Создание и форматирование многостраничного документа. Занятие №6

1.

Информатика для СПО

2.

Разрывы страниц и разделов
Создание и
форматирование
многостраничного
документа.
Электронная
верстка текстовых
документов
Колонтитулы
Создание оглавления
Создание гиперссылок
Проверка правописания
Печать многостраничных документов
2

3.

Разрывы страниц и разделов
При создании документа путем ввода с клавиатура переход на
новую страницу произойдет автоматически, как только будет
заполнена текущая страница. Правила форматирования документа
запрещают использовать клавишу ENTER для перехода к новой
странице. Для принудительного перехода к новой странице
нажмите комбинацию клавиш CTRL + ENTER. В документ будет
вставлен непечатаемый знак - разрыв страницы.

4.

Вставка разрывов страниц
• Если страница документа до конца
заполнена текстом, таблицами и
изображениями, автоматически
начинается новая страница.
• В некоторых ситуациях, например,
перед заголовком в документе,
необходимо принудительно
перейти к новой странице.
• Поставьте курсор перед текстом, с
которого должна начинаться новая
страница.

5.

Вставка разрывов страниц
• В группе Страницы вкладки Вставка
нажмите кнопку Разрыв страницы.
Можно также нажать комбинацию
клавиш CTRL + ENTER.
• В документ будет вставлен Разрыв
страницы. Разрыв страницы
представляет собой непечатаемый
знак, который можно увидеть в
режиме отображения непечатаемых
знаков.
• Для удаления разрыва страницы
удалите непечатаемый знак Разрыв
страницы.

6.

О разделах
Раздел - часть документа, для которой можно устанавливать независимые от других частей
параметры форматирования страницы, нумерацию различных элементов и колонтитулы.
В каждом разделе документа можно отдельно от других разделов установить следующие параметры:
поля страницы; размер и ориентация бумаги; источник бумаги для принтера; границы страницы;
вертикальное выравнивание; колонтитулы; колонки; нумерация страниц; нумерация строк; сноски.
Отдельные разделы создают, как правило, для отдельных глав документа, для размещения таблиц и
больших рисунков на странице с горизонтальной ориентацией листа. Иногда разделы создаются
автоматически независимо от желания пользователя, например при оформлении многоколоночного
текста.
Для разделения документа на разделы используют разрывы разделов.

7.

О разделах
Разрыв раздела представляет
собой непечатаемый знак и
имеет вид двойной
пунктирной линии со
словами "Разрыв раздела",
который вставляется в
документ для обозначения
конца раздела.

8.

О разделах
Разрыв раздела хранит сведения о таких элементах форматирования раздела, как поля,
ориентация страницы, колонтитулы и последовательность номеров страниц. При удалении
разрыва раздела предшествующий текст становится частью следующего раздела и
принимает соответствующее форматирование. Последний знак абзаца в документе
определяет форматирование последнего раздела в документе (или всего документа, если
документ не разбит на несколько разделов).
В режиме просмотра Черновик и Структура знак разрыва раздела отображается всегда. В
режимах просмотра Разметка страницы - только когда включен режим отображения
непечатаемых знаков.
Для того чтобы узнать в каком разделе документа находится курсор, достаточно посмотреть
в строку состояния. Там на второй позиции, после указания номера страницы, указан номер
раздела.

9.

Вставка разрыва раздела
• Установите курсор в место, куда
следует вставить разрыв раздела
• Во вкладке Вставка в группе
Параметры страницы нажмите
кнопку Разрывы и в появившемся
меню выберите, откуда следует
начать новый раздел.
• Чаще всего новый раздел начинают
со следующей страницы (команда
Со следующей страницы ).

10.

Вставка разрыва раздела
• В тех случаях, когда текст нового раздела документа обязательно должен начаться с
четной или нечетной страницы используют соответствующие переключатели
(команды С четной страницы или С нечетной страницы ). Если новый раздел
начинается с четной страницы, и данный разрыв раздела находится на четной
странице, то следующая нечетная страница останется пустой. Аналогично, если
новый раздел начинается с нечетной страницы, и данный разрыв раздела находится
на нечетной странице, то следующая четная страница останется пустой. Эта пустая
страница не отображается ни в одном из режимов просмотра документа,
имеющихся в меню Вид. Но ее можно увидеть в режиме предварительного
просмотра.
• Создание нового раздела на текущей странице (команда На текущей странице ) чаще
всего используется при использовании многоколоночного текста.

11.

Удаление разрыва раздела
• Выделите разрыв раздела, который следует удалить. Если в режиме
разметки или режиме структуры разрыв раздела не виден, включите
режим отображения непечатаемых знаков.
• Нажмите клавишу DELETE.
При удалении разрыва раздела также удаляется форматирование текста
расположенного над ним раздела. Этот текст становится частью
следующего раздела и принимает соответствующее форматирование.

12.

Удаление разрыва раздела
Можно удалить сразу все разрывы разделов в документе.
• В группе Редактирование вкладки Главная нажмите кнопку Заменить.
• Если во вкладке Заменить окна Найти и заменить не видна кнопка
Специальный, нажмите кнопку Больше.
• Нажмите кнопку Специальный, а затем выберите команду Разрыв
раздела.
• Поле Заменить на не заполняйте.
• Нажмите кнопку Заменить все.

