Запуск в производство заказов

1.

Начальник отдела снабжения
Иванов Алексей Михайлович
в ООО «Профильдоор-М» с июля.2018г.

2.

Основные задачи и обязанности
- Обработка и запуск в производство поступающих заказов.
- Работа с поставщиками.
- Уточнение, проработка и определение комплектации.
- Распределение работ подрядчикам, контроль качества и сроков выполнения работ.
- Логистика, отгрузки заказчикам.
- Контроль документооборота.
- Работа в программе 1С.
- Расчёты и консультации для менеджеров отдела продаж.
- Проектные расчёты.
- Подготовка коммерческих предложений, выставление счетов, составление договоров.
- Ведение проектов.
- Оформление и согласование исполнительной документации.
- Оформление и подписание закрывающих документов.
- В подчинении 2 человека, Сергей и Михаил

3.

Запуск в производство заказов
• Для согласования запуска заказа в производство менеджер
заполняет бланк заказа, отправляет фото бланка в группу WhatsApp,
генеральный директор согласовывает запуск заказа.
• Заказ передаётся в отдел снабжения, лично или на эл. почту, только
после передачи заказа, он принимается в работу.
• Передаётся бланк заказа, бланк замера, подписанный договор, КП
или номер расчёта.
• Делается копия заказа с необходимой информацией, оригинал
передаётся в бухгалтерию в архив.
Сложности при передаче заказа:
• Менеджер, отправив заказ на согласование, забывает получить
согласование.
• Получив согласование, менеджер забывает передать заказ в отдел
снабжения.
• К заказу не прикладывают КП или не пишут номер расчёта, не
прикладывают бланки замера.
• Неверное заполнение бланка заказа.

4.

Работа над заказом
• Изучаю поступивший заказ, сравниваю замер, спецификацию договора и бланк заказа. Уточняю у
менеджера и замерщика непонятные моменты.
• На основе собранной информации запускаю заказ в работу.
• Часть заказов передаю Сергею, далее он ведёт заказ самостоятельно под мои контролем.
Сложности:
• Различная информация в договоре и в бланке замера. Пример: провели замер, в ходе работы с
клиентом поменялся цвет, на бланке заказа верный цвет не прописан или наоборот, после замера не
поменяли цвет в договоре. То же по размерам, параметрам проёма, комплектации.
• Указана не полная комплектация или лишняя комплектация: копировали из другого заказа, не всё
поменяли, часть забыли удалить из описания; продали фотоэлементы, но забыли прописать в
комплектации к воротам.
• Нет нужной информации, с заказчиком не согласованы часть параметров: заказчика не было на замере;
проёма еще нет; по проёму не завершены работы; замерщику не дали информацию, что он должен
замерить.
• Проданное оборудование не подходит: учтена не вся информация из замера при расчёте;
комплектация подобрана не верно и/или комплектация неполная.

5.

Работа над заказом
• Определяю необходимую комплектацию для выполнения заказа и закупаю её.
• Работаю с поставщиками (поиск поставщиков, сравнение цен, характеристик, сроков поставки,
получение дополнительных скидок, условия оплаты, согласование договоров, спецификаций,
чертежей, получение счетов на оплату, отправка заказов в производство в программах поставщиков).

6.

Работа над заказом
Заношу информацию в программу 1С

7.

Работа над заказом
Контролирую сроки поставки.
Планирую и отслеживаю доставки, ранее занимался логистикой полностью, сейчас за Сергеем.
Даю распоряжение Сергею о необходимости доставки, передаю необходимую информацию, он занимается
подбором и поиском машины, контролирует отгрузку от поставщика и выгрузку на складе или заказчику, я
осуществляю общий контроль.
Так же Сергей отвечает за плановые доставки от поставщиков; получение, приёмку, разгрузку и
складирование материальных ценностей, подписание и передачу документов от поставщиков, поддержание
складских запасов расходников; отгрузку заказчикам; комплектование монтажей, доставка на объекты;
комплектование монтажных бригад всем необходимым (расходники; инструмент; спецодежда и т.д.); заказ
спецтехники для выполнения работ. Михаил ему помогает в этом, доставляет комплектацию и расходники на
объекты, инструменты, туру, срочные доставки, иные распоряжения и поездки, Михаил на подхвате.

