DocsInBox. Документопровод между ресторанами и поставщиками

1.

Документопровод
между ресторанами
и поставщиками
Сокращаем издержки на
закупки с помощью облачного
документопровода между
ресторанами и поставщиками
8-800-333-36-18
docsinbox.ru
[email protected]

2.

DocsInBox — компания, созданная автоматизаторами,
рестораторами и поставщиками
Мы знаем, что важно для ресторанов и
сами используем DocsInBox каждый день
3000
7
4
+
Мы большие и надежные, и мы слушаем
наших клиентов
внедренных
ресторанов
лет на рынке автоматизации
ресторанов
собственных ресторана в
Екатеринбурге и Санкт-Петербурге
поставщик продуктов в HoReCa в
Санкт-Петербурге и Москве
высококлассных
55
3
4
30
сотрудников
команды
разработки
офиса в разных
городах
представительств
по всей России
Учредители — Леонид Комиссаров, Станислав Селезнев, Первый Бит и ФРИИ — топовые компании в сфере IT для ресторанов

3.

Возможности DocsInBox

4.

1.
ВЕГАИС

5.

С 1 июля
2018 года

6.

С 1 июля
2018 года

7.

ФГИС Меркурий
Необходимо:
1. До 1-го июля 2018 зарегистрироваться в системе Меркурий.
2. Ответственному сотруднику в течение суток после поступления продуктов
подтверждать факт прихода гашением ветеринарного сертификата.
Как исполнить:
1. Обновить ПО или внедрить DocsInBox.
2. Подтверждать поставки на точке.
3. Сертификат будет гаситься автоматически.

8.

9.

Следующий шаг
Необходимо:
1. Выслать нам реквизиты для оформления доступа к ВЕГАИС.
2. Подключиться к DocsInBox.
3. Пройти обучение по работе с ВЕГАИС.

10.

Возможности DocsInBox

11.

2.
Автоматический
ввод накладных

12.

Результат внедрения DocsInBox
в сеть из 9 ресторанов
Было
Стало
Экономия в год
Финансовая отчетность по сети сдается
10-15 числа
5-го числа
бесценно
Один оператор (калькулятор) ведет
3 ресторана
6 ресторанов
480 000 ₽
Среднее время вычерка в пути
7 дней
2 часа
Средний срок сверки с поставщиком
7 дней
1 день
72 дня
% ЕГАИС накладных, не принятых вовремя
2,5%
0,1%
600 000 ₽
Потери на несогласованных колебаниях
цен поставщиков, в % от закупочного
оборота
2%
0,4%
2 880 000 ₽
Ввод в должность нового калькулятора
14 дней
1 день
13 дней
Закупочный оборот – 15 млн. ₽/мес

13.

DocsInBox передает накладные
из 1С поставщика в вашу программу
Поставщик отправляет
Сопоставление накладной за 9-13 секунд,
Выгрузка в iiko, r_keeper,
накладную в DocsInBox
вместе с контролем поставщика по цене
1C – автоматически

14.

1 000 000
человеко-часов в месяц в России
тратят рестораны на ручной ввод
накладных
300 секунд
на ввод документа вручную
13 секунд
с DocsInBox

15.

Производительность
калькуляторов удваивается
Кол-во ресторанов на одного калькулятора
Без DocsInBox
3
C DocsInBox
6

16.

Ускоряем
закрытие месяца.
Склад. ОПИУ.
Баланс. ДДС.
Выгрузка в 1С.

17.

Отставание в учете приводит к
управленческим ошибкам и потере
прибыли
Управляющие не успевают вовремя делать ротацию блюд, оценивать
эффективность акций.
Финансовый директор тормозит с закрытием периода и сдачей ОПИУ.
Бухгалтерия раздувается, становится не управляемой.
Управляющие и генеральный директор начинают зависеть от
бухгалтерии.

18.

Подключение нового поставщика бесплатно и
занимает 20 минут

19.

Ваши поставщики будут подключаться,
чтобы
Получить преимущество по сравнению с другими поставщиками, которые не
подключаются.
Получать заказы в своей номенклатуре прямо в 1С.
Познакомиться через нас с 4000 ресторанами.
Получать мгновенные уведомления о вычерках.
Быстрее закрывать акты сверок и получать деньги за отгруженные товары.

