Штатное расписание Штатный список

1. Штатное расписание Штатный список

Правила оформления

2. Состав штатного расписания

Штатное расписание компании – это документ, в
котором отражен состав и число штатных
сотрудников.
Стандартный вариант его включает в себя
перечень должностных позиций,
сведения о количестве работников предприятия
и оплате их труда.
В последнем пункте указывают
размеры окладов, надбавки и
месячные отчисления.

3. Кто составляет штатное расписание

Составлять штатное расписание обязан
экономист по труду из отдела компании и
оплаты труда.
Об этом указано в
Квалификационном справочнике
должностей руководителей,
специалистов и других
служащих, постановление
Минтруда России № 37 от 21
августа 1998 года.

4. Ответственные лица

Фактически составление штатного
расписания – это задача, которая ложится
на специалистов кадрового отдела,
юристов и бухгалтеров.
Официальная ответственность за
документ лежит на руководителе
компании и главном бухгалтере, поскольку
эти лица его подписывают.

5.

6. Сроки штатного расписания

Составляют штатное расписания на любой срок.
Но, как правило, формируют штатное расписание
на год.

7. Разработка штатного расписания

Порядок разработки лучше отразить в инструкции по
делопроизводству, обозначив:
по каким правилам и в течение какого времени нужно
вносить изменения;
какую форму должен иметь приказ на утверждение
штатного расписания;
кто отвечает за создание и подписание данного документа
и приказов;
из чего состоят правовые и локальные нормативные акты
работодателя, которые становятся основой для создания
штатного расписания;
с кем из сотрудников надо согласовывать проект
штатного расписания вместе с изменениями в нем.

8. Нормативно-правовая база

При составлении штатного расписания
компании следует опираться на такие
нормативно-правовые документы, как:
Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов;
ТК РФ;
Единая тарифная сетка РФ.

9. В штатном расписании указывают:

название структурных единиц компании;
наименование должностей, специальностей,
разрядов;
количество единиц в штате;
сумму оплаты труда в соответствии с тарифной
ставкой (окладом);
сумму надбавок и суммарный объем
финансовых средств, которые каждый месяц
выделяют на выдачу заработной платы персоналу.

10. Названия подразделений

Названия подразделений указывают от более
значимого к менее важному. Пример:
руководящий отдел или администрация
(директорат, бухгалтерский отдел, кадровая служба
и т. д.);
отделы производственного назначения;
вспомогательные или обслуживающие
подразделения.
Графу «Профессия» заполняют строго на
основании тарифно-квалификационных
справочников и Общероссийского классификатора
должностей служащих и специальностей рабочих.

11. Указание должностей

Штатное расписание должно включать в себя указание
должностей в компании вместе с окладами по ним.
О конкретных сотрудниках при этом не упоминают.
Назначение работников на те или иные должности
производится в соответствии с приказом руководства уже
после утверждения расписания.
Следует понимать, что если должности называются
одинаково, то и трудовые функции работников должны
быть одинаковыми.
С позиции законодательства важно, чтобы равноценная
трудовая деятельность оплачивалась одинаково (ст. 22 и ч.
2 ст. 132 Трудового кодекса РФ).

12. Образцы заполнения

Поскольку альбомы единых форм первичных
учетных документов содержат рекомендуемые, а не
обязательные формы бланков, они могут меняться.
В унифицированные формы (за исключением форм
учета кассовых операций), утвержденные
Госкомстатом России, компания может вносить
дополнительные реквизиты, если потребуется.
Что касается реквизитов унифицированных форм,
они должны оставаться неизменными. Удалять
отдельные реквизиты из унифицированных форм
запрещено.

13.

Штатное расписание организации установленной формы
№ Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов.
Их список можно дополнять, если нужно.
Если необходимая информация для той или иной графы
отсутствует, ячейку просто не заполняют.

14. Штатная расстановка (штатный список) как неотъемлемая часть штатного расписания

15. Особенности штатного списка

Во многих компаниях ведется «рабочая» форма
штатного расписания — штатная расстановка.
Другое ее название — замещение должностей или
штатный список.
Основное, чем отличается этот документ от штатного
расписания, — динамичность, способность быстро
меняться в зависимости от того, какие качественные
и количественные изменения происходят в личном
составе компании.
Кроме того, приказ о его утверждении и
корректировке не требуется.

