Дорожная карта`22. Действия компании по внутренним улучшениям

1.

Дорожная карта`22
Действия компании по внутренним улучшениям

2.

Что нам предстоит
28.03.2023
ООО КРоСС, Лтд
2

3.

План действий
#
1
2
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Отсутствует строгая очередность выполнения поставленных задач.
Задачи поступают от разных руководителей отделов в один
промежуток времени с практически одинаковым сроком
Общая проблема, решается набором мероприятий
исполнения. Внезапная задача вырывает своей срочностью из
по разграничению и регламентации процессов
выполнения предыдущей не менее важной задачи не давая тем
самым полноценно завершить начатое.
Общая проблема, решается набором
Процесс под названием "у задачи нет хозяина", но делать надо.
мероприятий по разграничению и
регламентации процессов
Ответств
енный
Сроки
Руководит
ели
Бычков К.
КН35
Руководит
ели
Бычков К.
КН35
3
Передача задач от одного сотрудника к другому из-за нежелания
вникать и разбираться. Проще перекинуть на другого.
Общая проблема, решается набором
мероприятий по разграничению и
регламентации процессов
Руководит
ели
Бычков К.
КН35
4
Обмен информацией между отделами и сотрудниками. Зачастую
поступившая обновленная информация в один отдел, не доходит
до другого и он работает со старыми данными.
Общая проблема, решается набором
мероприятий по разграничению и
регламентации процессов
Руководит
ели
Бычков К.
КН35
Запланировано
28.03.2023
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Статус
Коммента
рий
Отменено
3

4.

План действий
#
1
2
3
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
При заключении договора - создается паспорт в Б24 и
1С и дальше все работают в этом объекте и физика и
Оформление командировок (отсутствие полной база
деньги
данных по объектам с реквизитами, сроками)
Описать процесс оформления командировок и
продумать систему автоматизации
Составление регламента и информирование
Учет рабочего времени (отсутствие единой системы
руководителей и сотрудников о ведении рабочего
учета раб.времени)
времени в Б24
Учет топливных карт и сим карт с 8 до 17
Запланировано
28.03.2023
Вынесение данной проблемы на уровень директора
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Ответственный
Сроки
Румянцева О.,
Бычков К.
КН31
Румянцева О.,
Бычков К.
КН30
Шахбазов Д.
Румянцева О.,
Ларина Л.
КН30
Ста Комментар
тус ий
Отменено
4

5.

ДокументООборот
28.03.2023
ООО КРоСС, Лтд
5

6.

План действий
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Ответственны
Сроки
й
Процесс заключения договоров с Подрядчиками и сопутствующие
действия (роль и ответственность руководитель-юрист)
Процесс документооборота (договора, счета, акты сдачиприемки; обмен материалами между г. Калуга и г. Москва;
предоставления новой/обновленной информации)
Создать типовые формы договоров с нашей
стороны
Юрист
?
Написание регламента по физическому
документообороту
Бурсук Е.
Бычков К.
Кузахмедова Д.
К30
3
Процесс получения оплаченных платежных поручений по
выставленным счетам
Документооборот, выгрузка платежек
автоматически тому кто прислал счет в реестр
Ларина Л.
Лагутенко С.
4
Операции по подаче документов через гоуслуги
Обсудить с директором и Лагутенко С. доступ к
госуслугам без подписи
Курошев Д.
Бурсук Е.
#
1
2
5
6
Поиск жилья для командировочных (секретарь)
Отправка корреспонденции (эл.) вкл. составление писем
(секретарь)
Запланировано
28.03.2023
КН29
Ларина Е.
КН30
Бурсук Е.
КН29
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
?
КН29
Написать и согласовать регламент по
командировкам с директором (требуется понимать Бурсук Е.
за 2 дня до платёжного дня)
Проанализировать работу с корпоративной картой
в рамках командировок и других платежей
1С электронный документооборот. Описание
процесса+регламент+ознакомление
Статус
Комм
ентар
ий
Отменено
6

7.

План действий
#
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Ответственны
Сроки
й
7
Пропускная система в ОП Москва (секретарь)
Согласовать с директором предоставление
пароля к личному кабинету для ОП Мск
Бурсук Е.
КН29
8
Инструкции по делопроизводству/бланки писем/приказов/пр.
(общедоступные)
Каждое подразделение выкладывает в Б24 свои
типовые приказы, типовые формы документов и
писем, утвержденные в организации.
Руководители
КН30
9
Передача документации между отделами/офисами
Организация передачи пакетов документации,
разделенная по отделам. В рамках 5S
Кузахмедова Д.
Бурсук Е.
КН29
10
Электронные реестры документов
Создать общую папку на Б24 и сделать рассылку
Бычков К.
Румянцева О.
КН29
Описание процесса и регламент что и кто собирает
– первичная документация + ознакомление
руководителей
Ларина Л.
Бычков К.
Prio 1
Трудоемкий и несвоевременный сбор первичной
документации/бухгалтерия
11
Не своевременное предоставление хоз договоров - уже после
оплаты, либо их отсутствие вовсе
Запланировано
28.03.2023
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Комм
ентар
ий
Статус
Отменено
7

8.

