Анализ организации регистрации документов (на примере конкретной организации)

1. ДИПЛОМНАЯ РАБОТА на тему: Анализ организации регистрации документов (на примере конкретной организации) Специальность

46.02.01Документационное
обеспечение управления и архивоведение
Выполнил
Обучающийся Е.А.Коурова
Группа 32ДОУ курс III
Руководитель А.В.Пушкарева
Рецензент Л.Н.Фомина

2. ВВЕДЕНИЕ

Организация регистрации документов на данный момент, очень актуальная
тема, так как именно от правильной регистрации зависят: быстрый поиск
любого документа, своевременный контроль исполнения, а так же мониторинг
и работа с документами организации в целом.

3.

Объектом данного исследования является: ПАО «ТНС ЭНЕРГО НИЖНИЙ
НОВГОРОД»
Предметом исследования является: процесс регистрации документов в
организации.
Гипотеза – если в организации правильно и четко организован процесс
регистрации документов, то это способствует более эффективному и точному
планированию различных операций, соблюдению сроков исполнения, а также
поиску необходимой документации во временные сроки

4.

Целью работы является: анализ факторов, влияющих на организацию
регистрации документов в учебном заведении.
В соответствии с этим, необходимо решит следующие задачи:
1) изучить нормативно-правовую базу, регламентирующую организацию
регистрации документов;
2) рассмотреть формы регистрации документов;
3) раскрыть понятие, назначение и принцип регистрации документов;
4) выявить этапы постановки документа на контроль;
5) дать характеристику организации;
6) провести анализ и выявить проблемы организации регистрации
документов в организации.
Основными методами исследования являются: теоретический анализ, синтез и
наблюдения.

5. 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ 1.1 Документационное обеспечение управления и роль регистрации

документов
Организация работы с документами является важной составной частью
процессов управления и принятия управленческих решений, существенно
влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия
управленческого решения состоит из получения информации, её переработки,
анализа, подготовки и принятия решения

6.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
– сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
– обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи
информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов

7. 1.2 Нормативно-правовая база, регламентирующая организацию регистрации документов

Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы,
строится на основе законодательных и нормативных документов по вопросам
документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации существует ряд национальных
нормативно-правовых актов, регулирующих общие правила подготовки,
обработки и организации работы с документами.

8.

9. 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В ПАО «ТНС ЭНЕРГО НН» 2.1 Характеристика ПАО «ТНС ЭНЕРГО НН»

10. 2.2. Делопроизводственная служба и ее место в системе управления

11.

12. 2.3 Порядок движения документов в ПАО «ТНС ЭНЕРГО»

Прием и первичная обработка поступающих документов.
Каналами поступления документов в Общество являются: электронная
почта, курьерская доставка, «Почта России», факс, СВД. Документы,
полученные на руки или посредством электронной почты без регистрации в
1С: Документооборот (за исключением перечисленных в пункте 5.1.3),
должны быть переданы в Общий отдел для регистрации в
1С:Документооборот.

13. 2.4 Проблемы организации регистрации документов в ПАО «ТНС ЭНЕРГО НН»

Внедрение системы электронного документооборота в рамках анализируемой
организации допускает наличие многочисленных рисков, среди которых:
организационные риски, административные риски, субъективные риски,
технологические риски.

14. 2.5 Рекомендации по совершенствованию организации регистрации документов в ПАО «ТНС ЭНЕРГО НН»

Для совершенствования организации регистрации документов в ПАО «ТНС
Энерго-НН» можно рассмотреть следующие рекомендации, сгруппированные
по ключевым направлениям:
1. Оптимизация процесса регистрации
2. Совершенствование системы хранения и поиска документов
3. Обучение и мотивация персонала
4. Контроль и анализ
5. Интеграция с внешними системами

15. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение, документационное обеспечение управления играет ключевую
роль в эффективности и конкурентоспособности любой организации.
Отсутствие четкой системы делопроизводства влечет за собой снижение
качества информации, увеличение сроков принятия решений и, как следствие,
ухудшение финансовых показателей. Внедрение современных технологий и
автоматизация отдельных процессов не всегда приводят к желаемым
результатам, если не учитывается комплексный подход к организации работы
с документами.