16. Информация по вакансиям

Так как из штатного расписания, где указано
общее число должностных единиц в компании,
нельзя понять, свободна должность или нет и кем
из работников она занята, в штатной расстановке
обычно указывают именно эту информацию:
фамилию и инициалы сотрудников фирмы,
находящихся на определенных должностях,
которые указаны в штатном расписании, вместе
со статусом должности — закрыта вакансия или
свободна.

17. Сведения и разработка штатного списка

Также в штатный список могут включаться следующие
сведения:
табельный номер работника, его трудовой стаж в
организации, особая категория (нет 18 лет, наличие
инвалидности, пенсионер с детьми до 3 лет и т. д.).
Штатный список можно разрабатывать на основе
утвержденного штатного расписания компании, добавляя
в него нужные графы на основании потребностей
конкретного предприятия.
В нормативных актах по сей день не установлено
обязанности по ведению штатной расстановки и общей
формы этого документа.

18. Условия хранения

Указан лишь период, в течение которого нужно
хранить документы, утратившие юридическую силу.
На основании Перечня типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с обозначением периода хранения,
утвержденного Росархивом 06.10.2000, штатные
расстановки необходимо хранить 75 лет после
создания новых.
При этом срок хранения штатного расписания равен
3 годам, начиная с года, следующего за тем, когда
оно утратило юридическую силу.

19. Утверждение штатного расписания

Разработанное штатное расписание обязательно должен
утвердить управленческий орган предприятия.
Как правило, документ готовят в конце года на
следующий.
Если компания не планирует расширять перечень
должностей, штатное расписание может действовать
больше года.
Следует помнить, что сначала выпускают приказ о
внесении штатного расписания. Только после издания и
подписания руководством документ обретает
юридическую силу.
Заменить приказ о штатном расписании можно
соответствующим распоряжением.
На приказе ставят порядковый номер. Форма составления
свободная.

20.

21. Внесение изменений в штатное расписание

Нередко случается так, что документ нужно
изменить (например, изменить нормативноправовые акты, добавить или упразднить
должностную единицу и т. д.).
Здесь можно пойти двумя путями: сформировать и
утвердить новое штатное расписание компании
(если кадровый ресурс фирмы существенно
преобразуется) или издать приказ на внесение
коррективов (если изменение штатного расписания
несущественно).

22.

23. Сезонное привлечение сотрудников

Деятельность множества предприятий предполагает
сезонное привлечение сотрудников.
При заключении срочных трудовых договоров с
этими работниками можно упомянуть об этом в
штатном расписании.
Для этого издается приказ, в соответствии с которым
перечень штатных единиц по соответствующим
должностям расширяется.
Также нужно обозначить период, на который они
вводятся (ст. 15, 16, 57 Трудового кодекса РФ).
Чтобы было удобно учитывать срок, в штатном
расписании можно указать графу «Период работы»
или обозначить эти сведения в графе «Примечание».

24. Чем может грозить отсутствие штатного расписания организации

25. Теория и практика

Приверженцы строгого выполнения правил
Трудового кодекса РФ уверены, что отсутствие
штатного расписания — это грубая ошибка, которую
допускают работодатели.
В теории на основании ст. 57 Трудового кодекса РФ
штатное расписание не обязательный документ,
особенно для предпринимателей — физических лиц.
На практике орган контроля обязательно
запрашивает такого рода перечень, чтобы понять, не
начисляются ли заработные платы с нарушениями.
Результат — при возникновении любых трудовых
споров, рассматриваемых в суде, расписание станет
весомым доказательством.

26. Административное взыскание

Административному штрафу по ст. 5.27 Кодекса об
административных правонарушениях РФ
подлежит руководство компании, в которой нет
штатного расписания.
Отсутствие данного документа значит, что
руководитель нарушает законы об охране труда,
что сопровождается штрафом в размере 1–5 тыс.
руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц (ст. 5.27
Кодекса об административных правонарушениях
РФ).

27. Отсутствие сведений

По сообщению ФС по труду и
занятости, сотрудника нельзя
принять в штат организации
на должность, отсутствующую
в штатном расписании, или же
если ее название не
соответствует наименованию
имеющейся в списке
должностей в штатном
расписании (письмо от
21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

28. Задание 22. Ответить на вопросы

1. Что такое штатное расписание и для чего оно
необходимо на предприятии?
2. Как оформляется штатное расписание, какие
сведения в него необходимо внести?
3. Что такое штатный список и для чего он нужен на
предприятии, в чем его отличие от штатного
расписания?
4. Укажите порядок утверждения и внесения
изменений в штатное расписание.
5. Насколько необходимо штатное расписание на
предприятии и чем грозит организации его
отсутствие?