Описи в системе архивных справочников. Лекция 2

1.

Описи в системе
архивных справочников
Спичак А.В., к.и.н.

2.

План лекции
1. Система архивных справочников организации
2. Методика составления описи дел, документов
3. Составление собственно описи и итоговых записей
4. Составление справочного аппарата к описи
5. Оформлении законченной описи дел, документов

3.

1. Система архивных справочников
организации
Опись дел, документов справочный и учетный
документ, содержащий
систематизированный перечень
единиц хранения/единиц учета
архивного фонда,
предназначенный для
раскрытия их содержания и
учета.
ГОСТ Р 7.0.8–2013
Функции описи
классификац
ионная
учетная
информаци
онная

4.

внутренняя
опись
электронные
описи дел
Виды
описи
описи дел,
документов всей
организации из
годовых разделов
Рекомендациями по
комплектованию, учету и
организации хранения электронных
архивных документов в
архивах организаций
(М., 2013)
описи
структурных
подразделений
(сдаточные)

5.

2. Методика составления описи дел,
документов
составление
классифика
ционной
схемы
составление
описи в каждой
структурной
части
составление
собственно
описи дел,
документов
заверяются
составителями
составление
итоговой
записи
составление
справочног
о аппарата
подписываются
руководителями
структурных
подразделений
оформлени
е (листзаверитель)
в
архивохранили
ще
объединяются в
годовой раздел
единой сводной
описи

6.

Сводная опись
постоянного
хранения
Опись
по личному
составу
В эл.
виде
В эл.
виде
В эл.
виде
В эл.
виде

7.

3. Составление собственно описи и
итоговых записей
Разработка классификационной схемы
номинальный
структурный
хронологиче
ский
хронологический
основные
классифика
ционные
признаки
авторский
второсте
пенные
функциональный
или отраслевой
корреспон
дентский
географическ
ий
тематический
предметновопросный

8.

в
определен
ных
структурн
ых
подразделе
ниях
документы
формирую
тся в
делопроиз
водстве по
годам
в
номенклат
уре дел
организац
ии
хронологически-структурная
схема
Номенклату
схема
ра дел
построения
Опись
дел/докуме
нтов

9.

дела относятся к тому году, в
котором они начаты в
делопроизводстве (переходящие
дела) или в котором они
переданы в данную организацию
/ структурное подразделение для
продолжения делопроизводством
планы, отчеты, сметы, штатное
расписание и документы к ним
относятся к тому году, на который
или за который они составлены,
независимо от времени их
составления
дела, начатые делопроизводством
в одном структурном
подразделении и переданные для
продолжения в другое
подразделение, относятся к тому
подразделению, в котором они
были закончены
делопроизводством
перспективные планы относятся к
начальному году их действия, а
отчеты за эти годы — к
последнему году отчетного
периода
личные дела систематизируются
по датам увольнения лиц и далее
— в алфавитном порядке их
фамилий

10.

Описатель
ная статья

11.

Продолжение таблицы

12.

Окончание таблицы

13.

Собственно
опись
документов
годовые
разделы,
включающие
описательные
статьи

14.

15.

Окончание таблицы

16.

Пример

17.

Опись дел временного (как правило, свыше 10 лет) хранения
временными сроками
хранения, как правило,
свыше 10 лет
Описи дел по
личному составу
постоянного срока
хранения (в
соответствии с
Перечнем 2010 г.)
Срок
хранения
75 лет (для
документов,
созданных до 1
января 2003 г.)
со сроком хранения 50
лет (для документов,
созданных после 1
января 2003 г.)

18.

Опись электронных дел, документов постоянного хранения
Объем,
мб
Опись электронных дел, документов постоянного хранения
Срок
хранения
Объем,
мб
Реестр документов (контейнеров электронных документов)
Дата
документа
Рег. №
документа
Наименование
документа
Объем, Мб
Примечания

19.