13.

Изменение типа разрыва раздела
• Можно изменить тип разрыва
раздела.
• Установите курсор в любое место
раздела, для которого надо изменить
тип разрыва раздела.
• Любым способом отобразите
диалоговое окно Параметры
страницы и перейдите во вкладку
Источник бумаги.

14.

Изменение типа разрыва раздела
• В раскрывающемся списке Начать раздел
выберите параметр, указывающий, откуда
следует начать текущий раздел. В
раскрывающемся списке Применить должно
быть выбрано к текущему документу.
• Можно изменить типы разрывов разделов
сразу в нескольких разделах или во всем
документе. Для этого в раскрывающемся
списке Применить выберите до конца
документа или ко всему документу.

15.

Особенности работы с документом, разделенным
на разделы. Установка параметров страниц
• По умолчанию параметры
страниц устанавливаются для
текущего раздела документа.
При необходимости в окне
Параметры страницы (рис.
2.151) в раскрывающемся
списке Применить можно
выбрать, к какой части
документа будут применены
установленные параметры.

16.

Особенности работы с документом, разделенным
на разделы. Установка параметров страниц
• По умолчанию параметры страниц
устанавливаются для текущего раздела
документа. При необходимости в окне
Параметры страницы в раскрывающемся
списке Применить можно выбрать, к какой
части документа будут применены
установленные параметры.
• Параметры страниц можно установить только
для текущего раздела (к текущему разделу),
для текущего и всех последующих разделов
(до конца документа) или для всего
документа (ко всему документу)

17.

Установка границ страниц
• По умолчанию границы страниц
устанавливаются для всего документа. При
необходимости во вкладке Страница окна
Границы и заливки в раскрывающемся
списке Применить к можно выбрать, к какой
части документа будут применены
установленные параметры.
• Границы страниц можно установить для
всего документа ( всему документу ) или
для текущего раздела ( этому разделу ). При
установке границ страниц для текущего
раздела можно также выбрать особенности
границ первой страницы раздела.

18.

Колонтитулы
• По умолчанию колонтитул каждого раздела документа повторяет
колонтитул предыдущего раздела. При этом кнопка Как в предыдущем
разделе группы Переходы контекстной вкладки Конструктор нажата.
• Для создания независимого колонтитула отожмите кнопку Как в
предыдущем разделе и введите другой текст. Эту процедуру надо
повторить для каждого колонтитула каждого раздела.
• Для быстрого перемещения по колонтитулам разделов можно
использовать кнопки Предыдущий раздел и Следующий раздел
группы Переходы контекстной вкладки Конструктор.

19.

Нумерация страниц
• По умолчанию в документе создается сплошная нумерация страниц. Однако если
колонтитулы разделов различаются, то нумерация страниц автоматически проставляется
только в текущем разделе или выделенных разделах. Для простановки нумерации во
всем документе эту процедуру надо повторить для каждого раздела.
• Можно установить независимую нумерацию для разных разделов.
• Вставьте номера страниц обычным порядком.
• Установите курсор в раздел или выделите разделы, которые требуется пронумеровать
отдельно.
• Во вкладке Вставка в группе Колонтитулы щелкните по кнопке Номер страницы и в
появившемся списке выберите команду Формат номеров страниц.

20.

Нумерация страниц
• В диалоговом окне Формат номера
страниц в счетчике начать с введите
значение начального номера страницы
данного раздела. При желании можно
изменить и формат номера.

21.

Добавление оглавления
• Для создания оглавления заголовки в
тексте документа должны быть
должным образом помечены. Проще
всего для этого при оформлении
заголовков использовать стили типа
Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3.
• Во вкладке Ссылки в группе
Оглавление щелкните по кнопке
Оглавление и в появившемся списке
выберите один из предлагаемых
вариантов автособираемого
оглавления. По умолчанию в
оглавление включаются заголовки,
оформленные стилями Заголовок 1-3.

22.

Добавление оглавления
• Оглавление вставляется как
специальное поле. При
наведении указателя мыши
оглавление затеняется
бледным фоном. При печати
документа этот фон не
отображается

23.

Добавление оглавления
Можно настроить параметры
оглавления. Во вкладке Ссылки в
группе Оглавление щелкните по
кнопке Оглавление и в
появившемся меню выберите
команду Оглавление. В
диалоговом окне Оглавление
выберите и установите требуемые
параметры. Можно, например,
выбрать другой заполнитель или
уровни заголовков, включаемых в
оглавление.

24.

Добавление оглавления
Если в документе
произведены изменения,
оглавление следует
обновить. Во вкладке Ссылки
в группе Оглавление
нажмите кнопку Обновить
таблицу. В окне запроса на
обновление оглавления
выберите требуемый режим.

25.

Добавление оглавления
Для удаления оглавления во
вкладке Ссылки в группе
Оглавление щелкните по
кнопке Оглавление и в
появившемся меню
выберите команду Удалить
оглавление.

