Система управления базами данных Microsoft Office Access (лекция 16)

1. Представление об организации баз данных и СУБД Система управления базами данных Microsoft Office Access

2. Интерфейс программы

3. Понятия БД и СУБД

База данных – совокупность сведений о конкретных объектах
в какой-либо предметной области.
База
данных
–
структурированных данных,
предметной области.
поименованная
совокупность
относящихся к определённой
Система управления базами данных (СУБД) – комплекс
программных и языковых средств для создания баз данных,
поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в
них необходимой информации.

4. Структура базы данных

Большинство баз данных имеют табличную структуру.
В базах данных столбцы называются полями, а строки записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи
составляют информацию, которая в ней содержится.
Поля таблицы
Название таблицы
Записи таблицы

5. Свойства полей

Поля - это основные элементы структуры базы данных. Они
обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы
данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что
можно делать с данными, содержащимися в поле.
Основным свойством любого поля является его длина. Длина
поля выражается в символах или, что, то же самое, в знаках.
От длины поля зависит, сколько информации в нем может
поместиться.

6. Типы данных

• Текстовый – алфавитно-цифровые данные (до 255 символов).
• Числовой – числовые данные.
• Денежный – данные о денежных суммах, хранящихся с 4 знаками
после запятой.
• Счетчик – уникальное длинное целое, генерируемое Access при
создании каждой новой записи.
• Логический – для ввода логических данных, имеющих только два
значения (Да или Нет; 0 или 1; Истина или Ложь и т. п.)
• Поле объекта OLE – картинки, музыка, видео.
• Гиперссылка – адрес ссылки на документ или файл.
• Дата и время.

7. Связи таблиц и их типы

• «Один-ко-многим» - каждой записи в таблице A могут соответствовать
несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более
одной соответствующей ей записи в таблице A.
• «Один-к-одному» - запись в таблице A может иметь не более одной
связанной записи в таблице B и наоборот.
• «Многие-ко-многим» -одной записи в таблице A могут соответствовать
несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько
записей в таблице A.

8. Ключевое поле

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по
записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в
другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.
• Уникальное поле - это поле, значения в котором не могут
повторяться.
• Ключевое поле – поле, значение которого служит для
однозначного определения записи в таблице. Обычно цифровой
код.
• Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих
идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между
таблицами.

9. Создание связей между таблицами

Вкладка Работа с базами данных группа
Показать или скрыть кнопка Схема данных
в окне Добавление таблицы выделить
необходимые таблицы кнопка Добавить

10. Основные объекты MS Access

Таблица – хранилище информации.
Создание таблицы:
Вкладка Создание группа Таблица кнопка Конструктор таблиц
Настройка подстановок:
Выделить нужное поле в
нижней панели Свойства
поля
выбрать
вкладку
Подстановка
выбрать
нужный
Тип
элемента
управления в строке Тип
источника строк выбрать
нужный источник

11. Основные объекты MS Access

Запрос – специальные структуры для обработки данных базы. С
помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают,
изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.
Создание запросов:
• Выделить источник запроса (таблица) Вкладка Создание
группа
Другие
кнопка
Конструктор
запросов
В окне Добавление таблицы выбрать необходимую таблицу
Добавить Закрыть
• Перенести все поля таблицы двойным щелчком мыши
• Ввести в строке условие отбора требуемую для поиска информацию

12. Основные объекты MS Access

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.
Создание отчетов:
Выбрать источник отчета (таблица или запрос) Вкладка Создание
Группа Отчеты кнопка Отчет сформированный отчет закрыть и
сохранить присвоить имя для отчета ОК
Форма - объект, который можно использовать для создания
пользовательского интерфейса.
Создание форм:
Выбрать источник отчета (таблица или запрос) Вкладка Создание
Группа Формы кнопка Форма полученную форму закрыть и сохранить
присвоить имя для формы ОК