к каждому годовому разделу
в описи составляется
итоговая запись
к каждому последующему
годовому разделу, кроме итоговой
записи к первому годовому
разделу, составляется еще сводная
итоговая запись, в которой
суммируются показатели
предыдущих итоговых записей
годовых разделов
к каждому тому составляется
итоговая запись
к каждому последующему тому,
кроме первого, составляется еще
сводная итоговая запись, в
которой суммируются показатели
итоговых записей предыдущих
томов

20.

4. Составление справочного аппарата к
описи
титульны
й лист
указатели
(при
необходи
мости)
Состав
справочного
аппарата к
описи
список
сокращени
й (при
необходим
ости)
содержание
(оглавление)
предисло
вие

21.

Титульный лист описи
• полное название государственного/муниципального архива;
• полное название фонда, которым является название организациифондообразователя или названия организаций, вошедших в
объединенный фонд (с учетом признаков объединения);
• номер фонда;
• номер описи;
• название описи;
• крайние даты документов, включенных в опись.

22.

Пример содержания (оглавления) описи

23.

Предисловие
история организации-фондообразователя
история фонда
аннотация состава и содержания
документов в описи
состав справочного аппарата к описи
подписывается составителем с указанием
даты составления и должности

24.

это перечень предметных
понятий, встречающихся в
описи, с необходимыми
пояснениями и ссылочными
данными
задача - ускорить и облегчить
труд пользователя по работе с
описью
Указатели к
описи
могут быть предметными
(общими и специальными),
именными, географическими
(как разновидности
предметных),
хронологическими и др.
возможны комбинированные
указатели при незначительном
количестве личных имен,
географических названий и
предметов

25.

Указатели по форме могут быть глухими и
аннотированными (краткими или полными)
Примеры:

26.

Виды рубрик
рубрика простая
• Газета 7
рубрика сложная
• Газеты, тираж 7, 8, 9
Образование:
• низшее 25, 26;
• среднее 5, 9;
• высшее 12, 13, 35.
рубрика гнездовая
Оборудование:
• Газеты: «Известия» 7, 8, 9
• «Советский спорт» 10, 14, 16
• прием 11;
• ремонт 7;
• списание 8.

27.

«высшее образование»
«избирательная кампания»
Ударные или
ключевые слова
Ставятся на 1-е
место!
«сельское хозяйство»
Второе слово превращается в
пояснение, дополнение к первому
• Рельсы, их дефекты 4, 6, 8.
Инверсия
• Железнодорожные переезды — см.
переезды железнодорожные.
• Переезды железнодорожные 13, 21.
Инверсия перестановка слов или
словосочетаний,
нарушающая обычный
порядок слов или
словосочетаний.

28.

Методика составление указателя
1. каждое предметное понятие
выписать в отдельную карточку
2. дать к нему необходимые
пояснения
3. указать номера единиц хранения,
где встречается это понятие
4. систематизация по алфавиту (до
4-го знака)
5. инверсия
А
Арбитраж 5
Автомобиль:
грузовой 7, 8
легковой 8, 9
Архивы:
ведомственные 4, 5
государственные 7, 8
частные 13, 17

29.

В конце дела с
описью помещается
на отдельном листебланке листзаверитель
Пронумеровать
листы
Подшить или
переплести дело

30.

• неполное отражение документов архивного фонда организации
• в описи дел, документов за определенный хронологический период;
• отсутствие схемы классификации дел в описи (отсутствие разделов и подразделов);
• нарушение систематизации дел (в пределах подразделов);
• включение в опись дел, документов постоянного хранения
• дел с временными сроками хранения (за исключением тех случаев,
• когда необходимо обеспечить полноту состава архивного фонда);
• превышение допустимого количества листов в деле (более 250 лл.);
• отсутствие крайних дат документов дела;
• ошибки в подсчете количества дел в итоговых записях и сводных итоговых записях;
• отсутствие грифа согласования ЦЭК/ЭК организации;
• отсутствие элементов справочного аппарата к описи

31.

Список источников и литературы
Источники
1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных
и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» от 07.09.2015 №
38830.
Литература
1. Бурова Е. М., Муравьева Н. А. Справочник по архивному делу для
работников организаций. — (Серия «Управленческая безопасность» / под
общ. ред. А. Б. Безбородова). — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. — 396 с.