Rostik-2016. IT user guidelines and policies

1. IT USER GUIDELINES AND POLICIES

2016

2. Структура

3. Зона ответственности

● Обучение пользователей специфике работы в
корпоративной сети согласно корпоративным стандартам и
процедурам
Обеспечение необходимым компьютерным оборудованием
пользователей согласно корпоративным правилам и
стандартам
IT-поддержка корпоративных пользователей
Техническое обеспечение работоспособности пользователей
ETMS
Контроль работоспособности корпоративной компьютерной
техники
Контроль за соблюдением корпоративных IT стандартов и
процедур

4. Процедуры

http://issecurity.sanofi-aventis.com/

5. Процедуры

http://issecurity.sanofi-aventis.com/

6. Корпоративная почта

● Каждый сотрудник компании получает корпоративный
электронный адрес Имя.Фамилия@sanofi.com
Для удаленного доступа необходимо использовать Direct
Access или брелок SecurID
Direct Access – подключается автоматически, через
несколько минут
SecurID
● Код доступа состоит из двух частей
● PIN code: неизменный код – не менее 4-х символов
(цифры, буквы, специальные знаки)
● PASS code: 6 переменных цифр (меняются каждые 60
секунд)
● Срок действия брелока – 3 года

7. Схема подключения

● 1. Подсоединение к интернет одним из способов:
● Публичный или домашний Интернет
● Mobile 3G / EDGE /GPRS
● Подключение по локальной сети
● 2. Авторизация через Direct Access или VPN клиент,
используя брелок SecurID
3. Запуск приложений
● Microsoft Outlook 2010 (почтовая программа)
● Доступ к серверам
● Корпоративный Интранет

8. Авторизация через VPN

● Запустить Cisco VPN Client /Cisco Any Connect
нажать «Connect»
Подключение к беспроводным сетям
клиент и

9. Запуск приложений

● Работа с Microsoft Outlook 2010 (почтовая программа)
● Все имена вида «Фамилия, Имя PH/UA» находятся в
глобальной адресной книге
● Ctrl-K – быстрый поиск по части имени
● Имена групп начинаются с KBP
● Ввиду наличия двух подключений после синхронизации
почты (F9) всегда будет показана одна «ошибка
соединения»
● Доступ к серверам
● Интранет Группы Санофи-Авентис
● http://mysanofi.sanofi.com/

10. Политика использования пароля

● Длина пароля: не менее 8 символов
● Сложность: пароль должен состоять как минимум из 3
следующих элементов: цифры, специальные символы
(например – “!”), прописные и заглавные буквы латинского
алфавита
История пароля: пароль не должен совпадать с 6
предыдущими паролями
Максимальная продолжительность действия: пароль
необходимо менять каждые 90 дней
Старайтесь менять пароль в первую неделю каждого месяца
Уведомление об истечении срока действия пароля вы
получите автоматически по почте от администратора

11. ВАЖНО Пароли Windows

● Блокировка
учетной записи: после 10 неудачных
попыток входа в систему, пользовательская учетная запись
блокируется (учитывается неудачный вход с любых систем,
включая смартфоны)
● Разблокировка
учетной
записи:
заблокированная
учетная запись может быть разблокирована только
администратором сети (сотрудник отдела ИТ)
Минимальная продолжительность действия: пароль не
может быть изменен ранее, чем через 7 дней

12. Ваша Ответственность

● Когда Вы получаете доступ к Информационным Системам SA, Вы ОТВЕТСТВЕННЫ за:
● Защиту Информации созданной или полученной с
использованием Вашего компьютера.
● Соответствующее использование информации S-A и
ресурсов в санкционированных целях.
● Осторожное использование электронных писем: это Ваша
личная ответственность и может отрицательно влиять на
Группу.
Чтобы гарантировать информационную безопасность систем
SANOFI, все данные пользователей могут быть подвергнуты
Информационному аудиту в любое время.

13. Защита данных является основным приоритетом для Группы

● Информация и данные относительно действий Группы являются
ценным активом в Sanofi.
● Увеличение информационного обмена в геометрической пропорции
через наши Информационные Системы означает, что эти данные
открыты для новых угроз, вследствие которых могут быть серьезные
последствия для Группы: пиратство, потеря или воровство,
технические отказы, злонамеренные действия, или даже
рискованное пользовательское поведение.
● В этой новой для человека информационной среде, необходимо
знать о различных рисках и следить за безопасностью
использования компьютерного оборудования на ежедневной основе.
● Этот документ поможет Вам понять правила безопасности и, таким
образом, помочь Вам защитить конфиденциальность, целостность,
пригодность данных.

