dilovodstvo-ta-arhivna-sprava-materialy-shhorichnogo-seminaru-2024-bdpu

1. Семінар з діловодства та архівної справи

10 ЖОВТНЯ 2024 РОКУ

2. Інструкція з діловодства

Затверджена наказом
ректора № 284а від
16.12.2019,
зі змінами (наказ
№27а від 09.10.2023)

3. Індекси структурних підрозділів

Адміністрація
01
Навчальний відділ
02
Відділ соціально-гуманітарної та виховної роботи
03
Адміністративно-господарча частина
04
Архів
Кафедра початкової освіти
28
Кафедра дошкільної освіти
29
Кафедра соціальної роботи та інклюзивної освіти
30
31
05
Кафедра української та зарубіжної літератури і
порівняльного літературознавства
Комісія з трудових спорів
Відділ кадрів
06
Приймальна комісія
33
Відділ бухгалтерського обліку та звітності
07
Охорона праці
34
Підрозділ з питань трансферу технологій, інноваційної діяльності та інтелектуальної власності
Бібліотека
Факультет психолого-педагогічної освіти та мистецтв
08
Профком співробітників та студентів
35
09
11
Цивільний захист
37
Кафедра комп’ютерних технологій та інформатики
39
Факультет дошкільної, спеціальної та соціальної освіти
13
Кафедра психології
40
Факультет фізико-математичної, комп’ютерної та технологічної
освіти
Кафедра історії та філософії
14
Кафедра фізики, математики та методики навчання
42
Кафедра прикладної психології та логопедії
44
15
Факультет фізичної культури, спорту та здоров’я людини
47
Кафедра біології, здоров’я людини та фізичної реабілітації
17
18
Кафедра теорії та методики навчання мистецьких дисциплін
22
Кафедра фізичної культури, спорту та методики
викладання
Кафедра хореографії та фітнесу
48
Кафедри педагогіки
Кафедра іноземних мов і методики їх викладання
23
65
Інформаційно-обчислювальний центр
24
Кафедра професійної освіти, трудового навчання та
технологій
Кафедра правознавства
Юридична робота
25
Соціально-гуманітарний факультет
74
Робота з запобігання та протидії корупції
26
Кафедра економіки, менеджменту та фінансів
75
Кафедра початкової освіти
28
Кафедра української мови та журналістики
76
32
49
72

4. Індекси кореспондентів

Вищі державні органи (ВРУ, КМУ)
51
Міністерство освіти і науки України
52
Обласні державні органи
53
Міські державні органи
54
Інші міські підприємства, установи, організації
55
Рада ректорів
56
Навчальні заклади
57
Академії наук, НДІ, Укрпатент, ВАК, наукові центри
58
Студентські ради, товариства
59
Видавництва та редакції
60
Правоохоронні органи
61
Облво, міськво, райво
62
Інші іногородні підприємства, установи, організації
63
Листи громадян
64

5. Особи відповідальні за діловодство

1
Навчальний відділ
Медведенко Валентина Миколаївна
2
Відділ соціально-гуманітарної та виховної роботи
Палівода Юлія Дмитрівна
3
Відділ кадрів
Бойко Юлія Сергіївна
4
6
Відділ бухгалтерського обліку та звітності
Підрозділ з питань трансферу технологій, інноваційної діяльності
та інтелектуальної власності
Бібліотека
7
Інформаційно-обчислювальний центр
Сердюк Олег Вікторович
8
9
Юридична робота
Мартем'янова Ольга Сергіївна
Приймальна комісія
Рула Наталія Володимирівна
10
Охорона праці
Факультет фізико-математичної, комп’ютерної та технологічної
світи
Джигалюк Сергій Степанович
11
12
Кафедра фізики, математики та методики навчання
Спартесна Альона Петрівна
13
Кафедра професійної освіти та технологій
Курило Ольга Юріївна
14
Кафедра комп’ютерних технологій та інформатики
Охріменко Анастасія Михайлівна
15
Факультет фізичної культури, спорту та здоров’я людини
Черезова Анастасія Геннадіївна
16
Кафедра фізичної культури, спорту та методики викладання
Некрасова Анна Володимирівна
17
Кафедра біології, здоров’я людини та фізичної реабілітації
18
Кафедра хореографії та фітнесу
5
Кізілова Дар’я Олександрівна
Куторга Алла Володимирівна
Каблова Анастасія Ігорівна
Успенська Валерія Геннадіївна
Чорнобривець Яна Андріївна

