Документационное обеспечение управленческой деятельности. Классификация документации, номенклатура дел

1.

«Документационное обеспечение
управленческой деятельности. Классификация
документации, номенклатура дел,
формирование дел, хранение. Электронный
документооборот (регистрация на
соревнования, ведение электронного журнала,
регистрация достижений спортсменов)»

2.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
называется документооборот.
Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть
организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время
прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении
документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.
Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за
определенный период.
Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних
документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии
документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных
документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы
разрабатываются организацией.
В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная,
ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота.
Документопотоки
Все документы организации делятся на три документопотока:
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение.
Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.
Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки
влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

3.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,
отправления или получения.
Регистрация преследует три цели:
учет документов;
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.
Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не
регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он
утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.
Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при
его регистрации.
Существуют три формы регистрации документов:
•журнальная;
•карточная;
•автоматизированная.
Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении,
имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа
регистрации.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу,
электронной почте.

4.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д..
В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:
• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N дела (куда документ помещен после исполнения).
Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на
документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем.
Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения
документа.

5.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например,
добавить:
•вид документа;
•географическое местонахождение автора документа;
•автор резолюции;
•название структурного подразделения;
•количество листов в документе;
•количество листов приложений;
•связанные документы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной
бумажной карточки, но имеет и свои особенности.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное
научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения
какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют
свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение
ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие
документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов.
Срок хранения документов может быть:
•временным (до 10 лет);
•временным (свыше 10 лет);
•постоянным.
Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной.

6.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные
функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им
деятельности в определенной должности.
Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
организационная и функциональная структура;
классификатор функций управления;
классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
нормативы управленческого труда;
положения о структурных подразделениях;
результаты экспертных и социологических опросов работников и др.
Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Основные задачи и функции
3. Обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимосвязи

7.

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором
основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.
Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа (программное обеспечение,
система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск),
а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и
т.п.).
Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – система управления электронными
документа
Электронный документ – это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на
компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами,
подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата
создания и т.д.). документ можно быстро найти.
Ведение электронного журнала.
Журнал посещаемости групповых занятий – это такой документ, в котором регистрируется фактическое
отработанное время тренера. Также учитывается выполнение учебного плана спортсменов. Содержание его
довольно просто. Титульный лист. Сведение о занимающихся. Страница с учебным планом. Расписание
занятий. Страницы учета посещаемости. В некоторых журналах поурочная запись. Страница с итогами. В
целом это стандартный набор. Но возможны отклонения.

8.

Подача онлайн-заявок на участие в соревнованиях
Любой пользователь может просматривать календарь соревнований и подать заявку на участие в проводимом
мероприятии. Для подачи заявок, вам необходимо создать google form.
Мероприятия добавляются организаторами и на этой основе формируется календарь соревнований.
Организатор указывает, открыта ли онлайн-заявка на данное мероприятие и сроки подачи заявок.
Заявки на соревнования могут быть поданы от определенной команды, либо лично или от сборной команды
определенного города, района или страны. Также возможно предусмотреть заявку спортсменов из любой
другой страны мира. Все типы заявок позволяют с легкостью вводить сразу несколько участников
одновременно.
Электронная регистрация достижений спортсменов.
Электронный паспорт здоровья спортсмена – это совокупность персональных данных о здоровье спортсмена,
представленных в виде формализованных электронных медицинских (и не только) записей, позволяющих
активно отображать текущую интегрированную оценку состояния здоровья.
ЭПЗС содержит исчерпывающий структурированный объем общих персональных, клинических, генетических,
биометрических, социальных, экономических, финансовых, страховых и других данных о спортсмене.
Также необходимо выстроить в систему ранжирование соревнований на основании ЕВСК. Все соревнования
делятся на группы видов спорта. В зависимости от этого вы сможете учитывать те данные, которые для вас
необходимы. Для единоборств – занятые места, проведенные встречи, выигранные поединки. По
гимнастическим видам – набранные баллы. В циклических – показанное время. Для многоборий – набранные
очки.
Благодаря этому результаты всех спортсменов возможно будет проанализировать.

9.

Задание:
1. Разработайте проект Должностной инструкции инструктора-методиста/тренера.
2. Разработайте проект электронного журнала.
3. Запишите полученный результат Инструкции, приложите скриншот получившегося журнала

10.

Спасибо за внимание!