14. Информационный Чартер Использования Систем

● Чартер описывает Информационные правила безопасности
Систем, которые основаны на следующих ключевых
принципах:
● Использование Информационных Систем с сохранением
принципов профессионального использования.
● Доступ к Информационным Системам должен быть проведен с
использованием личных и конфиденциальных кодов доступа.
● Интернет-связь должна быть установлена через специальные
точки доступа, которые были одобрены и обеспечены Отделом
Информационных Систем и является подлежащим
использованием с установлением подлинности пользователя
(UserID)
● Установка программного обеспечения на корпоративное
оборудование является исключительной прерогативой Отдела
Информационный Систем.

15. Информационный Чартер Использования Систем

● Чартер описывает Информационные правила безопасности
Систем, которые основаны на следующих ключевых
принципах:
● Конфиденциальная информация должна быть зашифрована
● Надлежащие предосторожности: строго соблюдать правила при
обмене сообщений через Интернет соблюдая Законы, защищая
патенты, авторское право, человеческое достоинство.
● Профессиональная тайна и кодекс Sanofi, этика, должны строго
уважаться.
● Любое использование, которое не поддерживает общественный
порядок, этику любого интереса или репутацию S-A должно быть
полностью исключено.

16. Ваш компьютер

Ваш компьютер - Ваш рабочий инструмент. Это - источник ценной
информации.
Ваш компьютер уязвим для определенных рисков, главные из
которых:
● Воровство информации
● Вирусная инфекция
Чтобы минимизировать эти риски, Вы должны предотвратить любой
несанкционированный доступ к своему рабочему месту.
Все компьютеры или ноутбуки, укомплектованы фирменной
заставкой, защищенной Вашим паролем, которая автоматически
активизируется, если не работать на компьютере в течение 15
минут.
Не забывайте вручную активировать заставку на Вашем компьютере
используя клавиши Ctrl+Alt+Del или “Win”+L, когда Вы уезжаете из
своего офиса на встречу или на обед.
В конце дня, выключите все на своем рабочем месте, если это не
используется в нерабочее время.
Вы ответственны за доступ к Вашему рабочему месту.

17. Ваш ноутбук

Всегда следите за своим ноутбуком / планшетом.
Будучи компактными и легкими, ноутбуки могут быть легко
украдены в пределах офиса или в другом месте. Поскольку ноутбук
также является рабочим местом, на него распространяется действие
мер предосторожности и безопасности:
● Кабель безопасности должен быть постоянно пристегнут к
непереносимому объекту.
● Если Вы берете ноутбук с собой, убедитесь, что он
хранится в безопасном месте и пристегнут кабелем
безопасности.
● Данные на жестком диске должны быть зашифрованы
при помощи инструмента шифрования (физического или
программного), предоставленного Отделом
Информационным Систем. Шифрование предотвращает
несанкционированный доступ к данным.
В общественных местах следует использовать
свой ноутбук / планшет с предельной осторожностью.

18. Внешние устройства хранения данных и резервные копии данных

● Внешние устройства хранения данных (сменные
накопители на жестких дисках, Flash-накопители ,
DVD и CD-ROM..) практичны и компактны, способны к
хранению значительного объема данных, но могут
быть легко украдены или потеряны.
Жизненно важно, чтобы они использовались только
для передачи данных.
● Внешнее устройство хранения - временное устройство
хранения
● Если хранимая информация является
конфиденциальной, то важно, чтобы данные были
защищены с помощью корпоративных
инструментов шифрования файлов.

19. Внешние устройства хранения данных и резервные копии данных

● Сохранность от утери Ваших данных на жестком диске
● Данные, хранившиеся на локальных дисках Вашего
ноутбука, могут быть потеряны в любое время из-за сбоя,
происшествия или акта вандализма
● Чтобы избежать любого риска, Вы должны регулярно
сохранять свои данные на серверах сети,
предоставленных Отделам Информационных Систем
● Данные на локальных жестких дисках централизованно
не копируются, соответственно, пользователь
самостоятельно отвечает за их целостность и сохранность
Мы напоминаем Вам, что внешние устройства хранения
данных не подходят для длительного хранения данных и
резервных копий.