6. Особи відповідальні за діловодство

19
Факультет психолого-педагогічної освіти та мистецтв
Ткачук Інна Вікторівна
20
Кафедри педагогіки
Сідорцова Світлана Олександрівна
21
Кафедра теорії та методики навчання мистецьких дисциплін
Гоменюк Дар'я Сергіївна
22
Кафедра початкової освіти
Малярова Катерина Сергіївна
23
Кафедра психології
Решетова Яна Володимирівна
24
Соціально-гуманітарний факультет
Сорочан Ольга Василівна
25
Кафедра української та зарубіжної літератури і порівняльного
літературознавства
Свіца Тетяна Володимирівна
26
Кафедра українська мова та журналістика
Клименко Лариса Миколаївна
27
Кафедра іноземних мов і методики викладання
Созанський Ростислав Ігорович
28
Кафедра історії та філософії
Соколова Василиса Романівна
29
Кафедра правознавства
Коротун Карина Олександрівна
30
Факультет дошкільної, спеціальної та соціальної освіти
Якубенко Марина Сергіївна
31
Кафедра дошкільної освіти
Сиводід Ксенія Олександрівна
32
Кафедра прикладної психології та логопедії
Буділов Кирило Андрійович
33
Кафедра соціальної роботи та інклюзивної освіти
Нагорна Анастасія Костянтинівна

7. Загальні вимоги до оформлення документів

Формат паперу А4
Гарнітура Times New Roman
Шрифт 12-14
Міжрядковий інтервал 1-1,5
Поля:
верхнє – 20 мм
нижнє – 36 мм
ліве – 30 мм
праве – 10 мм

8. Загальні вимоги до оформлення документів

1. Для оформлення текстів службових документів використовується гарнітура
Times New Roman та шрифт 12–14 друкарських пунктів або 8–12 друкарських
пунктів для друкування реквізитів “Прізвище виконавця і номер його телефону”,
виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його
реквізитів тощо.
2. При оформленні застосовується шрифт: напівжирний шрифт великими літерами
– для назви виду документа; напівжирний – для заголовків та короткого змісту
документа.
3. Власне ім’я та прізвище в реквізиті “Підпис” розміщується на рівні останнього
рядка назви посади.
4. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) –
73 міліметри (28 друкованих знаків).

9. Загальні вимоги до оформлення документів

5. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його
дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка
не ставиться.
6. При оформленні документів відступ від межі лівого поля документа
становить:
- 125 міліметрів – для ім’я та прізвища реквізиту “Підпис”;
- 100 міліметрів – для реквізита “Гриф затвердження”;
- 90 міліметрів – для реквізиту “Адресат”;
- 10 міліметрів – для абзаців у тексті;
- 0 міліметрів – для слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”,
“УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”; для реквізитів “Дата документа”,
“Короткий зміст документа”, “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця
і номер його телефону”, слово “Додаток, найменування посади у реквізиті “Підпис”.

10. Загальні вимоги до оформлення документів

7. Під час оформлення документів (додатків до них) на двох і більше
сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
8. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля сторінки
арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків.
Перша сторінка не нумерується ні в документі, ні в кожному з додатків.
Документ і кожен з додатків мають окрему нумерацію.
9. Тексти документів друкуються на одному боці аркуша. Документи не
постійного строку зберігання обсягом більше 20 сторінок допускається
друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит
“Підпис” повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці
останнього аркуша документа.
10. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті
першої сторінки документа.

11. АДРЕСАТ

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам
або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа
установі або її структурному підрозділу без зазначення
посадової особи їх найменування наводяться у називному
відмінку
Наприклад:
Міністерство освіти і науки
України
Департамент управління
справами

12.

АДРЕСАТ
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування
установи та її структурного підрозділу наводяться у називному
відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному
Наприклад:
Міністерство освіти і науки
України
Департамент управління
справами
Головному спеціалісту
(Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ)

13.