20.

Кейсы DocsInBox
Подключили 40 поставщиков за 2
недели.
Хорошие рестораны
“Ростовская Гинза”
Придумали и подписали с
поставщиками доп. соглашение.
Отказывают в приемке без
электронной накладной.

21.

Сопоставление и
выгрузка.
Фасовки. Версии.
Статусы. БД
сопоставлений

22.

Магазин через дорогу, экспедитор и фермер.
Все накладные создаются через один интерфейс.
А облачные чеки уже «прилетают» в DocsInbox сами.

23.

Самый популярный поставщик “магазин через дорогу” теперь
тоже шлет накладные в DocsInBox

24.

Первую накладную можно
получить уже завтра
1. Сделать АБЦ анализ поставщиков по количеству накладных и выслать
Леониду.
2. Получить первую накладную от уже подключенного поставщика на
следующий день.
3. В течение 2-4 недель подключить остальных поставщиков.

25.

Виды внесения накладных в DocsInBox
*на примере типового ресторана

26.

Умная система
маршрутизации
накладных по
точкам внутри
сети ресторанов

27.

Успехи в DocsInBox.Продукты
Сеть из 5 ресторанов, за 38 дней подключено 80% поставщиков
Рекорд по скорости подключения поставщика:
58 секунд от начала разговора до попадания накладной в доксы.
Рекорд по количеству поставщиков:
43 поставщика подключены на одной из недель.
Обкатана интеграция с r_keeper_storehouse

28.

Возможности DocsInBox

29.

3.
Контроль цен

30.

стоимость
1,5 % закупочного
оборота теряет
ресторан, если
не контролирует цены
Ресторан купила
новая компания,
Добавили еще один
начались сокращения
калькулятор
Текущая цена: 29.90
Контрольная цена: 31.75
Отклонение: –4.85 (–15%)
Начались новогодние
корпоративы
время

31.

Два вида ресторана
Подписывают ценовые соглашения по
поставщикам
Не подписывают ценовые
соглашения по поставщикам
Главный закупщик педантично отслеживает цены.
Никто за цены не отвечает, кроме управляющего или
владельца.
Ругает поставщиков и заставляет их переделывать
накладные, если отклонение.
Ресторан просто теряет до 1,5 % закупочного оборота.
Отношения с поставщиками напряженные.
Отношения с поставщиками превосходные.

32.

Автоматический контроль закупочных цен без всяких усилий
Отчет по динамике цен с расчетом
потерь на e-mail еженедельно
Контроль закупочных цен
в DocsInBox

33.

Ценовые соглашения
Подписали ценовое соглашение.
Получили первую поставку в DocsInBox по договорным ценам.
Зафиксировали цены по поставке как прайсовые.
Система отправляет ежедневные отчеты главному закупщику.
Отношения с поставщиком деловые и профессиональные.

34.

Результат внедрения DocsInBox в сеть из 9 ресторанов экономия 4 000 000 руб/год*
Было
Стало
Экономия в год
Финансовая отчетность по сети сдается
10-15 числа
5-го числа
бесценно
Один оператор (калькулятор) ведет
3 ресторана
6 ресторанов
480 000 ₽
Потери на несогласованных колебаниях
цен поставщиков, в % от закупочного
оборота
2%
0,4%
2 880 000 ₽
Ввод в должность нового калькулятора
14 дней
1 день
13 дней
* Результаты конкретного внедрения в сеть на 9 ресторанов с закупочным оборотом 15 млн. в месяц

35.

Контроль цен
работает сам по себе
Вы получите первый отчет на
почту автоматом уже в
следующий вторник

36.

Возможности DocsInBox

37.

4.
Заказы
поставщику

38.

Рестораны делают 60% заказов
по WhatsApp или почте
Часто ресторан до конца не знает, приедет ли товар.
Если у поставщика есть не все, об этом узнают в момент поставки.
Ресторан хочет делать заказы в своей номенклатуре, а поставщик
получать в своей.
Это приводит к недопоставкам и стоп-листам.

