий отдел
Утвержденный
годовой план
Указание по
составлению
соответствующих
разделов плана
Проект штатного
расписания ПЭО
Утвержденный
годовой, квартальные,
месячные
планы
Проект штатного
расписания отдела
Данные о фактичес
ком начислении зар
платы
Руководящие материалы
по учету материальных
ценностей
Регистрация и выдача
доверенностей на получе
ние материальных
ценностей

19.

Фрагмент полной органиграммы
Управленческие Директор
работы,
ресторана
операции
Зав.
Инженер- Санитарный
производством технолог врач
Разработка
технологии
производства
блюд
-выдача задания
-согласование
- выработка альтернатив решения
- принятие решения
- утверждение документа
...

20.

Путем построения органиграмм происходит совмещения
организационного алгоритма механизма управления с
алгоритмом технологической обработки информации, а
также позволяет увязать процесс рационализации
технологических маршрутов и информационных потоков
с упорядочением взаимосвязей между структурными
элементами систем управления, возникающими при
организации согласованного выполнения ее задач и
функций.
Органиграммы не отражают информационного содержания
выполняемых работ, они фиксируют лишь организацию
управленческого процесса в виде распределения
полномочий и ответственности за обеспечение,
разработку и принятие управленческих решений.

21.

Каждый из рассмотренных выше видов проекта организации
процесса управления не заменяет, а скорее, дополняет
другие, поскольку у каждого из них есть свои достоинства
и недостатки. Кроме того, следует признать их
эффективными в регламентации деятельности, но лишь в
определенных границах — в пределах выполнения
отдельно взятой функции или задачи управления.
Основной их недостаток состоит в том, что они не
показывают взаимосвязи задач управления между собой,
так как являются только средством установления границ
ответственности внутри отдельно взятой задачи
управления.
Задача же проектирования организации процесса управления
в системе состоит в том, чтобы проследить и разумно
регламентировать отношения исполнителей при решении
комплекса внутренне связанных задач или функций
управления. Такую регламентацию достаточно полной
картины организации процесса управления позволяют
получить положения о должностях, построенные на
основе рассмотренных выше видов проекта организации
процесса управления.