Заказ расходных материалов. Почтамт

1.

Обучающие материалы по результатам пилота по
отгрузке материалов по нормам и потребности
Москва, 2019

2. Содержание

Схема нового процесса заказа расходных материалов для ОПС
3
Заполнение формы заказа в ОПС
4
Форма отчета для контроля распределения материалов (ОПС)
5
Анализ отчета для контроля распределения материалов (ОПС)
6
Анализ отчета для контроля распределения материалов (Почтамт)
7
Дальнейшие шаги в рамках пилота
8
Приложения
9
2

3. Схема нового процесса заказа расходных материалов для ОПС

Почтамт
1
2
ОПС
20 число
выгружает форму заказа и
подсчета из Системы
направляет по эл. почте форму
заказа и подсчета в ОПС
1
получает по эл. почте форму
заказа и подсчета
2
формирует заказ потребности на
следующий календарный месяц
и осуществляет подсчет
остатков расходных материалов,
только по тем материалам, по
которым будет формироваться
заказ
3
Почтамт
20 – 22 число
заполняет форму заказа и
пересчета и направляет
ответственному сотруднику
почтамта
25 число
1
получает от ОПС заполненные
формы заказа и потребности
2
загружает формы заказа и
подсчета в Систему
3
выгружает из Системы отчет для
контроля распределения
материалов (ОПС)
4
анализирует выгруженный отчет
из Системы
5
формирует документ ВПТ по
заказанным позициям и
производит отгрузку расходных
материалов в ОПС
Подробное описание выгрузки и загрузки формы в Систему описано в Инструкции пользователя по загрузке остатков и заказа расходных материалов (см. Приложение 1)
3

4. Заполнение формы заказа в ОПС

Обязательные поля для заполнения:
«Остатки количество» – указывается количество подсчитанных остатков
на указанную дату
«Заказ количество» - указывается количество расходных материалов на
период заказа
В форме первыми для заполнения выводятся ТОП-10 расходных
материалов, по которым наибольший расход в конкретном ОПС .
Остальные расходные материалы выводятся в алфавитном порядке.
Подсчет фактических остатков производится только по тем
расходным материалам, по которым формируется потребность на
Автоматически заполненные поля (заполняются при выгрузке шаблона из
Системы):
Индекс ОПС
следующий период.
Если расходный материал закончился обязательно проставляется в
столбце «остатки количество» значение «0».
Период планирования потребности (календарный месяц в примере Июль 2019)
Если по расходному материалу не формируется заказ на следующий
Дата потребности (дата на начало периода планирования в примере 19.06.2019)
период, то столбец «остатки количество» должен быть «пустым».
4

5. Форма отчета для контроля распределения материалов (ОПС)

Форма Отчета для контроля распределения материалов (ОПС):
УФПС
Почтамт
УФПС
Азов ский
Ростов ско почтамт
й
области- Азов ский
УФПС
Ростов ско почтамт
БК2_ТЕСТ Азов ский
БК2_ТЕСТ Азов ский
Индекс
ОПС
Код
ЭМ
ЭМ
Ед.
изм.
Потребность
Тип нормы
Текущий
на плановый
для расчета остаток в ОПС
период
(расчет)
346744
046
Бумага А4 класса С
пачка
По операциям
346744
067
шт.
По операциям
346744
346744
068
196
Изв ещение на получение
регистрируем.почт.
Изв ещение на получение
Накладная ф.16-и
шт.
шт.
По периоду
По периоду
Потребность до
конца текущего
месяца (расчет)
Итого к отгрузке Итого к отгрузке в
Разница
% отклонения
в ОПС (расчет) ОПС (заказ от ОПС) заказ-расчет заказа от расчета
63,626833
41,951764
105,578597
100,000000
-5,578597
-5,28%
100,000000
25 126,283333
16 566,780218
41 593,063551
100,000000
-41 493,063551
-99,76%
100,500000
69,200000
39,333333
45,626376
25,934066
14,326376
65,267399
100,000000
100,000000
85,673624
34,732601
598,01%
53,22%
В столбце «Тип нормы для расчета» – отображается тип нормы для ЭМ: по операциям, по периоду, нет нормы
В столбце «Текущий остаток ОПС» - отображается фактический остаток расходного материала в ОПС
В столбце «Потребность на плановый период (расчет)» – отображается расчетная потребность по нормам потребления на плановый период (календарный
месяц)
В столбце «Потребность до конца текущего месяца (расчет)» – отображается расчетная потребность по нормам потребления до конца текущего периода
В столбце «Итого к отгрузке в ОПС (расчет)» – отображается расчетная потребность к отгрузке в ОПС
В столбце «Итого к отгрузке в ОПС (заказ от ОПС)» - отображается фактический заказ расходных материалов, полученный от ОПС
В столбце «Разница заказ-расчет» – отображается в единицах измерения разница заказа полученного от ОПС и расчетного заказа по нормам к отгрузке в ОПС
В столбце «% отклонения заказа от расчета» - отображается в % разница заказа полученного от ОПС и расчетного заказа по нормам к отгрузке в ОПС
Подробное описание выгрузки отчетов из Системы в инструкции пользователя по выгрузке отчетов для контроля распределения материалов (см. Приложение 2)
5