26.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
• По умолчанию при сборке оглавления
используются стили Заголовок 1, Заголовок
2, Заголовок 3. Можно изменить число
уровней стилей типа Заголовок,
включаемых в оглавление, а также
настроить другие параметры.
• Во вкладке Ссылки в группе Оглавление
щелкните по кнопке Оглавление и в
появившемся списке выберите команду
Оглавление.
• Во вкладке Оглавление диалогового окна
Оглавление в счетчике Уровни укажите,
сколько уровней заголовков использовать
для создания оглавления.

27.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
• В раскрывающемся списке
Заполнитель можно выбрать тип
заполнителя от текста пункта
оглавления до номера страницы.
• В раскрывающемся списке
Форматы можно выбрать стиль
оформления оглавления.
• Оглавление при этом вставится
как поле.

28.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
• При сборке оглавления
можно использовать любые
стили абзацев, в том числе
пользовательские, которыми
в документе оформлены
заголовки, подлежащие
включению в оглавление.
• В процессе создания
оглавления во вкладке
Оглавление окна Оглавление
нажмите кнопку Параметры.

29.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
• В окне Параметры
оглавления в списке
Доступные стили найдите
стиль, которым в
документе оформлены
заголовки, подлежащие
включению в оглавление.

30.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
• В поле столбца Уровень, расположенном справа от имени этого стиля, введите
номер уровня (от 1 до 9), который будет соответствовать этому стилю заголовка. В
этом же окне можно изменить уровни и для стилей типа Заголовок.
• Оглавление можно собрать с использованием любых фрагментов текста, а не только
абзацев, оформленных соответствующими стилями.
• Перед созданием оглавления нужно пометить элементы текста, которые требуется
включить в оглавление.
• Выделите фрагмент текста.
• Нажмите клавиши ALT + SHIFT + O.

31.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
• В окне Определение элемента
оглавления выберите уровень в
счетчике Уровень и нажмите кнопку
Пометить.
• Пометьте таким образом все
нужные фрагменты текста. По
завершении добавления элементов
нажмите кнопку Закрыть.
• Выполненные действия вставляют в
документ специальные метки - поля
ТС, которые можно просмотреть в
режиме отображения непечатаемых
знаков.

32.

Настройка оглавления. Сборка оглавления
Помеченные фрагменты можно
использовать для сборки
оглавления, как вместо стилей,
так и наряду с ними. Для
включения их в оглавление при
сборке оглавления в окне
Параметры оглавления
установите флажок поля
элементов оглавления.

33.

Оформление оглавления
• Изменение оформления сразу всего
оглавления непосредственно в документе,
как правило, не приносит результата - после
обновления текст оглавления принимает
прежний вид.
• Текст оглавления оформлен с
использованием встроенных стилей типа
Оглавление 1, Оглавление 2 и т.д. Эти стили
по умолчанию настроены как автоматически
обновляющиеся.
• Задать параметры оформления оглавления
можно при его создании.
• В процессе создания оглавления во вкладке
Оглавление окна Оглавление нажмите
кнопку Изменить.

34.

Оформление оглавления
• В окне Стиль выберите стиль, для
которого изменяются параметры
оформления и нажмите кнопку
Изменить.

35.

Оформление оглавления
• В окне Изменения стиля
установите требуемые
параметры оформления.
• Аналогично измените
оформление других стилей
оглавления.
• Изменить параметры стилей
оглавления можно
непосредственно в документе
как обычных стилей.

36.

Создание гиперссылки
• Гиперссылка - это цветной
подчеркнутый текст или графический
объект, по щелчку которого
выполняется переход к файлу,
фрагменту файла или странице HTML в
интрасети или Интернете.
• Гиперссылка на веб-страницу или
адрес электронной почты создается
автоматически при вводе с клавиатуры
URL-адреса или адреса электронной
почты.

37.

Создание гиперссылки
• Для добавления гиперссылки к какому-либо
уже введенному тексту необходимо
выделить этот фрагмент и нажать кнопку
Гиперссылка в группе Ссылки вкладки
Вставка. Можно также щелкнуть по тексту
правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выбрать команду Гиперссылка.
• В диалоговом окне Вставка гиперссылки в
группе Связать с нажмите кнопку файлом
или веб-страницей, в поле Адрес введите
требуемый URL-адрес или адрес
электронной почты, после чего нажмите
кнопку ОК.

38.

Создание гиперссылки
• Гиперссылку можно создать на заголовок
или закладку в документе.
• Выделите текст, для которого создается
гиперссылка, и нажмите кнопку
Гиперссылка в группе Ссылки вкладки
Вставка. Можно также щелкнуть по тексту
правой кнопкой мыши и в контекстном
меню выбрать команду Гиперссылка.
• В диалоговом окне Вставка гиперссылки в
группе Связать с нажмите кнопку местом в
документе, выберите заголовок документа
или закладку, к которым требуется перейти,
после чего нажмите кнопку ОК.

39.

Использование гиперссылок
• При наведении указателя
мыши на гиперссылку
отображается всплывающая
подсказка с URL-адресом,
адресом электронной почты
или именем закладки в
документе.
• Для перехода по гиперссылке
щелкните мышью по ней при
нажатой клавише клавиатуры
CTRL.

40.

