Основные требования к организации рабочего места руководителя

1. Тема: «Основные требования к организации рабочего места руководителя»

2.

Организация рабочих мест в организациях бывает двух видов:
• зальная;
• кабинетная.
Зальная структура допускает размещение практически
неограниченного числа рабочих мест в одном зале. Между
столами или группами столов ставят лёгкие перегородки; обычно
они не доходят до потолка и лишь визуально создают некоторую
иллюзию изолированности; сотрудникам приходится работать в
условиях "речевого коктейля".
Ещё один способ организации труда в служебном помещении:
несколько столов ставятся вместе – четыре или шесть. Поверхность
каждого стола является индивидуальным сектором работы.
Специфическая расстановка столов даёт возможность менеджеру
видеть, чем занимаются подчинённые, и консультируя одного из
них, давать одновременно пояснения и другим сотрудникам. За
такой группой столов, легче обсуждать возникающие вопросы,
принимать совместные решения.

3.

Кабинетная система может быть представлена помещениями двух
видов:
– в помещении, состоящем из одной комнаты, размещаются не более
5-8 столов сотрудников;
– помещение для одного лица – менеджера.
Стандартный кабинет менеджера предполагает наличие трёх зон –
рабочей, совещательной и зоны неформального общения.
В рабочей зоне находится стол менеджера; рабочий стол может быть
дополнен различными техническими средствами – компьютером,
факсом и т.п. В совещательной зоне находится достаточно большой
стол, т.к. часто совещания проводятся прямо в кабинете
менеджера, а не в отдельной совещательной комнате. На столе
обычно лежит стопка листов бумаги,чтобы можно было сделать
запись. Зона неформального общения – несколько кресел
журнальный столик, иногда здесь же – бар. Мебель и площадь
зоны неформального общения зависят от должностного уровня
менеджера, масштаб его деятельности и деятельности
организации.

4.

• В современном деловом мире принято стены служебных
помещений разного назначения красить или оклеивать
обоями светлых нейтральных тонов – светло-серым,
бежевым и т.п.
• Пол в служебном помещении все чаще стали делать из
плитки – в коридорах, холлах. Паркет – дорогостоящее
покрытие, поэтому паркетный пол – для отдельных
кабинетов менеджеров, для парадных служебных
помещений, в остальных случаях – стандартное
напольное покрытие с меньшим или большим ворсом или
ламинат.
• Вполне уместны украшения в служебных помещениях,
однако их допустимый перечень весьма ограничен – это
эстампы, картины, гравюры, однако содержание
вышеперечисленных предметов изобразительного
искусства не должно носить агрессивный или
провоцирующий уныние характер. Чаще всего это
пейзажи, натюрморты, излучающие спокойствие,
уравновешенность.

5.

Прекрасным украшением служебных помещений
всех типов могут быть цветы. Они не только
украшают, но и создают неформальную
атмосферу, смягчают психологическую
напряжённость, если ситуация близка к
конфликту. Предпочтительны цветы с крупными
листьями, или небольшие вечнозелёные
деревья в кадках ,стоящих на полу.
В служебных помещениях для рядовых
исполнителей есть потребность иметь в
доступном виде различные информационные
материалы; имеет смысл оформить их таким
образом ,чтобы они одновременно служили и
украшением.

6.

В настоящее время в мировой практике принято
оборудовать рабочие помещения организации
стандартной мебелью, выпускаемой сериями,
комплектами – на разные вкусы, большей или
меньшей стоимости. Частные компании иногда
используют для служебных кабинетов менеджеров
высшего уровня мебель не стандартную, а
изготовленную индивидуально, иногда даже
вручную, т.е. дорогую мебель, чтобы подчеркнуть
должностной ранг хозяина кабинета.
Для обеспечения сотрудника достойным рабочим
местом необходимо, руководствуясь
организационной схемой предприятия, учитывать
"протокольные особенности" данного служебного
места, выделенного для сотрудника данной
должности.

7.

Подобно тому, как ваша речь и внешний вид должны
соответствовать представлениям об образе
перспективного служащего, так и интерьер рабочего
помещения относится к области делового этикета.
Практически любой служебный интерьер отражает имидж
организации.
Надо стремиться к тому, чтобы то место, где вы принимаете
людей, произвело как можно лучшее впечатление, и
атмосфера этого места способствовала вашей служебной
карьере, а не тормозила бы ее. Из всего этого следует, что
кабинет должен соответствовать нормам, принятым в
вашем учреждении, также вашему положению в рамках
вашей деятельности.
Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут
приходить много незнакомых друг с кругом клиентов или
покупателей, которым в ожидании предстоит провести
вместе в одном помещении от нескольких минут до часа,
не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более
подойдут кресла для посетителей.