20. Закон

● Згідно з чинним законодавством України споживач, який
використовує неліцензійне програмне забезпечення несе
адміністративну відповідальність згідно до Статті 51-2
● Стаття 51-2 Порушення прав на об’єкт права
інтелектуальної власності
• Незаконне використання об’єкта права інтелектуальної власності
(літературного чи художнього твору, їх виконання, фонограми,
передачі організації мовлення, комп’ютерної програми, бази даних,
наукового відкриття, винаходу, корисної моделі, промислового
зразка, знака для товарів і послуг, топографії інтегральної
мікросхеми, раціоналізаторської пропозиції, сорту рослин тощо),
привласнення авторства на такий об’єкт або інше умисне порушення
прав на об’єкт права інтелектуальної власності, що охороняється
законом, • тягне за собою накладення штрафу від десяти до двохсот
неоподатковуваних мінімумів доходів громадян з конфіскацією
незаконно виготовленої продукції та обладнання і матеріалів, які
призначені для її виготовлення.

21. Закон

● Порушення прав на об'єкт права інтелектуальної власності
кодексу України про адміністративні правопорушення та
кримінальну відповідальність згідно до Статті 176
Порушення авторського права і суміжних прав
кримінального кодексу України.
● Стаття 176. Порушення авторського права і суміжних прав
• Незаконне відтворення, розповсюдження творів науки, літератури і
мистецтва, комп'ютерних програм і баз даних, а так само незаконне
відтворення, розповсюдження виконань, фонограм, відеограм і
програм мовлення, їх незаконне тиражування та розповсюдження на
аудіо- та відеокасетах, дискетах, інших носіях інформації, або інше
умисне порушення авторського права і суміжних прав, якщо це
завдало матеріальної шкоди у значному розмірі, • караються штрафом від двохсот до тисячі неоподатковуваних
мінімумів доходів громадян або виправними роботами на строк до
двох років, або позбавленням волі на той самий строк, з
конфіскацією всіх примірників творів, матеріальних носіїв
комп'ютерних програм, баз даних, виконань, фонограм, відеограм,
програм мовлення та знарядь і матеріалів, які спеціально
використовувались для їх виготовлення.

22. DEVICE USAGE

23. Цели и задачи

Презентация нового устройства Dell Venue 11 Pro
Обзор устройства
Навыки работы с Windows 8
Настройки электропитания
Безопасность
Контакты

24. Устройство

Сенсорный экран
Кнопка включения
Фронтальная камера
Разъёмы стыковки
Разъёмы

25. Устройство

Левая панель
Наушники Громкость
Динамик
Питания HDMImicro USB
Правая панель
Разъём безопасности
Динамик
SIM/SD card
Включение

26. Устройство: Аксессуары

● 1. Магниты
● 2. Направляющие для
стыковки
3. Разъёмы стыковки
4. Сенсорная панель

27. Устройство: Использование аксессуаров

● Клавиатура оснащена магнитами которые помогут вам
правильно соединить планшет и клавиатуру.
● Совместите два разъёма на
планшете и док-станции до
щелчка
● Поднимите планшет
● Сложите крышку сформировав
подставку

28. Устройство: Включение и подключение зарядного устройства

● Для включения устройства нажмите и удерживайте кнопку
питания около 2 секунд до характерной вибрации.

29. Устройство: BITLOCKER

PIN разблокировки
0443542001
● Система шифрования BitLocker призвана защитить данные
от утечки при краже или утере устройства

30. ВАЖНО Пароли BitLocker

● Ввод кода на BITLOCKER – 5 Попыток
Если Вы не уверены в правильности кода после 2-3x
попыток, выключите устройство и попробуйте через
несколько минут
●Удерживайте кнопку
выключения питания в
течении нескольких секунд
●В
случаи блокировки Вам необходимо будет
обратиться
в
службу
поддержки
за
кодом
разблокировки (контакты будут с конце презентации)

31. Windows 8: Включение устройства

● В системе Windows для разблокировки устройства проведите
пальцем снизу вверх
Введите Ваш текущий пароль Windows

32. ВАЖНО Пароли Windows

● Блокировка учетной записи: после 10 неудачных попыток
входа в систему, пользовательская учетная запись
блокируется (учитывается неудачный вход с любых систем,
включая смартфоны)
● Разблокировка учетной записи: заблокированная учетная
запись может быть разблокирована только администратором
сети (сотрудник отдела ИТ)

33. Windows 8: Стартовый экран и приёмы управления касаниями

● Если быстро провести пальцем от правого
края экрана, отображается панель с
системными командами.
Если быстро провести пальцем от левого
края экрана, выводится список ранее
использованных приложений.

