Организация и ведение архивного дела в ФГБУ "ЦЖКУ" Минобороны России

1.

Организация и ведение архивного
дела в ФГБУ "ЦЖКУ"
Минобороны России

2.

Учебные вопросы
1. Порядок оформления документов и
формирования их в дела в текущем
делопроизводстве и экспертиза ценности
2
документов в структурном подразделении.
2. Организация работы по подготовке и
передаче дел на архивное хранение или их
учету службой делопроизводства организации.
2

3.

Литература
3
1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 08.12.2020) "Об архивном деле в Российской
Федерации"
2. Приказ Министерства культуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
3. Приказ Министра обороны РФ от 04.04.2017 N 170 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
Вооруженных Силах Российской Федерации"
4. Приказ Министра обороны РФ от 31.08.2005 N 200 (ред. от 30.05.2009) "Об утверждении Наставления по
архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации"
5. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26.07.1997 № 033 «Об утверждении перечня
документов со сроками их хранения».
6. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"
7. Приказ Министерства культуры России от 31.07.2007 N 1182 (ред. от 28.04.2011) "Об утверждении Перечня
типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности
организаций, с указанием сроков хранения»
8. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 237 "Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых
управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения"

4.

Правила оформления документов и экспертиза ценности документов
в структурных подразделения.
4
Правила подготовки документов регламентируются Инструкцией по
делопроизводству в вооруженных силах Российской Федерации (Приказ 170)
п. 38. Каждый лист документа, напечатанный как на бланке, так и на
стандартном листе бумаги или оформленный в виде электронного документа,
должен иметь следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм (для
документов постоянного срока хранения не менее 35 мм), правое – не менее 10
мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.А также документов
формата А3 в альбомном варианте.
При печати документов табличного вида в альбомном варианте высота
верхнего поля не менее 30 мм (для документов постоянного срока хранения не
менее 35 мм), нижнее не менее 10 мм, правое и левое поле не менее 10 мм для
листов формата А4 и листов формата А3 в книжном расположении листа.

5.

Экспертиза ценности документов в структурном подразделении.
5
Определение:
Согласно Закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ ст. 3. п. 16)
- экспертиза ценности документов - изучение документов на
основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав
Архивного фонда Российской Федерации.

6.

Экспертиза ценности этапы
6
• п. 120 в делопроизводстве воинских частей (организаций) при
составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к
последующему хранению;
• п. 121-134 Наставления указывается какой орган в организации
принимает решения по вопросам экспертизы ценности документов а
также
даны
рекомендации
по
вопросам
методического
регулирования по данному вопросу.
• п. 134
При проведении экспертизы ценности документов
используются перечни документов с указанием сроков их хранения,
номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по
данному вопросу специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом исполнительной
власти, а также методические рекомендации центральных архивов»

7.

Номенклатура дел организации порядок формирования и утверждения.
7
• 147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному
(тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом
установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.
• Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части
составляется номенклатура (приложение N 15 к настоящей Инструкции), которая является основным учетным
документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.
• 148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и
подразделениями воинской части.
• При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и
отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения, номенклатур за предшествующие годы.
• В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде)
воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера
заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и
журналов номера сохраняются.
• 149. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не
позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не
предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1
января следующего года.
• Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее
одного месяца со дня сформирования воинской части.

8.

Оформление дел и подготовка их к передаче на архивное хранение.
8
• 162. Формирование и оформление дел, а также книг и журналов учета осуществляются в
соответствии с Наставлением по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Глава IV Наставления предусматривает этапы данных работ
• 35. Оформление дела предусматривает:
• подшивку или переплет;
• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи;
• составление внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части,
организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).
• 36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или
переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к
линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях,
когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска
бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
• В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной
печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.
• При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и
т.п.) из документов удаляются.
• В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела
в необходимых случаях - бланки формы для внутренней описи документов дела.

9.