План действий
#
1
2
3
4
5
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Ответственны
Сроки
й
Несвоевременная сверка с контрагентами и отсутствие
процесса отслеживания краткосрочной и долгосрочной
задолженности, и в принципе задолженности
Нужна некая общая модель не столько бюджетирования,
сколько финпланрования с перспективой в 1 месяц, с
указанием потенциального поступления по договорам и
сроков по оплатам с суммами.Об экономисте+1С пакет
планирования и бюджетирования
Ларина
Бычков
Автоматическое передача оплаченных платежных поручений
сотрудникам, направившим счета в бухгалтерию для оплаты Рассмотреть данный процесс в рамках блока 1С
(без напоминания по телефону или поиска самостоятельно в планирование и бюджетирование
Ларина Л.
распечатанном виде)
Получена стоимость блока. Договорённость с директором- Бычков К.
1С документооборот, счет крепится к объекту и направляется покупка блока бюджетирования и планирования после
в реестр, директор видит реестр сразу со счетом объектом
внедрения предыдущих блоков
суммой и подписывает ЭП все пошло в оплату.
Операции по взаимодействию с сотрудниками ПТО (которые К обсуждению функционала «Инженера по
Бычков
часто занимаются разъездной работой по согласованиям
согласованиям»
Перельмутер
проектов, стройки и исполнительных документов)
+плоттер/сканер + курьер?
Сложное оформление страхования и банковских гарантий
для обеспечения исполнения договорных обязательств по
Договора вносить в 1С (или аналог) документооборот.
Пугачева С.,
некоторым договорам. Нет возможности постоянно
Речь идёт о функции экономиста. Требуется обсуждение с
Бычков К.
контролировать данные процессы. Нет возможности
директором. Заранее продумать обоснование
систематизировать данные постоянно, систематизация
происходит волнообразно.
Автоматизация расчета зп (премии/переработки)
28.03.2023
К функционалу Finance BP
ООО КРоСС, Лтд
Ларина
Румянцева
Комм
ентар
ий
Статус
Prio 2
Prio2
Prio 2
Prio2
Prio2
8

9.

План действий
#
1
2
3
4
Проблематика
Ответственны
Сроки
й
Действия​ / Мероприятия
Нет сейфа для отдела кадров (рядом с рабочим местом) - Согласование с директором закупки сейфа для хранения
сохранит информацию/перс.данные
персональных данных.
Нет персонального принтера в отделе кадров (сэкономит
Согласование с директором закупки персонального принтера.
время, сохранит информацию)
Неоптимальное расположение сотрудников по
Составление плана оптимального размещения сотрудников в
кабинетам. Отсутствие переговорной комнаты
Клг.
(совещания и собеседования в общих офисах, подбор
Фактический переезд.
удалённо)
Определение кому необходимы инструменты для
Переговоры по громкой связи-отсутствие гарнитур и
проведени видео/аудио конференций, узнать стоимость и
вебкамер
согласовать с директором
Румянцева О.
КН29
Румянцева О.
КН29
Бычков К.
Проектный
отдел
КН28
КН30
Бычков К.
Руководители
КН29
5
Хаос на паблике – нет единой структуры диска
(самостоятельно ничего не найти)
Создание электронных реестров документов. Общее место
хранения вместо паблика - Б24 общий диск доступ у всех
Клг, ОП Мск, ОП ХМАО
Бычков К.
Руководители
КН29
КН30
7
Отсутствие порядка на рабочих местах и местах общего
пользования (бумажный хаос)
Обучение руководителей и сотрудников по 5S.
Фактическая организация рабочего места
Бычков К.
Руководители
КН29
КН30
Запланировано
28.03.2023
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Комм
ентар
ий
Статус
Отменено
9

10.

План действий
Ответственны
Сроки
й
#
Проблематика
1
Трудоемкий и временно затратный процесс по проверке Для решения данной проблемы требуется система
путевых листов
мониторинга. Запросить КП и согласовать с директором
Запланировано
28.03.2023
Действия​ / Мероприятия
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Савченко В.
Статус
КН30
Отменено
10
Комм
ентар
ий

11.

План действий
#
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Ответственны
Сроки
й
1
Задержка сроков проведения инвентаризации
Определение конкретных сроков (ежегодно, ежеквартально,
ежемесячно) для инвентаризации и их регламентация.
Зав.складом,
Ларина Л.
КН35
2
Не организован процесс инвентаризации
Описание процесса (этапы, ответственные, периодичность,
сроки)
Зав.складом,
Ларина Л.,
КН35
3
Процесс широкоформатной печати для нужд ОП г. Москва Закупка орг.техники-плоттер/сканер для ОП Мск
Запланировано
28.03.2023
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Статус
Захаров М.
Отменено
11
Комм
ентар
ий

12.