Использование гиперссылок
• При щелчке по гиперссылке на web-страницу запустится вебобозреватель и будет открыта соответствующая страница.
• При щелчке по гиперссылке на адрес электронной почты откроется
окно сообщения почтовой программы, например, Microsoft Outlook.
• При щелчке по гиперссылке на заголовок или закладку курсор будет
переведен в соответствующее место документа.

41.

Удаление гиперссылок
• Для удаления гиперссылки щелкните по ней правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выберите команду Удалить гиперссылку.
• Для удаления гиперссылки щелкните по ней правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выберите команду Удалить гиперссылку.

42.

Проверка правописания. О проверке
правописания
• При вводе текста Word 2007 обычно автоматически проводит проверку
правописания (орфографию и грамматику).
• Проверку правописания можно производить как при вводе текста, так
и после ввода текста сразу во всем документе.
• Правописание можно проверять для всех языков, для которых
установлена такая возможность. По умолчанию в Word 2007 это
русский, английский и немецкий, украинский. Можно добавить и
другие языки.

43.

Проверка правописания. О проверке
правописания
• Проверка орфографии ведется путем сравнения слов в документе со
словами, имеющимися в основном и вспомогательных словарях
Microsoft Office 2007. Таким образом, фактическая опечатка или ошибка
могут быть пропущены, если такое слово имеется в словарях. Например,
если вместо слова "страница" будет написано "станица" или
"странница", Word не определит это как ошибку. С другой стороны,
правильно написанные слова, отсутствующие в словарях, будут
определены как ошибочные. Обычно это касается специальных
терминов и собственных имен.

44.

Проверка правописания. О проверке
правописания
• Проверка грамматики и стилистики производится на основе правил,
заложенных в Word 2007.
• Необходимо отметить, что проверка правописания средствами Word
2007 не исключает необходимости тщательной проверки
правописания документа самим пользователем.

45.

Проверка правописания при вводе текста
• При вводе текста в документе
красной волнистой линией
подчеркиваются слова, в которых
есть орфографические ошибки, а
также повтор одного и того же
слова. Зеленой волнистой
линией подчеркнуты слова,
знаки препинания, фрагменты
предложений и целые
предложения, в которых есть
грамматические и
стилистические ошибки, а также
ошибки в расстановке знаков
препинания.

46.

Проверка правописания при вводе текста
• Для исправления
орфографической ошибки
щелкните правой кнопкой
мыши по подчеркнутому
слову и в контекстном
меню выберите
правильный вариант
написания слова.

47.

Проверка правописания при вводе текста
• Варианты написания слов предлагаются
только в том случае, если в словаре есть
похожие по написанию слова. В противном
случае в контекстном меню будет указано нет вариантов. Тогда внесите исправление
самостоятельно.
• Для исправления грамматической ошибки
щелкните правой кнопкой мыши по
подчеркнутому тексту. В контекстном
меню будет описана выявленная ошибка
(рис. 3.2) или может быть предложен
вариант ее исправления (рис. 3.3).
• В первом случае внесите исправление
самостоятельно, во втором - щелкните по
предложенному варианту исправления
ошибки.

48.

Проверка правописания во всем документе
• Документ может содержать ранее не
исправленные или не замеченные ошибки.
Это может быть текст, скопированный из
какого-либо внешнего источника. Для того
чтобы не искать подчеркнутые красными и
зелеными волнистыми линиями
фрагменты текста, следует запустить
проверку правописания во всем
документе.
• Во вкладке Рецензирование в группе
Правописание нажмите кнопку
Правописание.
• При обнаружении орфографической или
грамматической ошибки появится
диалоговое окно Правописание. В
заголовке окна будет указан также язык
проверки (рис. 3.4).

49.

Проверка правописания во всем документе
Для орфографических ошибок в
верхней части диалогового окна
Правописание выводится фрагмент
текста с ошибочным словом,
выделенным красным цветом. В
нижней части окна могут быть
приведены правильные варианты
написания слова. Для
грамматических и стилистических
ошибок в верхней части диалогового
окна Правописание выводится
предложение с ошибкой. В нижней
части окна могут быть приведены
грамматические замечания или
рекомендации по исправлению
ошибки.

50.

Проверка правописания во всем документе
• Для исправления орфографической
ошибки нужно выбрать правильный
вариант написания и нажать кнопку
Заменить или Заменить все. Для
исправления грамматической ошибки нажать кнопку Изменить.
• Если в нижней части окна нет
правильных вариантов написания
слова или конкретной грамматической
рекомендации, то ошибку следует
исправлять самостоятельно. Это можно
сделать в верхней части окна, после
чего, в зависимости от вида ошибки,
необходимо нажать кнопку Заменить,
Заменить все или Изменить.

51.

Настройка параметров проверки правописания в
документе
• По умолчанию в Word установлены
оптимальные для большинства
случаев параметры проверки
правописания. Для проверки
установленных параметров и, при
необходимости, их изменения
выполните следующие действия.
• Нажмите кнопку Office и выберите
команду Параметры Word.
• В окне Параметры Word перейдите
в категорию Правописание.

52.