8.

• Рядом с креслами для посетителей рекомендуется
разложить на выбор множество журналов, которые
можно полистать. Там же можно поставить телефон,
которым клиент может воспользоваться, чтобы
позвонить в то или иное место.
• Для создания впечатления преуспевающего
служащего следует выполнять правила:
• Воспринимайте ваш офис как свой дом независимо
от его размеров и продумайте все мелочи с точки
зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы
обстановку и убранство собственного жилища.
• В офисе всегда должно быть чисто и приятно.
• Если вам для работы обязательно нужны горы бумаг,
устройте аккуратную, прибранную приемную для
посетителей, а текущую работу делайте в другой
комнате.

9.

• Постарайтесь не обедать за рабочим столом. Если нет
другого выхода, убедитесь, что поблизости нет
никого из клиентов или посетителей, которые могли
бы это видеть, а после еды непременно все уберите .
• Попробуйте взглянуть на свое рабочее место глазами
постороннего человека, а потом ответьте на вопрос:
захотел бы я прийти к человеку, работающему в
таком кабинете.
• Как известно, немало важным фактором
поддержания работоспособности сотрудников в
течение рабочего дня является правильно
выбранный тип освещения. Он должен выбираться в
зависимости от таких обстоятельств, как наличие на
столах дисплеев, доступность естественного
дневного света.

10.

• Рекомендуемые стандарты освещения:
• В приемной для создания ощущения комфорта
наиболее приемлем мягкий отраженный свет; стол
секретаря освещается местными источниками.
• В рабочих кабинетах свет может быть рассеянным,
без местных источников.
• Когда люди работают в основном с экраном , верхний
свет может быть минимальным, а местный должен
эффективно освещать клавиатуру и бумаги на столе.
• Не рекомендуется пользоваться встроенными
светильниками в кабинетах, руководителей,
переговорных комнатах и приемных - словом, везде,
где важно создают ощущение комфорта и
расположить посетителей в свою пользу.

11.

• Если у вас есть возможность принимать
участие в обсуждении вопроса, какого цвета
должны быть стены вашего кабинета, то
следует знать, что помещение со светлыми
стенами кажется просторнее, с темными как бы сокращается в размерах.
• В многолюдных помещениях, какими часто
и являются офисы, цветовая гамма должна
быть как можно спокойнее, поэтому до сих
пор считается наиболее классическим
светло-серый цвет.

12.

Стиль интерьера, качество и марка мебели несут
информацию о хозяине помещения, являются слагаемыми
имиджа организации. По стилю интерьера вашим
клиентам и прочим посетителям будет легче судить об
организации без предварительного знакомства.
Различают следующие стили интерьера:
• Классика, которая чаще всего используется в так
называемых VIР - зонах, где работают и встречаются топ –
менеджеры.
• Классика модернизма.
• "Экологический" стиль.
• Хайтек. еще одно модное направление,
распространившееся в серьезных офисах, - различные
вариации на темы "высоких технологий".
• "Выпендреж". Некоторым фирмам важно показать
творческий подход к проблеме заказчика: чем
"сумасшедшее" офис компании, тем интереснее она
подойдет к решению задачи клиента.

13.

• Отдельно несколько слов о помещении, где обычно
ведутся переговоры. Комната должна быть
обставлена сугубо функционально: удобные кресла и
столы, если надо - демонстрационный экран и
воспроизводящая аппаратура, возможно, букет
цветов, но не на высоких ножках и вазах.
• Приведем рекомендации специалистов по поводу
оформления офиса:
• Не следует покупать сверхдорогие кабинеты
руководителей и в то же время самые дешевые столы
и стулья для сотрудников, ведь в процессе деловых
отношений деловые партнеры будут работать не
только и не столько с генеральным директором,
сколько с конкретными исполнителями.
• Помещения, где работают с бумагами или
компьютерами, принято обставлять мебелью
холодных тонов, она меньше отвлекает от работы.

14.

• Для офисов, где принимают клиентов,
выбирают обстановку светлого дерева теплых
оттенков, такой интерьер создает
располагающую к общению атмосферу.
• Работникам сферы услуг можно покупать
ультрамодную мебель вызывающих цветов.
Они хотят произвести самое сильное
впечатление на посетителей и используют
яркий интерьер в качестве приманки для них.
Руководство должно позаботиться о том, чтобы
организация работы в позволяла работнику
концентрироваться на деле, а не заниматься
борьбой с незапланированными посетителями
и шумом или поисками обогревателя.