Принципы систематизации документов.
9
• Хронологическая последовательность подразумевает систематизацию документов
по возрастанию хронологии от более раннего к более позднему, при этом
документы с более ранней датой помещаются в начало дела, а документы с
поздней датой в конец.
• Предметно тематический период подразумевает разбивку документов по
определенным вопросам или в случаях с отделом закупок по фирмам
поставщикам.
• Алфавитный принцип по первым буквам алфавита - в основном касается
бухгалтерии и отдела кадров, но может применятся отделом закупок или
юридическим управлением при систематизации дел для более оперативного
поиска.
• Географический –
корреспондентов.
по
территориальному
расположению
• Корреспондентский – по конкретным фирмам или организациям.
объектов
или

10.

Оформление внутренней описи дел
10
Внутренняя опись
документов дела № 2-08 т. 05
Обращения граждан №№ 138 – 174
№ п/п Регистрацион
ный индекс
документа
Дата
документа
Заголовок документа
Номера
листов
дела
Примечания
6
1
2
3
4
5
1
1-08/138
28.02.2020
Обращение Лазарева С.В. по вопросу участия в
осмотре 10.03.2020 в 14:00 дома № 17 г. Можайск10, ул. Дорожная
1-2
2
1-08/139
02.03.2020
Обращение Хрусталевой Анны mill: по вопросу
установки индивидуальных приборов учета воды
3-6
3
б/н
05.03.2020
Ответ
№ 1-08/139
7-9
4
1-08/140
02.03.2020
Обращение Гуреева
отсутствия тепла
5
б/н
05.03.2020
Ответ на обращение
№ 1-08/140
13-15
6
1-08/141
ДЭС 153 от 28.02.2020, УГ-11432 Обращение
Жукова Алексея Алексеевича от 26.02.2020 по
вопросу отпуска без оплаты
16-19
7
370/У/1/17/
3133
8
370/У/4/2/
1491
9
1-08/142
03.03.2020
13.03.2020
12.03.2020
03.03.2020
на
обращение
М.С.
mill:
по
вопросу
Информация о рассмотрении № 1-08/141
Ответ
№ 1-08/141
на
10-12
Внутренняя опись
документов дела № _____ т. ____
Заголовок дела
№
п/п
1
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Итого:
Входящий,
исходящий №
документа
2
(
Дата
документа
Заголовок
документа
3
4
Номера
листов
дела
5
) документа (ов)
(цифрами и пропистю)
20
обращение
21-22
ДЭС 150 от 28.02.2020, УГ-11116 от 25.02.2020
Обращение Погодиной Татьяны Валерьевны по
вопросу качества работ ЖКС № 4
23-25
Количество листов внутренней описи:
(
)
(цифрами и пропистю)
Должность лица сформировавшего дело с
указанием наименования структурного
подразделения
«___» _______ 20___ г.
И.О.Фамилия
Примечания
6

11.

Оформление листа заверителя
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________ т. ___
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 2-08 т. 29
(индекс дела по номенклатуре)
_____________________________
заголовок дела по номенклатуре (может не указываться)
В деле подшито и пронумеровано ___ (_____________)_______
(цифрами и прописью)
с __ по ______
в том числе:
литерные номера листов
пропущенные номера листов
+____листов внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела
1
Должность лица сформировавшего
дело с указанием наименования
структурного подразделения
листа
;
В деле подшито и пронумеровано _257 (Двести пятьдесят семь)
(цифрами и прописью)
с 1 по 254
в том числе:
литерные номера листов 27а, 70а, 76а
пропущенные номера листов
+_6_листа внутренней описи
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера
листов
2
1
Конверт с фотографиями
Цветные фотографии формат 9Х11 5 (Пять) штук пронумерованы с
обратной стороны
Архивариус отдела (документационного обеспечения)
И.О.Фамилия
23.12.2020
дд.мм.гггг
11
листов
;
Номера
листов
2
88
89-94
К.В.Морсин

12.

Виды папок
12

13.

Наклейка на концы ниток сшива
Пронумеровано, прошнуровано и
скреплено печатью _____листа (ов)
Должность лица, формировавшего
дело, с указанием наименования
структурного подразделения и
филиала (при необходимости)
_______________И.О.Фамилия
13

14.

Вид переплетенных дел
14

15.