Настройка параметров проверки
правописания в документе
• В верхней части раздела устанавливаются особенности проверки
правописания, применяющиеся во всех приложениях Microsoft Office.
• При установленном флажке Пропускать слова из прописных букв
пропускаются слова, все буквы в которых - прописные. Например,
средство проверки правописания не будет помечать слово ВАСХНИЛ
как ошибку, если выбран этот параметр.
• При установленном флажке Пропускать слова с цифрами
пропускаются слова, которые содержат цифры. Например, средство
проверки правописания не будет помечать слово Н2О как ошибку, если
этот флажок установлен.
• При установленном флажке Пропускать адреса Интернета и имена
файлов пропускаются слова, которые являются адресами Интернета,
адресами электронной почты и именами файлов.

53.

Настройка параметров проверки
правописания в документе
• При установленном флажке Автоматически проверять грамматику документ
проверяется в фоновом режиме при вводе текста. Грамматические и
стилистические ошибки подчеркиваются зеленой волнистой линией. В
большинстве случаев флажок Автоматически проверять грамматику нужно
установить. Этот флажок можно снять, если используется медленный
компьютер с аппаратными ограничениями (например, недостаточной
памятью или скоростью процессора) или программными ограничениями
(например, при одновременном выполнении большого числа ресурсоемких
программ).
• В третьей части раздела можно скрыть отображение орфографических и
грамматических ошибок (подчеркивание красной и зеленой волнистыми
линиями) в любом открытом документе или во всех вновь создаваемых
документах (выбирается в раскрывающем списке Исключения для файла ).
Для скрытия ошибок установите соответствующие флажки.

54.

Настройка параметров проверки
правописания в документе
• При установленном флажке Помечать повторяющиеся слова
красной волнистой линией отмечается повторяющееся слово.
Например, если выбран этот параметр, средство проверки
правописания не будет помечать слова алло алло как ошибку.
• Если установлен флажок Предлагать только из основного словаря,
слова из пользовательских словарей не включаются в список
предлагаемых для замены слов при проверке правописания в
документе.
• Во второй части раздела устанавливаются особенности проверки
правописания, применяющиеся только в Microsoft Word.

55.

Настройка параметров проверки
правописания в документе
• При установленном флажке Автоматически проверять орфографию документ
проверяется в фоновом режиме при вводе текста. Неправильно написанные слова
подчеркиваются красной волнистой линией. В большинстве случаев флажок
Автоматически проверять орфографию нужно установить. Этот флажок можно
снять, если используется медленный компьютер с аппаратными ограничениями
(например, недостаточной памятью или скоростью процессора) или программными
ограничениями (например, при одновременном выполнении большого числа
ресурсоемких программ).
• При установленном флажке Автоматически проверять грамматику документ
проверяется в фоновом режиме при вводе текста. Грамматические и стилистические
ошибки подчеркиваются зеленой волнистой линией. В большинстве случаев
флажок Автоматически проверять грамматику нужно установить. Этот флажок
можно снять, если используется медленный компьютер с аппаратными
ограничениями (например, недостаточной памятью или скоростью процессора) или
программными ограничениями (например, при одновременном выполнении
большого числа ресурсоемких программ).

56.

Настройка параметров проверки
правописания в документе
• В третьей части раздела можно скрыть отображение
орфографических и грамматических ошибок (подчеркивание
красной и зеленой волнистыми линиями) в любом открытом
документе или во всех вновь создаваемых документах
(выбирается в раскрывающем списке Исключения для файла ).
Для скрытия ошибок установите соответствующие флажки.

57.

Выбор правил проверки грамматики и стилистики
• По умолчанию в Word проверка
грамматики и стилистики может
производиться только для русского,
английского и немецкого языков.
Можно выбрать используемые
правила проверки.
• Нажмите кнопку Office и выберите
команду Параметры Word.
• В окне Параметры Word перейдите
в категорию Правописание в
раскрывающемся списке Набор
правил выберите настраиваемый
набор и нажмите кнопку Настройка.

58.

Выбор правил проверки грамматики и стилистики
• В окне Настройка
грамматической проверки
отметьте флажками необходимые
правила проверки грамматики.
Затем установите переключатель
Стиль и выберите набор правил
проверки стилистики. В разделе
Требовать выберите правила
проверки структуры
предложений.

59.

Выбор правил проверки грамматики и стилистики
• Для каждого правила можно
получить пояснения. Выделите
правило и нажмите кнопку
Пояснение. Пояснение появится в
отдельном окне
• При настройке набора правил
проверки грамматики и
стилистики английского и
немецкого языков окно настройки
выглядит иначе. Используются
другие правила проверки
грамматики и стиля документа.

60.

Печать документов. О печати документов
Word
• Режим просмотра документов Word Разметка страницы
обеспечивает отображение документа практически так, как он
будет напечатан. Поэтому, как правило, никакой специальной
подготовки документа к печати не требуется.
• Однако при работе в других режимах отображения может
потребоваться предварительный просмотр документа перед
печатью.
• Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его
отдельных фрагментов, печать документа в нескольких
экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить
параметры печати.

61.

Печать документов. О печати документов Word
• Для печати и подготовки
документа к печати используется
команда Печать меню кнопки
Office и команды подчиненного
меню.

62.

Предварительный просмотр документа
• Предварительный просмотр
используется для просмотра
документа перед его печатью.
Особенно полезен такой режим при
печати документов, с которыми
работают в режимах отображения
Обычный, Веб-документ или
Структура.
• Для перехода в режим
предварительного просмотра в
подчиненном меню команды Печать
выберите команду
Предварительный просмотр.

