Процесс оформления служебных командировок

1.

Процесс оформления служебных командировок
Мануал по оформлению командировок
в системе ELMA

2.

Процесс оформления служебных
командировок
• Инициатор (сотрудник, направляемый в командировку) оформляет заявку на служебную командировку в электронном
виде в ELMA с целью снижения временных затрат на оформление бумажных эквивалентов. Поля, обязательные к
заполнению, отмечены звездочкой (*).
• Инициатор выбирает среди пользователей в ELMA непосредственного руководителя, который будет согласовывать
заявку на командировку. При выборе подразделения и согласующего руководителя можно воспользоваться строкой
поиска.
• Согласование заявки происходит также в электронном виде. При нажатии на зеленую кнопку заявка приобретает статус
«Согласована».
• Нормы суточных и нормы
командировочных расходов».
расходов
при
командировании
работников
установлены
в
«Матрице
лимитов
• При установке флажка «Получение суточных до командировки» сотрудник бухгалтерии получает задачу проверить
наличие задолженности сотрудника перед Компанией и, в случае отсутствия, рассчитывает средства к выдаче.
• При однодневном выезде необходимо внести данные в Журнал учета командировок (находится у офис-менеджеров).
• При командировке более 1 дня офис-менеджер приобретает билеты и бронирует проживание согласно матрице лимитов
командировочных расходов. При оформлении заявки на командировку инициатор может оставить комментарий для
офис-менеджера в соответствующем поле.

3.

Процесс оформления служебных
командировок: навигация по документу
• Инициатор слайд 4, слайд 5, слайд 8, слайд 16, слайд 19, уведомления по процессу слайд 22
• Руководитель инициатора слайд 6, слайд 7, слайд 17, слайд 18
• Офис-менеджер слайд 10, слайд 11
• Менеджер по КДП слайд 12
• Сотрудник бухгалтерии слайд 13, слайд 14, слайд 20
• Сотрудник казначейства слайд 15, слайд 21
Для задач при выборе корпоративного транспорта:
• логист слайд 23
• инициатор слайд 24
• руководитель слайд 25
• менеджер по КДП слайд 26
• Уведомления по водителям слайд 27

4.

Запуск процесса
Для запуска процесса нажмите «Запустить процесс» и выберите «Оформление служебных командировок». На стартовой форме прикреплен мануал.
Задачи ограничены по времени выполнения. Срок завершения указан в верхней части формы задачи.

5.

Задача инициатора «Создать заявку на командировку»
Определяется
автоматически
Можно воспользоваться
строкой поиска
Рассчитывается
автоматически
При установлении флажка инициатор
получит инструкцию по списанию образцов
Можно воспользоваться
строкой поиска

6.

Задача руководителя «Согласовать заявку на командировку»
При нажатии на кнопку «На доработку» появится окно для
добавления комментария для инициатора

7.

Задача руководителя «Согласовать заявку на командировку»

8.

Задача инициатора «Внести уточнения в заявку на командировку»

9.

Задача офис-менеджера «Забронировать и приобрести авиа, ж/д - билеты и гостиницу»
Необходимо загрузить документы, подтверждающие
бронирование (будут направлены на электронную почту
командируемого сотрудника автоматически)

10.

Задача офис-менеджера «Забронировать и приобрести авиа, ж/д - билеты и гостиницу»
Внесение данных о затратах на командировку для систематизированного представления общих расходов на командировку.

11.

Задача сотрудника отдела кадров
«Оформить и организовать подписание приказа о направлении работника в командировку»

12.

Задача бухгалтера «Проверить задолженность сотрудника перед Компанией, рассчитать подотчетные средства»

13.

Задача бухгалтера «Проверить задолженность сотрудника перед Компанией, рассчитать подотчетные средства»

14.

Задача сотрудника казначейства «Выдать подотчетные средства»

15.

Задача инициатора (возникает в последний день командировки, срок выполнения 3 дня)
«Подготовить авансовый отчет, отчет по командировке, предоставить оригиналы документов в бухгалтерию»
Внесение
данных о
затратах на
командировку для систематизированного
представления общих расходов на
командировку.

16.

Задача руководителя «Проверить отчет по командировке»

17.

Задача руководителя «Проверить отчет по командировке»

18.

Задача инициатора «Доработать отчет по командировке»
Задача возникает при наличии уточнений от руководителя

19.

Задача бухгалтера
«Проверить и организовать подписание авансового отчета, рассчитать подотчетные средства к выдаче»

20.

Задача сотрудника казначейства «Выдать подотчетные средства на основании авансового отчета»

21.

Уведомления по процессу
• Уведомление на почту инициатора: результат согласования заявки на командировку руководителем
• Уведомление на почту инициатора: комментарий
руководителя по отчету по командировке
• Уведомление на почту инициатора: документы,
подтверждающие бронирование от офис-менеджера

22.

Задача логиста «Назначить водителя на командировку»

23.

Задача инициатора «Редактировать данные в заявке на командировку»
Задача возникает от логиста, если есть проблема
с назначением водителя на командировку, и
требуется изменить параметры командировки
(даты, вид транспорта и др.)

24.

Задача руководителя «Согласовать изменения в заявке на командировку»
Задача возникает, если есть проблема с
назначением водителя на командировку, и
инициатор меняет параметры командировки
(даты, вид транспорта и др.)

25.

Задача сотрудника отдела кадров
«Оформить и подписать приказ о направлении водителя в командировку»

26.

Уведомления по процессу
• Уведомление на почту инициатора: результат согласования заявки на командировку руководителем