Титульный лист
15
Хранить ________
Ст. _______________
_______________
Инв. № ____
(гриф секретности)
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральное государственное бюджетное учреждение
«Центральное жилищно-коммунальное управление»
Министерства обороны Российской Федерации
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО
№ ____ т __
(Заголовок дела по номенклатуре)
(
)
(уточняющий заголовок, если нужен)
Архив
Номер
фонда
Номер
описи
Номер
дела
Номер
коробки
Начато
«__»
_______ 20__ г.
Окончено
«__»
_______ 20__ г.
На ____
листах
Кроме того, внутренняя опись на _ листах и приложений к делу
на ____ листах.
Верно: _____________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного
за делопроизводство)

16.

Опись дел
ОПИСЬ №
2-в/5-2020
дел временного срока хранения
за
2020
год
ОПИСЬ ДЕЛ №
(заполняется архивом)
постоянного, по личному составу, временного срока хранения
(оставить нужное)
за
год
Индеск отдела, наименование структурного подразделения (если филиал указание на
филиал)
№ Индекс
Крайние
Срок
Кол-во ПримечаЗаголовок дела
п/п дела
даты
хранения листов
ние
(по номенклатуре дел за соответствующий
год)
1
1
2
3
4
16
5
6
7
2
3
4
5
n
В данный раздел описи внесено ___ (________________________) ед. хр.,
(колличество цифрами и прописью)
с№
1 по №
n , в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________
Должностное лицо с указанием должности и
наименования структурного подразделения
И.О.Фамилия
Составитель:
Должность с указанием наименования
структурного подразделения
И.О.Фамилия
2. Отдел (документационного обеспечения)
Управления (деятельностью Учреждения по организации труда)
№ Индекс
Заголовок дела
Крайние
Срок
Кол-во Примечание
п/п дела
даты
хранения листов
1
2
3
4
5
6
7
1
2-08 Обращения граждан
09.01.2020- 5 лет ЭК, 256
(№№ 1 – 25)
30.06.2020
ст. 70
ПТУАД
2
- // - То же, т. 2 (№№ 26 – 57)
17.01.2020- // 258
11.02.2020
3
- // - То же, т. 3 (№№ 58 – 99)
03.02.2020- // 260
28.02.2020
4
- // - То же, т. 4 (№№ 100 – 137)
14.02.2020- // 254
14.05.2020
5
- // - То же, т. 5 (№№ 138 – 174)
28.02.2020- // 257
30.04.2020
В данный раздел описи внесено 33 (Тридцать три) ед. хр.,
с№
1
по № 33 , в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________________
Начальник отдела (документационного
обеспечения) Управления (Деятельностью
Учреждения по организации труда)
Л.О.Татарова
Составитель:
Архивариус отдела (документационного
обеспечения) Управления (Деятельностью
Учреждения по организации труда)
К.В.Морин
Дата дд.мм.гггг
Дата 30.01.2021
Принял:
Должность лица ответственного за архив с
указанием наименования структурного
подразделения
Дата дд.мм.гггг
И.О.Фамилия
Архивариус отдела (документационного
обеспечения) Управления (Деятельностью
Учреждения по организации труда)
Дата 30.01.2021
К.В.Морсин

17.

Вид наклеенного титульного листа
12

18.

Сроки проведения работ.
18
• 283. Ежегодно (в январе - марте) состояние несекретного делопроизводства в воинской
части проверяется комиссией, назначаемой приказом командира (начальника) воинской
части.
• 284. В состав комиссии включаются военнослужащие и лица гражданского персонала (в
обязательном порядке лица, ответственные за учет и хранение служебных документов с
пометкой "Для служебного пользования") воинской части, в которой проводится проверка.
Члены комиссии на период ее работы освобождаются от исполнения должностных
обязанностей и привлечения к несению службы в наряде.
• Председатель комиссии составляет план ее работы, определяющий задачи, порядок и сроки
проверки.
• План работы комиссии утверждается командиром (начальником штаба) воинской части,
доводится под личную подпись до всего состава комиссии.
• Начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей до начала
проверки организуется инструктаж членов комиссии.
• 285. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы должны быть сданы в
службу делопроизводства, подшиты в дела или перерегистрированы в книгах и журналах
учета нового года, высланные (поступившие) в воинские части материалы инвентарного
учета (издания) для временного пользования возвращены обратно. В книгах и журналах
учета прошлого года при перерегистрации делается отметка с указанием новых учетных
номеров.