Внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО)

1.

Внедрение системы
кадрового электронного
документооборота (КЭДО)
Октябрь 2023

2.

Кадровый ЭДО
Какие действия можно будет проводить через КЭДО:
Уже реализовано:
Прием на работу
Отпуска (очередные/без сохранения з.п.)
Переводы (любые)
Пока в разработке:
Увольнение
2

3.

Как сейчас
Стопки ожидающих подписания документов
Обязательное физическое нахождение в
офисе / обязательная отправка подписанных
документов в офис Компании удаленными
сотрудниками
3

4.

Как будет
Все документы в электронном виде
Доступ в систему из любой точки России
Подписание пакета документов 1 кликом
Все формы в 1 месте, легкая подача
заявлений и отслеживание статуса
Просмотр истории и архив документов в
личном кабинете
Экономия времени и ресурсов: не надо будет
распечатывать документы, подписывать,
нести оригиналы в офис или отправлять их
почтой России
4

5.

Фазы перевода сотрудников на КЭДО
01
02
03
Шаг
Актуализация персональных
данных сотрудников
Шаг
Подписания согласий о переходе
на КЭДО
Шаг
Подключение сотрудников к HR
Link.
06
05
04
Шаг
Начало работы с документами и
сервисами в HR Link.
Шаг
Выдача Усиленной
неквалифицированной
электронной подписи
Шаг
Идентификация сотрудников в HR
Link.
Вопросы [email protected]
5

6.

01 шаг: Актуализация персональных данных сотрудников
На личную корпоративную почту придет письмо по образцу:
ЧТО ДЕЛАЕМ:
1. Внимательно проверить все данные
2. Если изменений нет – ничего не отвечаем
3. Если есть неактуальные данные – оправляем
актуальные на почту [email protected]
4. Если что-то неактуальное в паспортных данных –
обязательно дополнительно приложить скан/фото в
хорошем качестве документа
5. Актуальный номер телефона никакими документами
подтверждать не надо, просто прописываем верный
(очень важно проверить номер телефона, т.к.
регистрация в программе КЭДО будет проходить через
него)
Если какие-то данные будут некорректны – регистрация
в программе КЭДО будет невозможна!
6

7.

02 шаг: Подписания согласий о переходе на КЭДО
На личную корпоративную почту придет письмо по образцу:
ЧТО ДЕЛАЕМ:
1. Проверяем все свои личные данные. Если что-то не корректно, НЕ подписываем – отправляем корректировки на почту [email protected] ,требования к отправке корректировок
такие же как на предыдущем слайде
2. Если все верно - распечатываем все документы и подписываем их
3. Кому сдаем подписанный пакет документов:
ПЕРМЬ – администратору СТП Мальцевой Ксении
ИЖЕВСК – специалисту кадрового администрирования Антоновой Ольге
ОМСК – специалистам кадрового администрирования (каб.406)
ДРУГИЕ ГОРОДА – отправляем сканы/фото в хорошем качестве своему РГ (куда направить оригиналы сообщим позднее)
ВАЖНО!
1. Там, где нужно поставить дату самостоятельно – пишем именно ту, которая указана в Уведомлении о переходе на КЭДО
2. Обязательно проверяем, что бы в шапке Согласия на КЭДО был прописан номер телефона
7

8.

03 шаг: Подключение сотрудников к HR Link
Этот шаг находится в зоне ответственности
специалиста по кадровому администрированию.
Твоя задача – подождать пару дней, пока тебя
подключат)
По факту подключения тебе придет СМС и ты
сможешь приступить к следующим шагам)
8

9.

04 шаг: Идентификация сотрудников в HR Link
ЧТО ДЕЛАЕМ:
После того, как специалиста по
кадровому администрированию
выполнит предыдущий шаг,
тебе придет СМС:
1. Необходимо пройти регистрацию.
Переходим по ссылке,
вводим 4 последние цифры паспорта,
нажимаем галочку, затем «Принять»
2. Придумай пароль, нажми «Подтвердить»
Регистрация завершена)
9

10.

05 шаг: Выдача Усиленной неквалифицированной
электронной подписи (УНЭП)
ЧТО ДЕЛАЕМ:
1. Переходим по ссылке, откроется заявление с твоими данными для выпуска УНЭП.
2. Проверяем, что все данные корректны и нажимаем «Подписать», если данные не верны – «Отклонить».
3. После подписания заявление тебе придет СМС с кодом подтверждения, введи в окно код, нажми «Подписать»
После регистрации тебе
необходимо получить УНЭП,
что ты мог подписывать все
документы в КЭДО.
Сразу после регистрации тебе
придет СМС:
4. на экране появится подтверждение, можешь его закрыть:
5. Следом придет новое СМС, необходимо подтвердить выпуск УНЭП, переходим по ссылке:
6. В открывшемся окне появится сертификат, нажимаем «Подписать»
7. В завершении выйдет уведомление, его можно закрыть:
10

11.

06 шаг: Начало работы с документами и сервисами в HR Link
ПОЗДРАВЛЯЕМ!
Ты официально перешел на КЭДО
и можешь пользоваться удобным электронным сервисом)
Позднее будут направлены инструкции, как пользоваться
инструментом и инициировать заявления)
11