АДРЕСАТ
У разі коли документ адресується керівнику установи або його
заступнику, найменування установи входить до складу
найменування посади адресата, яке наводиться у давальному
відмінку
Наприклад:
Директору
Державного архіву
Запорізької області
Олександру ТЕДЄЄВУ

14. АДРЕСАТ

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку
зазначається у давальному відмінку власне ім’я та прізвище,
потім адреса
Наприклад:
Олександру ГОНЧАРУКУ
вул. Садова, буд. 7, кв. 24,
м. Вінниця, 21003

15. Відмітка про створення, виконання документа

Ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер
його службового телефону зазначаються в нижньому лівому
кутку останньої сторінки паперового документа
Наприклад:
Петренко Олена 0951235846
або
Петренко Олена petrenko@gmail.com

16. ПІДПИС

Підпис складається з найменування посадової особи, яка
підписує документ (повного – у разі, коли документ
надрукований не на бланку, скороченого – у разі, коли
документ надрукований на бланку), особистого підпису,
власного імені і прізвища.
Наприклад:
Ректор
(підпис)
Ігор БОГДАНОВ

17. ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами
грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

18. ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Наприклад
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ректора
Бердянського державного
педагогічного університету
25 вересня 2024 № 241

19. ЗАТВЕРДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ

Наприклад
ЗАТВЕРДЖУЮ
Ректор
Бердянського державного
педагогічного університету
_____________ Ігор БОГДАНОВ
25 вересня 2024року

20. Відбиток печатки

На документах, що засвідчують права громадян і
юридичних осіб, на яких фіксується факт
витрачання коштів і проведення операцій з
матеріальними цінностями, підпис посадової
особи (ректор, перший проректор, тощо)
скріплюється гербовою печаткою університету.

21. ПЕРЕЛІК документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою у разі їх створення у паперовій формі

1. Акти (виконання робіт та надання послуг, списання, експертизи, фінансових перевірок; передачі справ).
2. Висновки, відгуки тощо.
3. Довідки (про нараховану зарплату, стипендію, про виплату страхових сум, архівні довідки тощо).
4. Договори.
5. Документи (довідки, посвідчення, довіреності тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
6. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей,банківські, платіжні.
7. Завдання (на проектування об’єктів, технічні тощо)
8. Заяви (на акредитацію тощо).
9. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські
операції
10. Кошторис витрат.
11. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
12. Подання і клопотання (про нагородження; про преміювання).
13. Статистичні звіти (бухгалтерські, про прийнятих працівників тощо).
14. Зведена номенклатура справ.
15. Описи справ.
16. Спільні документи, що підготовлені від імені двох і більше установ.
17. Статут.
18. Штатний розпис.
19. Розклад занять, заліково-екзаменаційних сесій, практик тощо.

22. Бланки листів

Звичайні
Міжнародні
для листування в межах України
для листування з іноземними
кореспондентами
За підписом ректора або
проректорів

23. Бланк звичайного листа за підписом ректора або його заступників

Містить зображення малого
державного герба України
Виготовляється на основі
поздовжнього розміщення
реквізитів на білому папері формату
А4

24. Бланк міжнародного листа

Містить зображення логотипу Бердянського
державного педагогічного університету
Текст відображено двома мовами: ліворуч –
українською, праворуч – англійською.
Виготовляється на основі поздовжнього
розміщення реквізитів на білому папері
формату А4

25. Бланк звичайного листа за підписом керівника структурного підрозділу (факультету)

Містить зображення логотипу
Бердянського державного
педагогічного університету
Містить зображення логотипу
факультету
Виготовляється на основі
поздовжнього розміщення
реквізитів на білому папері формату
А4
Виготовляється та обліковується
факультетом

26.

Бланки наказів
Бланки наказів
про відрядження
та стажування
Бланки усіх
інших наказів

27. Бланк наказу

Містить зображення малого
Державного Герба України
Виготовляється на основі
поздовжнього розміщення
реквізитів на білому папері
формату А4
Виготовляється особою, що вносить
проект наказу або особою
відповідальною за діловодство у
структурному підрозділі, який готує
проект наказу

28. Бланк наказу на відрядження

Містить зображення малого
Державного Герба України
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
БЕРДЯНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
_____________________№_______________
НАКАЗ
Про направлення у відрядження
Виготовляється на основі
поздовжнього розміщення
реквізитів та необхідних полів
для заповнення на білому папері
формату А4
Направити у відрядження_________________________________________________________
(прізвище)
_____________________________________________________________________________________
(посада)
______________________________________________________________________________
(режим роботи)
_____________________________________________________________________________________
(місто, найменування організації)
_____________________________________________________________________________________
(мета відрядження)
_____________________________________________________________________________________
Строк відрядження “_____” днів з “____”__________________20__р.
по “____”__________________20__р.
Місце вибуття ______________________________________________
Виготовляється відділом кадрів
Місце прибуття _____________________________________________
за рахунок __________________________________________________
Головний бухгалтер _______________________ Катерина СВЕНТИЦЬКА
Узгоджено: _______________ декан
_______________ зав. кафедрою (керівник структурного підрозділу)
_______________ начальник відділу кадрів Марина ВРУЦЬКА
Ректор
__________________________ Ігор БОГДАНОВ
З наказом ознайомлений___________________________________