63.

Предварительный просмотр документа
• При предварительном просмотре документ
отображается в специальном окне
предварительного просмотра.
• В этом режиме имеется единственная
вкладка - Предварительный просмотр.
• Для постраничного просмотра документа
можно пользоваться полосой прокрутки
или кнопками Следующая страница и
Предыдущая страница группы Просмотр.
• Масштаб отображения документа
устанавливается с использованием
элементов группы Масштаб. Можно
установить отображение сразу нескольких
страниц документа.
• Нажмите кнопку Масштаб группы
Масштаб.

64.

Предварительный просмотр документа
• В окне Масштаб нажмите кнопку
несколько страниц и в появившейся
панели выделите требуемое число
отображаемых страниц.
• Кнопка Сократить на страницу группы
Просмотр может быть использована для
уменьшения числа страниц документа за
счет уменьшения размера шрифтов и
интервалов.
• С использованием элементов группы
Параметры страницы можно настроить
параметры страниц документа: поля,
ориентации, размер бумаги и т.п.
• Чтобы выйти из режима предварительного
просмотра, нажмите кнопку Закрыть окно
предварительного просмотр или клавишу
ESC.

65.

Печать документа
• Для печати всего документа в
одном экземпляре достаточно в
меню кнопки Office выбрать
команду Печать, а затем в
подчиненном меню команду
Быстрая печать.

66.

Печать документа
• Для настройки основных
параметров печати документа в
меню кнопки Office следует
выбрать команду Печать.
Настройка производится в окне
Печать

67.

Печать документа
• Для выборочной печати документа используется раздел
Страницы. Можно установить печать одной страницы, на которой
в данный момент находится курсор (переключатель текущая ),
или нескольких страниц, введя с клавиатуры номера печатаемых
страниц (переключатель и поле номера ). Можно напечатать и
только выделенный фрагмент документа (переключатель
выделенный фрагмент ).
• В разделе Копии в счетчике число копий можно указать число
печатаемых экземпляров. Установите флажок разобрать по
копиям, чтобы каждый экземпляр печатался по порядку страниц
созданного документа.

68.

Настройка особенностей печати текущего
документа. Выбор принтера и его параметров
• По умолчанию документ печатается на принтере, который указан
как принтер, установленный по умолчанию в настройках
операционной системы. При наличии нескольких принтеров
подключенных к компьютеру или локальной сети, можно выбрать
принтер, на котором будет печататься документ.

69.

Настройка особенностей печати текущего
документа. Выбор принтера и его параметров
В меню кнопки Office выберите
команду Печать.

70.

Настройка особенностей печати текущего
документа. Выбор принтера и его параметров
• В разделе Принтер в
раскрывающемся списке Имя
выберите принтер, на котором
будет печататься документ.
• Нажав кнопку Свойства можно
отобразить диалоговое окно
свойств принтера для настройки
его параметров. Внешний вид и
содержание окна, а также
возможности настройки
определяются используемым
принтером.

71.

Организация печати документа на двух сторонах
листа
В некоторых случаях документ
необходимо напечатать на двух
сторонах листа бумаги.
• В меню кнопки Office выберите
команду Печать.

72.

Организация печати документа на двух сторонах
листа
• В разделе Принтер установите
флажок двухсторонняя печать.

73.

Организация печати документа на двух сторонах
листа
• Если используемый принтер не
обеспечивает двухстороннюю
печать, то сначала будут
напечатаны все нечетные
страницы документа, после чего
принтер приостановит работу и
появится информационное окно.
Переложите напечатанные листы
бумаги обратной стороной во
входной лоток принтера и
нажмите кнопку ОК.

74.

Организация печати документа на двух сторонах
листа
• Для печати документа на двух
сторонах листа можно использовать и
другой способ.
• В раскрывающемся списке Включить
выберите параметр Нечетные
страницы и напечатайте их.
• Переложите напечатанные листы
бумаги обратной стороной во входной
лоток принтера.
• В раскрывающемся списке Включить
выберите параметр Четные страницы и
напечатайте их.
• В обоих случаях после печати на одной
стороне листа важно правильно
положить напечатанные листы бумаги.

75.

Изменение масштаба печати
• По умолчанию документ
печатается в масштабе 100% на
бумаге того же размера, который
был установлен при настройке
параметров страницы.
• При необходимости документ
можно напечатать в
уменьшенном масштабе.
• В меню кнопки Office выберите
команду Печать.
.

76.

Изменение масштаба печати
• В разделе Масштаб в
раскрывающемся списке число
страниц на листе выберите число
страниц документа (1, 2, 4, 6, 8
или 16), которые следует
напечатать на каждом листе
бумаги. Естественно, несколько
страниц на листе будут
печататься в уменьшенном
масштабе.

77.

Изменение масштаба печати
• При печати документа на бумаге,
размер которой отличается от
размера, установленного в
параметрах страницы документа,
можно подобрать масштаб печати.
При этом может произойти как
уменьшение масштаба печати, если
размер листов бумаги меньше
установленного, так и увеличение
масштаба, если размер листов
бумаги больше установленного.
• В меню кнопки Office выберите
команду Печать.