6. Анализ отчета для контроля распределения материалов (ОПС)

Вариант 1 (есть нормы)
Отгрузка в ОПС расходных материалов, по которым установлены нормы производится по колонке отчета «Итого к отгрузке в ОПС (расчет)» (см.
рисунок выделено красным) и рассчитываются по формуле:
Итого к отгрузке в ОПС (расчет) = текущий остаток в ОПС – (потребность на плановый период (расчет) + потребность до конца текущего месяца
(расчет))
УФПС
Индекс
ОПС
Почтамт
УФПС
Азовский
Ростовско почтамт
й области- Азовский
УФПС
Ростовско почтамт
БК2_ТЕСТ Азовский
БК2_ТЕСТ Азовский
Код
ЭМ
Ед.
изм.
ЭМ
Потребность
Тип нормы
Текущий
на плановый
для расчета остаток в ОПС
период
(расчет)
346744
046
Бумага А4 класса С
пачка
По операциям
346744
067
шт.
По операциям
346744
346744
068
196
Извещение на получение
регистрируем.почт.
Извещение на получение
Накладная ф.16-и
шт.
шт.
По периоду
По периоду
Потребность до
конца текущего
месяца (расчет)
Итого к отгрузке Итого к отгрузке в
Разница
% отклонения
в ОПС (расчет) ОПС (заказ от ОПС) заказ-расчет заказа от расчета
63,626833
41,951764
105,578597
100,000000
-5,578597
-5,28%
100,000000
25 126,283333
16 566,780218
41 593,063551
100,000000
-41 493,063551
-99,76%
100,500000
69,200000
39,333333
45,626376
25,934066
14,326376
65,267399
100,000000
100,000000
85,673624
34,732601
598,01%
53,22%
Вариант 2 (нет норм)
Отгрузка в ОПС расходных материалов, по которым не установлены нормы в Системе производится по колонке отчета « Итого к отгрузке в ОПС (заказ
от ОПС)» (см. рисунок выделено красным)
УФПС
БК2_ТЕСТ
БК2_ТЕСТ
БК2_ТЕСТ
БК2_ТЕСТ
Почтамт
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Индекс
ОПС
346782
346782
346782
346782
Код
ЭМ
999
002
008
013
ЭМ
Абонемент ф. СП-1
Ав ансов ая книжка
Адресный ярлык
Адресный ярлык к
Ед. Тип нормы
изм. для расчета
шт.
шт.
шт.
шт.
Нет
Нет
Нет
Нет
нормы
нормы
нормы
нормы
Текущий
остаток в
ОПС
100,500000
100,500000
100,500000
100,500000
Потребность на Потребность до
Итого к
Итого к отгрузке в
плановый
конца текущего отгрузке в ОПС
ОПС (заказ от
период (расчет) месяца (расчет)
(расчет)
ОПС)
100,000000
100,000000
100,000000
100,000000
Разница
заказ-расчет
100,000000
100,000000
100,000000
100,000000
% отклонения
заказа от расчета
Данные не загружены
Данные не загружены
Данные не загружены
Данные не загружены
6

7. Анализ отчета для контроля распределения материалов (Почтамт)