39.

Фишки заказов
Заказ делается
автоматом по
последней поставке
История заказов и
комментарии к заказу
В своей и чужой
номенклатуре
Отправка заказа на
несколько почт
поставщика и по смс

40.

Фишки шаблонов бланков
Выбор поставщика по
минимальной цене
среди всех своих
поставщиков
Шаблон бланка по
всей матрице товаров
и всем поставщикам

41.

Схема движения заказа
Повар или бармен
заполняет бланк и
отправляет
поставщику
Поставщик принимает заказ
уже в своей номенклатуре и
дает фидбек на точки
Заказ становится 1С
документом поставщика и
генерит накладную

42.

Вторым шагом движения заказа может быть ЦО
Повар или бармен
заполняет бланк и
отправляет в ЦО
В ЦО все заявки
аккумулируются и
закупщик передает
сводную заявку поставщику
- в разработке
Поставщик принимает заказ
уже в своей номенклатуре и
дает фидбек на точки
Заказ становится 1С
документом поставщика и
генерит накладную

43.

Фишки бланков заказов
Бланк по всей
матрице товаров и
всем поставщикам
Остаток товара из
учетной система
Проверка на
превышение
минимальной суммы
для заказа

44.

Результаты внедрения
Все заказы в одном
месте - центр видит
работу точек
Отчет по недовозам
считается
автоматически
Заказ автоматом
конвертируется в обе
номенклатуры
Точка знает, что
сегодня должно
приехать
В заказ подставляется
цена - это защищает
от ошибки в затратах
Переписка с
поставщиками по
строкам заказа
сохраняется

45.

Возможности DocsInBox

46.

5.
ЕГАИС

47.

У 90% всех ресторанов не актуальные
остатки в ЕГАИС и по факту
1. Нужно сканировать при продаже с 01.01.2018
2. Нужно сканировать при приемке с 01.07.2018
3. Завис УТМ и некому перезагрузить.

48.

⅔ бухгалтеров до сих пор
подтверждают накладные с задержкой,
таких 98% ресторанов
1. Есть хорошие облачные решения (например Контур), но нет интеграции с
программой ресторана.
2. Есть решения от вендоров, но они не облачные.
3. Накладные долго доходят до бухгалтеров.
В итоге много работы делается зря, а все шишки падают на бухгалтерию,
включая приемку накладных в ЕГАИС.

49.

Весь ЕГАИС у вас под контролем.
Накладная вводится руками ноль раз.
1. ЕГАИС
Приемка
2. Списание
3. Алко
-декларация
4. Журнал учета
алкоголя
Приемку можно
сделать с мобильного.
И мы отправим вам
письмо, если вы что-то
пропустите.
Списывать алкоголь
необходимо в течении
1 дня после открытия
бутылки.
Заполняется по
данным ЕГАИС. То, что
не получить из ЕГАИС,
система поможет
заполнить.
Удобно и быстро.
Используя данные
ЕГАИС.
5.
Инвентаризация

50.

DocsInBox берет накладную из УТМ
и делает сразу четыре вещи
1. Кидает ее в вашу учетную программу (iiko, r_keeper, 1С, Tillypad).
2. Ставит ее в колонку «приход» алкодекларации.
3. Проверяет, что она точно подтвердилась.
4. Проверяет, что поставщик прислал верные бутылки
Это все делает жизнь бухгалтера лучше, а руководитель не переживает из-за
штрафов

51.

DocsInBox.Алко – лучшее решение
для ЕГАИС по версии наших клиентов
• Автоматическая конвертация номенклатуры со второй поставки
• Подтверждение накладной С ЛЮБОГО УСТРОЙСТВА (мобильный телефон,
2D сканер)
• 100% соответствие букве закона - всегда обновляемся быстрее самого
ЕГАИС
• Автоматическая переотправка актов и контроль статусов накладной
• Сводный отчет о просроченных накладных по сети на почту

52.

6.
Новые
требования ЕГАИС

53.