78.

Изменение масштаба печати
• В разделе Масштаб в
раскрывающемся списке по
размеру страницы выберите
размер листов бумаги, на которых
будет напечатан документ.

79.

Печать документа с примечаниями и
исправлениями
• По умолчанию документ
печатается с выносками
отображенных примечаний и
исправлений. Если все
примечания и исправления не
отображены или не отображены
примечания и исправления
отдельных рецензентов не
отображены, они не печатаются.

80.

Печать документа с примечаниями и
исправлениями
• Документ с выносками будет
напечатан в уменьшенном
масштабе. Для установки
расположения и размера поля
выносок, а также выбора
ориентации бумаги при печати
документа с выносками нажмите
кнопку Исправления в группе
Отслеживание вкладки
Рецензирование и выберите
команду Параметры исправлений.

81.

Печать документа с примечаниями и
исправлениями
• В окне Параметры исправлений в
разделе Выноски установите
требуемые параметры.
• В счетчике ширина укажите
ширину поля, выделенного под
выноски примечаний в
сантиметрах или процентах от
ширины страницы. Размерность
ширины поля выберите в
раскрывающемся списке
единицы.

82.

Печать документа с примечаниями и
исправлениями
• В раскрывающемся списке поле выберите расположения выносок:
справа или слева страницы.
• Установите флажок Показывать линии выносок, чтобы обеспечить
отображение и печать линий, соединяющих каждую выноску с
соответствующим местом в документе, где были внесены изменения
или добавлены примечания.
• В раскрывающемся списке ориентация бумаги при печати можно
выбрать ориентацию бумаги при печати документа и внесенных в него
примечаний. Выберите вариант Авто для выбора наилучшей
ориентации. Выберите вариант Не изменять, чтобы сохранить
ориентацию, выбранную в окне Параметры страницы. Выберите
вариант Всегда альбомная, чтобы выделить максимальное
пространство для выносок.

83.

Печать дополнительной информации к документу
• Помимо текста документа можно
напечатать и другую хранящуюся
в нем информацию.
• В меню кнопки Office выберите
команду Печать.

84.

Печать дополнительной информации к документу
• В раскрывающемся списке
Напечатать окна Печать выберите
печатаемые элементы
• Параметр Документ позволяет
напечатать документ без выносок
исправлений и примечаний.
• Выбрав параметр Сведения,
можно напечатать основные
сведения о файле документа.
Пример напечатанных сведений
приведен на рис.

85.

Печать дополнительной информации к документу
• Параметр Документ с
исправлениями позволяет
напечатать документ с выносками
исправлений и примечаний к
нему. Пример печати документа с
исправлениями приведен на рис.
Если выноски примечаний и
исправлений не отображаются, то
несмотря на этот параметр они
напечатаны не будут.

86.

Печать дополнительной информации к
документу
• Можно напечатать только список исправлений и примечаний к документу.
Для этого выберите параметр Список исправлений. Пример печати списка
исправлений приведен на рис. 6.109.
• Выберите параметр Стили, чтобы напечатать список стилей, доступных для
работы в документе. Пример печати списка стилей приведен на рис. 6.110.
• При установке параметра Стандартные блоки будут напечатаны все
стандартные блоки (экспресс-блоки), хранящиеся в шаблоне документа,
шаблоне Normal.dot, а также в файле стандартных блоков Building Blocks.
Полный список стандартных блоков может занять более 100 страниц.
• Установка параметра Сочетания клавиш позволяет напечатать все сочетания
клавиш, назначенные в этом файле, в шаблоне документа и в шаблоне
Normal.dot. Пример печати списка сочетаний клавиш приведен на рис. 6.111.

87.

Печать дополнительной информации к документу
• Можно напечатать только список
исправлений и примечаний к
документу. Для этого выберите
параметр Список исправлений.
Пример печати списка
исправлений приведен на рис.

88.

Настройка параметров печати всех документов
• Можно настроить особенности
печати, относящиеся ко всем
документам.
• В меню кнопки Office выберите
команду Параметры Word.
Можно также в диалоговом окне
Печать нажать кнопку
Параметры.

89.

Настройка параметров печати всех документов
• В категории Экран диалогового
окна Параметры Word в разделе
Параметры печати установите
или снимите флажки,
определяющие особенности
печати.

90.

Настройка параметров печати всех
документов
• Для печати всех рисованных объектов, таких как фигуры и текстовые поля установите
флажок Печать рисунков, созданных в Word. Снятие этого флажка может ускорить процесс
печати, так как вместо рисунков Word будет печатать пустые рамки.
• Для печати всех фоновых цветов и изображений установите флажок Печать фоновых цветов
и рисунков. Снятие этого флажка может ускорить процесс печати.
• Для печати сводной информации о документе на отдельной странице после печати
документа установите флажок Печать свойств документа. Сводные данные хранятся в
области сведений о документе.
• Для печати всего текста, отформатированного как скрытый установите флажок Печать
скрытого текста. Пунктирное подчеркивание скрытого текста, отображаемое на экране, не
печатается.
• Для обновления всех полей в документе перед его печатью установите флажок Обновлять
поля перед печатью.
• Для обновления всех связанных данных в документе перед его печатью установите флажок
Обновлять связанные данные перед печатью.