Отчет для контроля распределения материалов (Почтамт) используется для контроля фактических остатков на складах Почтамта для оперативной отгрузки
расходных материалов в ОПС.
В столбце «Текущий остаток на складах Почтамта» - выводятся фактические остатки расходных материалов на складах Почтамта
В столбце «Итого к отгрузке в ОПС (расчет)» – указывается количество расходного материала для отгрузки по всем ОПС Почтамта (см. вариант 1 (есть нормы))
В столбце «Итого к отгрузке в ОПС (заказ от ОПС)» – указывается количество расходного материала заказанного ОПС (см. вариант 2 (нет норм))
Вариант 1 (есть нормы)
УФПС
Почтамт
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Код
ЭМ
123
120
116
091
139
ЭМ
Бланк-пачка
Бланк-пачка
Клейкая лента
Конв ерт
Конв ерт С4 с
Ед. Тип нормы
изм. для расчета
шт.
шт.
шт.
шт.
шт.
По операциям
По операциям
По периоду
По периоду
По периоду
Текущий
остаток на
складах
Почтамта
100,000000
428,000000
539,000000
1 000,000000
1 000,000000
Потребность
Текущий
Потребность до
Итого к
Итого к отгрузке в
на плановый
остаток в
конца текущего
отгрузке в
ОПС (заказ от
период
ОПС
месяца (расчет) ОПС (расчет)
ОПС)
(расчет)
100,500000
137,500000
110,500000
100,500000
100,500000
1,333333
2,833334
12,000000
25,000000
25,000000
0,879120
1,868134
7,912088
16,483516
16,483516
2,212453 Данные не загружены
4,701468
100,000000
Данные не загружены
Данные не загружены
Данные не загружены
Прогнозный
Прогнозный
остаток на
остаток на
складах
складах Почтамта
Почтамта после после отгрузки в
отгрузки в ОПС ОПС (по заказу от
(по расчету)
ОПС)
97,787547
423,298532
539,000000
1 000,000000
1 000,000000
Разница заказрасчет
% отклонения
заказа от расчета
100,000000
-2,212453
-100,00%
328,000000
95,298532
2 027,00%
539,000000 Данные не загружены Данные не загружены
1 000,000000 Данные не загружены Данные не загружены
1 000,000000 Данные не загружены Данные не загружены
Вариант 2 (нет норм)
УФПС
Почтамт
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
БК2_ТЕС
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Азов ский
Код
ЭМ
123
120
116
091
139
ЭМ
Бланк-пачка
Бланк-пачка
Клейкая лента
Конв ерт
Конв ерт С4 с
Ед. Тип нормы
изм. для расчета
шт.
шт.
шт.
шт.
шт.
По операциям
По операциям
По периоду
По периоду
По периоду
Текущий
остаток на
складах
Почтамта
100,000000
428,000000
539,000000
1 000,000000
1 000,000000
Потребность
Текущий
Потребность до
Итого к
Итого к отгрузке в
на плановый
остаток в
конца текущего
отгрузке в
ОПС (заказ от
период
ОПС
месяца (расчет) ОПС (расчет)
ОПС)
(расчет)
100,500000
137,500000
110,500000
100,500000
100,500000
1,333333
2,833334
12,000000
25,000000
25,000000
0,879120
1,868134
7,912088
16,483516
16,483516
2,212453 Данные не загружены
4,701468
100,000000
Данные не загружены
Данные не загружены
Данные не загружены
Прогнозный
Прогнозный
остаток на
остаток на
складах
складах Почтамта
Почтамта после после отгрузки в
отгрузки в ОПС ОПС (по заказу от
(по расчету)
ОПС)
97,787547
423,298532
539,000000
1 000,000000
1 000,000000
Разница заказрасчет
% отклонения
заказа от расчета
100,000000
-2,212453
-100,00%
328,000000
95,298532
2 027,00%
539,000000 Данные не загружены Данные не загружены
1 000,000000 Данные не загружены Данные не загружены
1 000,000000 Данные не загружены Данные не загружены
7

8. Дальнейшие шаги в рамках пилота

1. Проверить загрузку услуг ЕАС за апрель, май, июнь, июль – до 19.08. - выполнено
2. Проверить выгрузку новой формы по заказу потребности и подсчету остатков – до 19.08.
3. Выбрать 10 пилотных ОПС одного Почтамта – до 20.08.
4. Заполнить форму для заказа в 10 пилотных ОПС (выезд сотрудников филиала и АУП в ОПС) – 22.08.
5. Загрузка форм в АСКУ и анализ отчетов в Почтамте (выезд сотрудников филиала и АУП в Почтамт) – 23.08.
6. Отгрузка расходных материалов в 10 ОПС согласно отчету – 24.08-31.08.
7. Контроль расходования и достаточности отгруженных материалов – 01.09-31.09.
-выездные проверки 1 раз в неделю сотрудников филиала и АУП.
-еженедельные ВКС
8. Подведение итогов пилота – 02.12.-06.12.
8

9. Приложения

1. Инструкция пользователя по загрузке остатков и заказа расходных материалов
2. Инструкция пользователя по выгрузке отчетов для контроля распределения материалов
9