ЕГАИС Возмездие
Необходимо:
1. Привести остатки в ЕГАИС в соответствие с фактическими остатками на складе.
2. С 1 января 2017 года вести онлайн учет остатков на складе в соответствии с
требованием ФСРАР.
3. с 01 октября 2018 нужно контролировать поступление новых марок.
Как исполнить:
1. Обновить ПО или внедрить DocsInBox.
2. Провести инвентаризацию.
3. Начать вести актуальные остатки в ЕГАИС регулярно отсылая списания.

54.

Весь ЕГАИС у вас под контролем,
включая требования с 01.01.2018
1. ЕГАИС
Приемка
2. Списание
3. Алко
-декларация
4. Журнал учета
алкоголя
Приемку можно
сделать с мобильного.
И мы отправим вам
письмо, если вы что-то
пропустите.
Списывать алкоголь
необходимо в течении
1 дня после открытия
бутылки.
Заполняется по
данным ЕГАИС. То, что
не получить из ЕГАИС,
система поможет
заполнить.
Удобно и быстро.
Используя данные
ЕГАИС.
5.
Инвентаризация

55.

В DocsInBox реализовано
4 способа списания
Полная инвентаризация
Частичная инвентаризация
Получаем остатки из ЕГАИС, вносим фактические,
разница списывается, либо сканируем все бутылки а
разница спишется автоматически
Можем подобрать строки для списания по одной
по остаткам ЕГАИС, либо отсканировав бутылки
Списание при приемке
Списание по мере продаж
Идеально подходит для небольших пивных баров
В момент вскрытия тары бармен сканирует код с
любого устройства

56.

7.
DocsInBox.Mobile

57.

58.

59.

8.
DocsInBox.Desktop

60.

61.

62.

9.
DocsInBox.Web

63.

Контролируйте остатки онлайн и
отслеживайте действия барменов

64.

Контролируйте остатки онлайн и
отслеживайте действия барменов

65.

Личный менеджер
поможет выровнять
остатки по скайпу

66.

Возможности DocsInBox

67.

10.
Приемка на точке,
вычерки, сверки

68.

До 20% накладных имеют вычерки
1. Накладная принимается не полностью, приемщик вычеркивает ненужное.
2. Накладная уезжает в недельное путешествие на исправление.
3. Пока она путешествует невозможно оприходовать товар, свериться и даже
оплатить накладную.
Это приводит к недопоставкам, стоп-листам и замедляет формирование
Баланса

69.

Вторым шагом движения накладной может быть Приемка
Поставщик отправляет
накладную в DocsInBox
Приемка накладной на
точке - контроль
поставщика по качеству,
кколичеству и цене
Сопоставление накладной
за 9-13 секунд,
вместе с контролем
поставщика по цене
Выгрузка в iiko, RKeeper,
1C - автоматически

70.

Приемка
• Приемка товаров в веб интерфейсе на точке
• ЕГАИС накладная может быть подтверждена с
мобильника
• Мгновенное уведомление поставщика о
вычерке
• Отзывы и комментарии по каждой поставке

71.

Результат внедрения DocsInBox в сеть из 9 ресторанов –
ускорение сверок на порядки
Было
Стало
Среднее время вычерка в пути
7 дней
2 часа
Средний срок сверки с поставщиком
7 дней
1 день
72 дня
% ЕГАИС накладных, не принятых вовремя
2,5%
0,1%
600 000 ₽
* Результаты конкретного внедрения в сеть на 9 ресторанов с закупочным оборотом 15 млн. в месяц
Экономия в год

72.

Приемка - не обязательная
часть DocsInBox
1. Приемка по умолчанию включена во все тарифы DocsInBox.
2. Вы сами принимаете решение о том, использовать ли ее.

73.

Возможности DocsInBox

74.

12.
Подведем итоги

75.

Наши клиенты растут
быстрее конкурентов
Конкурировать с такими компаниями,
как Додо Пицца, можно только будучи
IT-рестораном. Я хочу удвоить нашу
ресторанную сеть и не захлебнуться в
учете. DocsInBox - очень важное звено
в моей системе управления
Максим Дайсон, генеральный директор
Пхали-Хинкали Ресторанная группа
PARUSA

76.

Лидеры HoReCa уже используют DocsInBox

77.

Лидеры HoReCa уже используют DocsInBox