План действий
#
1
2
3
Проблематика
Ответственны
Сроки
й
Действия​ / Мероприятия
Некоторые программы, установленные на компьютере
Создавать задачи в Битрикс24 с конкретными сроками для
Руководители
работают плохо, что тормозит процесс (в том числе Excel) сис.админа
Процесс обработки полевого материала. Нет единого
программного продукта для выполнения этой задачи, в Введение единой системы обработки геодезического
Борисова О.
следствии дальнейшая камеральная обработка
материала (обучение и определение конкретной программы)
затягивается.
Процесс по обслуживанию персональных компьютеров Создавать задачи в Битрикс24 с конкретными сроками для
Руководители
(оргтехники) сотрудников
сис.админа
Запланировано
28.03.2023
Выполняются
Выполнено
ООО КРоСС, Лтд
Статус
Перман
ентно
КН30
Перман
ентно
Отменено
12
Комм
ентар
ий

13.

Воркшоп по проектам
28.03.2023
ООО КРоСС, Лтд
13

14.

План действий
#
1
2
3
4
5
6
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Ответственны
Сроки
й
Комме
нтари
и
Статус
Формирование отчетов должно быть реализовано в Битриксе
в автоматическом режиме. необходимо создать типовую
Формирование отчетности о состоянии проектов
форму по объектам (паспорт) которую бы заполняли
(длительный, цикличный процесс, требующий много
участники проекта в процессе работы, согласно своих
времени и внимания)
полномочий и ролей, а исходя из такого паспорта с типовым
набором данных формируется "одной кнопкой" типовой
отчет
точно так же можно создать типовую форму и список
Процесс сбора исходной информации по объекту, выезд исходных данных для выполнения пир и отразить в
на местность, общение со стороной заказчика
"паспорте". Для каждого типа проекта как правило +требуется один и тот же перечень исходных данных.
Нужен стандарт на ОТР, ПД и РД, и типовые формы, проще
Отсутствие единой системы формирования проектной
обучать новых сотрудников, стандарт по наполнению РД документации, отслеживания изменений.
проще контролировать любой проект
Процесс подготовки к стройке отдела СМР информация запрашивается частями, чаще всего по
мере возникновения трудностей, отсутствует
Организация проекта со стороны РУПа
подготовка перед выходом на стройку практически
совсем. Очень часто приходится отрывать людей из
проектного отдела для решения задач отдела СМР.
Процесс совместного осмотра объекта - отсутствует,
влечет за собой часто перепроектирование при стройке
Улучшение коммуникации между СМР и отделом
проектирования
Отсутствие доступа к цифровым форматам проектов 28.03.2023
вызывает постоянное обращение к отделу ПИР по
ООО КРоСС, Лтд
битрикс, доступ к исходникам с огрничением прав!
14

15.

План действий
#
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Комме
нтари
и
Статус
Реструктуризация с назначением ответственных за проект
лиц из группы проектировщиков.
Оформление типовых форм документации и расчетов
Повышение квалификации сотрудников, обучение, выезды на
объекты, общение по своим объектам с СМР.
Введение в обязанности проектировщика формирования
перечня согласований по объектам нового строительства.
1
2
3
4
5
Выделить под каждого ГИПа, который занимается
отдельным направлением проектировщиков, при
необходимости они могут меняться и/или дополнять друг
друга при "запаре" другого направления
6
Привлекать к рассмотрению новых заявок на ПИР и СМР
ГИПов и проектировщиков, которые, изучив ТЗ, могут
увидеть сразу же те или иные "подводные камни"
7
Ответственны
Сроки
й
Составление форм выполненных работ. Процесс иногда
трудно оперативно завершить из-за сбора информации
из других отделов (уточнение объемов работ, поиск
накладных и отчетных документов в бухгалтерии,
получение счетов и счет-фактур от бухгалтерии).
Неточные данные по объемам приводят к
неоднократному переделыванию форм КС-2. В связи с
большим объемом производственных задач нет
28.03.2023систематизировать данные.
возможности
Описание процесса и матрицы ответственных
ООО КРоСС, Лтд
РУП,
Руководитель
проектного
отдела
15

16.

План действий
#
7
8
9
10
11
12
13
Проблематика
Действия​ / Мероприятия
Ответственны
Сроки
й
Распределение проектных работ на проектировщиков как
следствие п.2
Взаимодействие с проектировщиками - постановка им
задач на выполнение
Организация однотипной документации (оформление,
структура и тд.)
Взаимодействие с секретарем-делопроизводителем в
онлайн режиме, регистрация писем
Взаимодействие с отделом геодезических изысканий
Составление сметной документации. Сбор счетов и
задачи в Б24 сроки и ответственные + Романа снять со склада,
коммерческих предложений для конъюнктурного
Пугачёва С.
иногда физически не успевает.
анализа цен. Не во время предоставляют проекты на
Тема выносится на воркшоп по проектам
осмечивание.
Своевременная отдача проектов для осмечивания после
Пугачёва С.
Тема выносится на воркшоп по проектам
внесения в них корректировок.
28.03.2023
ООО КРоСС, Лтд
Комме
нтари
и
Статус
29КН
29КН
16

17.

Спасибо
.. если все правильно организовать, то все правильно и пройдет.
28.03.2023
ООО КРоСС, Лтд
17