Безпаперові технології управління

1. Безпаперові технології управління

Підготувала
студентка ІІІ курсу
Групи ДМ-24
Нестеренко Наталія

2. План

1.Визначення електронного
документообігу.
2. Призначення СЕД.
3. Особливості СЕД.
4. Вимоги до зберігання електронних
документів.
5. Висновок.

3.

Електронний
документообіг є
прогресивним підходом до суттєвого
підвищення ефективності .

4.

Відсутність
необхідності вручну
розмножувати документи:
знижує трудовитрати діловодів.
кардинально підвищує якість роботи
виконавців, робить терміни підготовки
документів більш прогнозованими і
керованими.

5. Призначення систем електронного документообігу

Електронний документообіг включає:
створення документів;
їхню обробку;
передачу;
збереження;
вивід інформації.
Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних
документів, а також роботи з ними.
Комплексна
СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства
підприємства чи організації - від постановки завдання на створення
документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване
збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі,
складних композиційних документів.

6.

Електронний документообіг передбачає
Реєстрацію документів та змін до них;
пересилання користувачам для подальшої
роботи зареєстрованих документів за
допомогою сучасних ІТ;
пошук у базі даних, перегляд і
редагування
електронних текстів документів у
відповідності з правами доступу
користувачів;
контроль за проходженням і виконанням
документів;
оформлення документів в архів.

7. Особливості СЕД

Прийнято також вважати, що при впровадженні
СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди.
Стратегічні вигоди:
Тактичні вигоди:
звільненням фізичного поява можливості
місця для збереження колективної роботи над
документами;
документів;
прискорення пошуку і
зменшенням витрат на
вибірки документів;
копіювання і доставку підвищення безпеки
документів у
інформації;
паперовому вигляді; підвищення схоронності
зниженням витрат на
документів і зручності
їхнього збереження;
персонал і
поліпшення контролю за
устаткування та ін.
виконанням документів.

8.

Вимоги до зберігання електронних
документів:
доступність;
можливість
відновлення електронного
документа;
можливість встановлення походження та
призначення електронного документа, а
також дату і час його відправлення чи
одержання.

9. Висновок

Електронний документообіг може значно покращити
роботу як державних установ так і приватних підприємств.
Із впровадженням системи електронного документообігу
будь-який уповноважений співробітник організації зможе
легко і швидко отримати доступ до потрібної інформації.
Використання системи електронного документообігу
підвищить якість та оперативність роботи з документами, а
також дозволить знизити операційні витрати, пов'язані з
організацією комунікацій між співробітниками.