91.

Настройка параметров печати всех документов
• Для настройки дополнительных
параметров печати перейдите во
вкладку Дополнительно. В разделе
Печать установите или снимите
флажки, определяющие
особенности печати.
• Для печати документа с
минимальным форматированием,
что может ускорить процесс печати
установите флажок Использовать
черновое качество. Многие
принтеры эту функцию не
поддерживают.

92.

Настройка параметров печати всех
документов
• Для печати документов в фоновом режиме, который позволяет
продолжать работать во время печати, установите флажок Фоновая
печать. Режим одновременной работы и печати требует большого
объема доступной памяти. Если при работе с документом во время
печати наблюдаются неприемлемые замедления, снимите этот флажок.
• Для печати страниц в обратном порядке, начиная с последней
страницы документа установите флажок Печать в обратном порядке.
Не используйте этот параметр при печати конвертов.
• Для печати XML-тегов для XML-элементов, имеющихся в XMLдокументе, установите флажок Печать XML-тегов. Необходимо, чтобы
существовала привязанная к документу схема, а к документу были
применены элементы, определенные данной схемой. Теги будут
отображаться в напечатанном документе.

93.

Настройка параметров печати всех
документов
• Для печати кодов полей вместо значений полей (например, { TIME
@\"MMMM, d, YYYY" } вместо значения " 4 февраля 2008 года ")
установите флажок Печать кодов полей вместо их значений.
• Для печати на лицевой стороне каждого листа на принтере, который не
поддерживает двустороннюю печать установите флажок Печатать на
лицевой стороне листа при двусторонней печати. Страницы
печатаются в обратном порядке с тем, чтобы при переходе к печати на
задней стороне страницы печатались в правильном порядке.
• Для печати на обратной стороне каждого листа на принтере, который
не поддерживает двустороннюю печать установите флажок Печатать
на задней стороне листа при двусторонней печати. Страницы
печатаются в порядке возрастания, требуемом для печати стопки
листов, напечатанных в обратном порядке.

94.

Настройка параметров печати всех
документов
• Для автоматической подгонки страниц документов, предназначенных
для печати на бумаге размером 8,5 x 11 дюймов, под размер бумаги A4
и наоборот установите флажок Масштабировать содержимое по
размеру бумаги A4 или Letter. Этот параметр действует, только если
бумага размером A4 или 8,5 x 11 дюймов в принтере не соответствует
размеру бумаги, выбранному на вкладке Разметка страницы в Word.
Этот параметр влияет только на печать и не влияет на форматирование
документа.
• Для выбора способа подачи бумаги в принтер воспользуйтесь
раскрывающимся списком Подача бумаги. Чтобы принять настройки
принтера, выберите параметр Использовать настройки принтера.
Чтобы выбрать определенный способ подачи, выберите его в списке.
Состав вариантов в списке зависит от конфигурации принтера.

95.

Печать брошюр
Документ можно напечатать как брошюру с возможностью последующей
брошюровки. Формат брошюры предполагает сгиб листа посередине. Размер
страницы брошюры будет равен половине размера бумаги, установленного в
параметрах страницы. При этом на одном листе бумаги будут печататься две
страницы. Например, для брошюры из 16 страниц на одном листе бумаги
будут печататься страница 16 и страница 1, а на обратной стороне этого листа страница 2 и страница 15. После этого все страницы этого документа можно
сложить вместе, согнуть посередине и сшить, таким образом, чтобы
получилась брошюра (книга) с правильной последовательностью листов. При
большом количестве станиц можно напечатать брошюру, состоящую из
нескольких книжек. Например, для брошюры из 32 страниц в первой книжке
на одном листе бумаги будут печататься страница 16 и страница 1, а на
обратной стороне этого листа - страница 2 и страница 15. Во второй книжке на
одном листе бумаги будут печататься страница 32 и страница 17, а на обратной
стороне этого листа - страница 18 и страница 31

96.

Печать брошюр
Для удобства брошюровки число страниц в документе должно быть
кратно 4. Но, в принципе, может быть любым. В этом случае в
конец документа при печати будет вставлены пустые страницы,
дополняющие общее число страниц до числа, кратного 4. Если
брошюра состоит из нескольких книжек, в конец документа будут
вставлены пустые страницы, дополняющие общее число страниц
до числа, кратного 4 x n, где n - число книжек брошюры.

97.

Печать брошюр
• Любым способом отобразите окно
Параметры страницы.
• В раскрывающемся списке
несколько страниц вкладки Поля
диалогового окна Параметры
страницы выберите параметр
Брошюра.
• В раскрывающемся списке число
страниц в брошюре выберите число
страниц в одной книжке брошюры.
• Во вкладке Размер бумаги выберите
размер бумаги, на которой будет
печататься брошюра.
• Во вкладке Поля настройте
необходимые размеры полей.

98.

Печать брошюр
• В меню кнопки Office выберите
команду Печать.

99.

Печать брошюр
• В разделе Принтер установите
флажок двухсторонняя печать.
Все указанные параметры влияют
только на печать документа. При
работе с документом при любых
режимах отображения будет
соблюдаться обычный порядок
страниц.