8.

Работа над заказом
Распределение работ подрядчикам, составление для них технических заданий, контроль качества и сроков
выполнения работ, основная часть распределения работ на Сергее.

9.

Работа над заказом
• Сергей участвует в составлении плана монтажей, совместно с Михаилом комплектую заказы, доставляют на
объекты.
• Совместно с бухгалтерией делаем закрывающие документы (реализации, УПД), документы передаём
монтажникам либо подписываем сами, когда просто отгрузка без монтажа или передача оборудования заказчику
до монтажа.
• Отслеживаем ход монтажа, реагируем на поступающие запросы от монтажников, по возможности оперативно
решаем возникшие вопросы.
• Для сдачи объекта готовлю КС-2,3; различные акты; сертификаты; паспорта; исполнительную документацию.
Результат: вовремя сданный объект, без дополнительных затрат, поступившая оплата.

10.

Расчёты для клиентов
• В группу, на почту от менеджеров поступает
заявка на расчёт.
• Уточняю данные.
• Отправляю запросы или считаю
самостоятельно.
• Выдаю себестоимость по заказу.
• Отвечаю на различные вопросы от
менеджеров.

11.

Проектные расчёты
• Поступает заявка на предоставление КП по проекту, в основном от
Александра (различные строящиеся объекты, складские комплексы,
производственные здания и т.д.)
• Поступившую информацию изучаю, в основном это проект, ВОР,
опросные листы.
• Подбираю оборудование.
• Проект регистрирую у поставщика, для получения дополнительных
скидок.
• Делаю расчёт, формирую спецификации, спецификации отправляю
поставщику для получения спец цен по объекту.

12.

Проектные расчёты
• Поставщик присылает цены, на основе их определяю затраты по
проекту, добавляю затраты по доставке и монтажу.
• Формирую таблицу с затратами
• После получения информацию по наценке, готовлю КП.
• В ходе работы над проектом делаю сравнительные таблицы,
пересчитываю оборудование, переделываю КП.
• Оформляю счета, договора.
• Отчасти самостоятельно веду проекты, согласовываю чертежи,
планирую доставки, отгрузки, монтажи, оформляю журналы
работ, планы, графики и т.д.

13.

Ведение дилеров
• Пять основных дилеров.
• Предоставление доступов к расчётным программам, обучение.
• Расчёты для дилеров, консультации.
• Получение заказов.
• Выставление счетов.
• Отслеживание оплат.
• Оформление заказов в амосрм и 1С.
• Запуск заказов в работу.
• Отгрузки дилерам.
• Оформление и подписание документов.

14.

РНП

15.

Планы, точки роста
• Перевести Сергея Савина на полную работу в офис, запуск заказов, оформление, расчёты, логистика, контроль склада, с
увеличением оплаты.
• Плановые доставки, получение грузов и комплектации, работу на складе, комплектование монтажей возложить на Рагозина
Михаила, так же с повышением оплаты.
• Часть обязанностей по ведению монтажей, передачу документов, наклеек, комплектование монтажных бригад, передать
помощникам технического директора.
• Взять на работу ассистента, для работы в 1С, амо срм, регистрации входящих заказов, сканы, копии, курьеры, пропуска, письма,
несложные расчёты и оформления КП.
• Проработать и внедрить мотивацию для сотрудников отдела.
Данные действия ускорят запуск и выполнение заказов, повысят скорость и качество расчётов, повысят скорость реагирования на
возникающие проблемы и нахождение их решения, что в свою очередь позволит менеджерам быстрее отвечать клиентам,
сосредоточиться на продажах, более качественно отрабатывать заявки.
Сосредоточиться на общем контроле, проектах, тендерах, обучении новых сотрудников проектным и тендерным расчётам,
участие в выполнение проектов, руководство проектами. В будущем руководство одним из направлений деятельности компании.