34. Windows 8: Системные настройки

35. Windows 8: Mobile лимиты

● Лимит на мобильную связь 3G = 4Гб
● после превышения лимита, скорость подключения, будет
значительно снижена.

36. Windows 8: Экранная клавиатура

● Для вызова экранной клавиатуры следует однократно
нажать кнопку Windows Start
● В правом нижнем углу экрана активировать иконку
клавиатуры

37. Windows 8: Снимок экрана

● Снимок экрана очень просто. Нажмите на кнопку Windows
Start и не отпуская её нижнюю клавишу на торце слева «Уменьшить звук». Экран при этом мигнёт.
● Расположение Снимков экрана в папке
My Documents\Pictures\Screenshots

38. Windows 8: Полноэкранный режим

● Система MI отрывается в браузере Интернет Эксплорер.
Соответственно средствами браузера можно установить
полноэкранный или оконный режим работы.
Активировать меню в полноэкранном режиме следует на
свободном месте окна браузера произвести удержание
касания
Через кнопку настройки активировать или убрать
полноэкранный режим

39. Windows 8: закрытие приложений

● Однократно нажать кнопку Windows Start.
● На панели задач выберите значок
нужного приложение, удержанием
вызывается меню
в появившемся меню выберите
Close window.

40. Windows 8: Внешние устройства

● Переходник micro
HDMI-VGA позволяет,
подключить проектор
или другой внешний
экран

41. Windows 8: Настройки электропитания

● Всегда проверяйте уровень заряда
планшета перед началом рабочего дня
Не забывайте зарядить устройство с вечера
Используйте Avia режим во время визитов
Используйте 50% яркости экрана и режим
сохранения батареи (Power saver)

42. Безопасность

● Безопасность и аккуратное
использование устройства очень важны
для вашей работы. При повреждении
или нарушении нормальной работы по
вине пользователя вы лишаетесь
возможности использовать ваш рабочий
инструмент.
● Избегайте повреждения устройства.
● Избегайте перегрева, не оставляйте планшет под
прямыми солнечными лучами.
● И, напоминаем, не оставляйте устройства в автомобилях
или в багаже.
В СЛУЧАИ УТЕРИ ИЛИ КРАЖИ НЕМЕДЛЕННО СОБЩИТЬ
Менеджеру по безопасности и в ИТ отдел
Установка программного обеспечения на корпоративное
оборудование является исключительной прерогативой Отдела
Информационный Систем.

43. Контакты

● При возникновении вопросов, проблем, сложностей, просим
вас обращаться в службу поддержки
● ИТ-вопросы:
Настройки подключения: WIFI / Mobile
Настройки обозревателя Internet Explorer
Восстановление доступа (блокировка пароля)
Работа с электронной почтой
Устранение неполадок в работе компьютера (физический
сбой, зависание системы, аварийное восстановление)
● Устранение неполадок в работе приложений (ошибки при
загрузке, проблемы с профилем, проблемы с паролями)

44. BTR USER GUIDELINES

45. Рабочий стол

Быстрый доступ к созданию
документов в системе
Быстрый доступ к персональной
информации
Быстрый доступ к отчетной
информации

46. Рабочий стол: персональная информация

Для быстрого доступа к персональной
информации необходимо нажать на
пункт «Personal Information»

47. Навигация: модули и отчеты

Для доступа к дополнительным модулям, отчетам необходимо,
нажать на значке “Menu” и выбрать пункт “ALL MY LINK” Вы
полечите доступ к:
All My documents – список всех своих документов
All My Vacation (APPROVED) – список всех своих
утвержденных отпусков
My Task on Vacation – свои задачи по утверждению отпусков
My Team Timetable – по месячный отчет по действиям
сотрудников отдела в одном отчете (командировки, отпуска,
больничные)
Сотрудники – список сотрудников
Сотрудники с фото - список сотрудников с фотографиями
Certification by Survey – отчет по сертификации, по каждому
опросу
Основные средства (оборудование)
Events venues - Список одобренных мест для проведения
научных мероприятий