15.

Средства, которых вполне достаточно, чтобы устранить
основные раздражающие и отвлекающие факторы:
• В грамотно спланированном офисе люди, занятые
разными делами, не смешиваются между собой: те,
кто постоянно "сидит" на телефоне, отделены от тех,
кому важна концентрация на цифрах или текстах.
• Переговоры проводятся в специальной комнате и не
мешают тем, кто находится в рабочем помещении.
• Место секретаря с телефонами и с постоянными
посетителями также выделено в отдельную зону.
• Мощный копировальный аппарат с его шумом и
озоновыми испарениями тоже располагается в
стороне от рабочих мест.

16.

Представления архитекторов и менеджеров о дизайне
офиса будущего развиваются одновременно в двух
направлениях:
• Создание пространства для максимально продуктивной
работы сотрудников, которым необходимо
присутствовать в офисе.
• Как "выставить людей за дверь", т. е. дать им
возможность эффективно работать дома или в дороге.
• Виртуальный офис можно создать и в интернете. Другое
рациональное и радикальное решение сокращения
расходов по аренде предлагают архитекторы. Они также
называют его "виртуальный офис", т. е. пространство, где
у человека нет закрепленного за ним места. Благодаря
развитию компьютерных сетей и связи люди получают
возможность работать дома или в дороге, а деловые
встречи все чаще проводятся вне офиса. Дизайнеры
приходят к выводу, что выделять постоянное место
человеку нерационально и к тому же просто дорого.

17.

Полный вариант виртуального офиса выглядит
так. Сотрудник заранее бронирует для себя
рабочее место в офисе на определенный день и
срок ему сообщают номер места, и к прибытию
человека там, как в хорошей гостинице, будет
все, что необходимо, вплоть до нужных
материалов, личной тумбочки и имени на двери.
Компьютер на рабочем столе подключен к
Интернету и, конечно, к внутренней сети самой
компании и ее базам данных. Сотрудник
подтверждает свое прибытие с помощью
магнитной карты, на рабочее место переводится
его номер телефона. Покидая офис, сотрудник
предупреждает с помощью той же карты, что
место освободилось.

18.

Основные положения организации
труда на рабочих местах
производственных участков
подходят и для организации
рабочих мест служащих. Главной
задачей является экономия
физической и умственной энергии
руководителя с целью повышения
производительности труда.

19.

При проектировании оснащения процесса управленческого
труда техническими средствами обеспечивается
комплексное использование средств оргтехники по видам
работ:
• накопление, обработка, хранение и передача информации
средствами компьютерной техники;
• составление текстовой документации;
• обработка входящих и исходящих документов;
• копирование и размножение документов;
• хранение, поиск, транспортирование (передача)
документов;
• чертежные работы;
• вычислительные операции;
• обеспечение оперативной связи и сигнальной
информации;
• оснащение оборудованием и мебелью служебных
помещений.

20.

Санитарно-гигиенические условия труда служащих должны соответствовать
установленным общегосударственным нормативам и нормам.
Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда
служащих
Микроклимат (СН 245—71)
Показатели
Значение
показателей
1. Температура
(°С)
1.1. Теплый
22—25
период
Года
1.2. Холодный 20—22
период года
2.
60—90
Относительная
влажность
воздуха
3. Скорость
До 0,3
движения
воздуха (м/с)
Уровень освещенности (СНиП
I1A.9— 71)
Показатели
Значение
показателей
(ЛК)
Общий
300
Уровень шума (звука) (СН 245—
71)
Показатели
Значение
показателей
(ДБ)
Нижний
60
Всеми
Верхний
источниками света
750
75

21.

Благоприятные климатические условия на рабочих местах
руководителей может обеспечить применение
вентиляционных установок, «лучистого отопления»,
системы кондиционирования воздуха. Для ослабления
шумовых воздействий, создающих нерабочую
обстановку, нужно использовать звукопоглощающие
плиты, ковры, специальную телефонную сигнализацию.
Большое значение имеет декоративное оформление
кабинетов, рабочего места: шторы, цветы, продуманное
цветовое оформление, красивые светильники. Разумная,
художественно выполненная расстановка мебели,
поддержание чистоты делают рабочее место
привлекательным, повышают работоспособность,
улучшают настроение, снижают усталость, делают труд
более праздничным. С этой точки зрения присутствие на
предприятиях квалифицированного художника
экономически оправдано.