Похожие презентации:
Научно-справочный аппарат к документам АФ РФ. Лекция 1. Понятие о системе справочно-поисковых средств к архивным документам
1.
Научно-справочныйаппарат к документам АФ
РФ
Спичак А.В., к.и.н.
2.
Система справочно-поисковыхсредств (система научносправочного
аппарата) к документам архива —
это комплекс взаимосвязанных и
взаимодополняемых архивных
справочников о составе и содержании
архивных документов, создаваемых на
единой методической основе
для поиска архивных документов и
архивной информации в целях
эффективного использования.
Принципы
построения
системы
СПС.
преемственность
СПС организаций с
СПС
государственных и
муниципальных
архивов.
взаимосвязь и
взаимодополняемост
ь информации
различных
справочников,
описывающих
первичную
ретроспективную
документную
информацию на
разных уровнях
неповторяемость и
недублированность
информации
различных видов
справочников
3.
1. Архивныйфонд
Российской
Федерации в
целом
Структура
системы СПС
основана на иерархии
классов справочников
в соответствии с
уровнями
архивных
документов
2. Сеть
государствен
ных и
муниципальн
ых архивов
3. Архив
4. Фонд
5. Дело или
отдельный
документ
4.
5.
6.
7.
Типы и виды справочных средств в государственном и муниципальных архивах8.
9.
10.
1. Архивныйфонд Российской
Федерации:
2. Сеть архивов
отдельного
региона:
• Справочник
«Государственные
архивы СССР». Ч. 1-2.
М., 1989.
• Справочник
«Документы ГАФ
СССР в библиотеках,
музеях и научноотраслевых архивах».
— М., 1991.
• Справочник
«Архивные документы
в библиотеках и музеях
РФ». — М., 2003.
• Указатель «Личные
архивные фонды в
государственных
хранилищах СССР». Т.
1-2. — М., 1963; Т. 3.
— М., 1980.
• Центральный
фондовый каталог АФ
РФ в ГА РФ.
• Фондовый
каталог субъекта
Российской
Федерации или
муниципального
образования.
• Путеводитель
«Центральные
архивы Москвы».
Вып. 1-3. М.,
1999; Вып. 4. —
М., 2000.
3. Архив:
• путеводитель или
краткий
справочник;
• описи;
• каталоги;
• тематические
обзоры;
• указатели.
4. Фонд:
• опись;
• обзор фонда;
• каталоги;
• указатели.
5. Отдельное дело
или отдельный
документ:
• тематические
путеводители;
• каталоги;
• указатели;
• обзоры
фондовые и
тематические;
• внутренняя опись
дела;
• аннотация;
• заверительная
надпись
11.
межархивные• на уровне АФ
РФ и его
части
• на уровне
внутриархивные
фондов
или
и межфондовые
их частей
• на уровне
внутрифондовые фонда или
его части
12.
идентификационныеАрхивный
фонд
• архивный шифр (сокращенное
наименование архива, номер
фонда);
• название фонда;
• крайние даты документов фонда;
• объем фонда (количество ед. хр.).
Дело
• архивный шифр (сокращенное
наименование архива, номер
фонда, номер описи, номер дела);
• заголовок дела;
• крайние даты документов дела;
• объем дела (количество листов в
деле).
Документ
• архивный шифр (сокращенное
наименование архива, номер фонда,
номер описи, номер дела, номер
(номера) листа (листов);
• заголовок документа;
• дату документа;
• объем документа (количество листов в
документе).
Элементы
описания
интеллектуальные
состав
содержание
история
формирова
ния и
хранения
единицы
описания
13.
Описаниеархивных
документов —
создание вторичной
документной
информации архивов.
Архивный шифр — это
условное обозначение места
хранения дела: название архива,
№ фонда, № описи, № дела по
описи.
(Ф. 1. Оп. 1. Д. 1. Л. 50).
название
организации с
указанием
вышестоящего
ведомства
название филиала
или
представительств
а
название
структурной
части (функции,
отрасли)
аннотация (при
необходимости)
заголовок дела
индекс дела по
номенклатуре
крайние даты
документов дела
количество
листов
архивный шифр
14.
Опись дел, документов —архивный справочник,
предназначенный
для раскрытия состава и содержания
единиц хранения/единиц учета,
закрепления их внутрифондовой
систематизации и учета; состоит из
описательных статей единиц
хранения/единиц учета, итоговой
записи, листа-заверителя и
справочного аппарата к описи.
информационна
я (раскрывает
состав и
содержание
документов)
Функции
классификацион
ная (закрепляет
систематизацию
дел внутри
фонда).
учетная
(обеспечивает
учет дел)
15.
Внутренняя описьдокументов дела
для учета документов
постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения,
учет которых вызывается
спецификой данной
документации (особо
ценные, личные, судебные,
следственные дела и т.д.), а
также
для учета дел постоянного и
временного (свыше 10 лет)
хранения,
сформированных по
разновидностям документов,
заголовки которых не
раскрывают конкретное
содержание документа.
16.
постоянногохранения
Описи
структурных
подразделений
(сдаточные) и
сводные описи
по личному
составу
временного
хранения
(например, 5 лет и
выше, 10 лет и
выше, свыше 10 лет
(по усмотрению
организации)
1. описание дел
2. организация
документов и дел в
пределах архивного
фонда (разработка
классификационной
схемы дел фонда и
классификации дел
фонда)
4. составление
справочного
аппарата и
оформления описи
3. составление
собственно описи
документов;