48. Навигация: модули и отчеты

ORG CHART – динамическая структура компании
Articles – инструкции и презентации по продуктам
Birthday – дни рождения сотрудников
СHC – блок отчетов и форм промо активности отдела CHC

49. Навигация: модули и отчеты

Survey / Induction – список тренингов используемых для
обучения и сертификации сотрудников

50. Навигация: модули и отчеты

Отчет по всем зарегистрированным мероприятиям,
командировкам, отпускам, больничным Вашей команды
Возможность отправки данного отчета на e-mail

51. Создание документов – командировка (TRIP)

Система автоматически определяет сотрудника, зашедшего в
систему
Employee: Сотрудник, который регистрирует данную
командировку в системе BTR Сотрудник: Тот сотрудник,
который едет в командировку
Subordination: выбирается автоматически из базы HR (если
поле осталось пустым сообщить в отдел ИТ по e-mail)
From: / TO: даты командировки
(невозможно внести командировку «задним числом» )
Info: Цель командировки
Для записи командировки в систему необходимо нажать
кнопку «Check», при правильном заполнении всех полей
появится кнопка «Save».
Также Вы и Ваш менеджер получаете уведомление по e-mail
об регистрации в системе новой командировки

52. Создание документов: командировка (TRIP)

Для получения полного списка документов необходимо
заполнить командировочное удостоверение
Cancel: …. (Данная функция только у Вас и Вашего
менеджера)
Departure: город, из которого Вы выезжаете в
командировку
Destination: Point 1-3: города, в который вы отправляетесь
необходимо заполнить даты Прибыл и Выбыл Система
автоматически подскажет необходимые поля для заполнения
Город, в который вы возвращаетесь из командировки,
указывать НЕ НАДО! Система сделает это автоматически.
Для сохранения в системе данного командировочного
удостоверения необходимо нажать «Save» - будет указана
дата сохранения в системе
Вернитесь к основному окну и получите полный пакет
ВНИМАНИЕ: Даты в командировочном удостоверении и
приказе на один день раньше самой командировки, на
финансовых отчетах на день позже последней даты
командировки, система автоматически учитывает выходные
дни

53. Создание документов: Отчет по мероприятиям /расходам (EVENT / EXPENSE)

Для заполнения отчета по мероприятиям, расходам
заполните соответствующие поля.
● Правильно вводите сумму всех чеков по
данному мероприятию /расходу
Вернитесь к основному окну и получите полный пакет

54. Создание документов: Заявка на отпуск, регистрация больничного листа, заявка на справку из отдела кадров

Для регистрации заявки на отпуск необходимо заполнить
все поля данной формы, При выборе компенсационного
дня необходимо заполнить поле Описание, после
утверждения данного отпуска Вы получите уведомление по
e-mail, также есть возможность добавления отпуска в
Outlook календарь.
Отпуск не возможно зарегистрировать за прошедший
период
Для регистрации больничного листа необходимо заполнить
все поля данной формы.
При продлении больничного листа, регистрировать заново
отчет нет необходимости, у отдела персонала есть
возможность изменения даты в системе, после
физического получения больничного листа

55. Создание документов: отчет по топливу (Fuel Report)

Для заполнения топливного отчета необходимо:
Выбрать номер автомобиля
Указать отчётный месяц
Указать текущее показание спидометра
Сумму литров по чекам
Распечатать отчет
Обязательно прикрепите к отчету чеки

56. Отчетность: Просмотр списка документов

Для доступа к отчетам по всем типам документов необходимо,
нажать на значке “Menu” и выбрать пункт “CHECK STATUS”
Для быстрого перехода к созданию документов выбрать пункт
«CREATE NEW»
В каждом отчете, при наведении мышкой на соответствующую
иконку, появиться подсказка, что данная иконка обозначает.

57. Отчетность: Примеры бланков для печати из системы

58. Контакты

● Телефоны:
• (095) 794 29 50
• (098) 339 26 31
• (093) 494 16 30
Единый электронный адрес:
• [email protected]
●График работы:
• Будние дни: с 8-00 до 20-00
• Суббота: с 9-00 до 18-00
• Воскресенье и праздничные дни: с 11-00 до 18-00

59. Вопросы?