29. Накази з кадрових питань (особового складу) студентів

1. Про зарахування.
2. Про поновлення, переведення (з іншого закладу освіти / в межах університету: денне-заочне,
ОПП, спеціальність).
3. Про переведення на іншу форму навчання (бюджет/контракт).
4. Про надання додаткових освітніх послуг.
5. Про закріплення за групами, за освітніми програмами.
6. Про переведення на старші курси.
7. Про надання, подовження та вихід з академічної відпустки.
8. Про зміну імені.
9. Про затвердження тем кваліфікаційних робіт.
10. Про терміни складання заліково-екзаменаційної сесії та ліквідації академічної заборгованості.
11. Про дострокове складання заліково-екзаменаційної сесії.
12. Про допуск до складання підсумкової атестації.
13. Про відрахування (з різних підстав).
14. Про відрахування у зв’язку з закінченням навчання.
15. Про подовження складання заліково-екзаменаційної сесії.
16. Про проходження практики.
17. Про призначення стипендій.

30. Методичні рекомендації

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу)
студентів готують деканати факультетів на підставі доповідних
та службових записок, заяв студентів та інших документів.
Оформлюються у вигляді індивідуальних (стосуються одного
студента) і зведених (стосуються кількох студентів) наказів.
Прізвища студентів у зведених наказах розміщуються за
алфавітом в межах розділу (пункту).
У тексті констатуюча частина (преамбула) не зазначається.
Розпорядча частина починається з дієслова у формі
інфінітиву “ЗАРАХУВАТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”,
“ВІДРАХУВАТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ”
тощо.

31. Погодження наказів

ПРОЄКТ НАКАЗУ ВНОСИТЬ:
Декан факультету (в разі його відсутності
Ім’я ПРІЗВИЩЕ
в.о. декана або заступник з навчальної роботи)
ПОГОДЖЕНО:
Перший проректор
Головний бухгалтер
Начальник навчального відділу
В.о. голови студентської ради
Начальник відділу кадрів
Ольга ГУРЕНКО
Катерина СВЕНТИЦЬКА
Ольга ШУБІНА
Тетяна БАЄВА
Марина ВРУЦЬКА

32. ФОРМУВАННЯ АРХІВУ Кафедра Деканат

Протоколи засідання кафедри
Особові справи студентів
Річний звіт про наукову та
науково-технічну діяльність
Протоколи державних
екзаменаційних комісій
Номенклатура справ
Протоколи засідання Ради
факультету

33. Особова справа

Документи в особових справах студентів групуються в такій
послідовності:
- заява про вступ
- копія паспорта та ідентифікаційного коду
- копія довідки ВПО (за наявності)
- копія військово-облікового документу
- копія атестату або диплому
- витяг з наказу про зарахування
- витяг з наказів про переведення з курсу на курс
- характеристики
- заяви та документи до них (зміна прізвища, академічна відпустка тощо)
- навчальна картка або індивідуальний навчальний план або залікова
книжка
- витяг з наказу про відрахування
- копія диплома бакалавра / магістра та додатки до них або копія
академічної довідки

34. Номенклатура

Номенклатура справ – це систематизований перелік назв
(заголовків) справ, що формуються у діловодстві університету,
із зазначенням строків зберігання відповідних справ.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається й
розробляється керівником відділу із залученням особи,
відповідальної за діловодство, і працівника архіву.
Номенклатура справ підписується особою відповідальною за
діловодство у структурному підрозділі та погоджується з
архівом університету.
Номенклатуру структурного підрозділу подати на затвердження
до 08 листопада 2024 року

35.

З 01.08.2024
запроваджено
систему
електронного
документообігу.
Наповнення
системи триватиме
до 31.12.2024.
З 01.01.2025
заплановано повний
перехід на СЕД, як
на основний.

36. Ключові моменти для ефективної роботи в АСКОДі

Своєчасність (режим реального часу
Чітке розмежування функціональних обов’язків
(ролей)
Ідентифікація (робота під власним обліковим
записом, використання особистого цифрового
підпису)
Дотримання інструкцій ( з діловодства, по роботі
в АСКОДІ)

37. Закон України Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги

Кваліфікована електронна печатка - удосконалена електронна печатка,
що створюється з використанням засобу кваліфікованої електронної
печатки і базується на кваліфікованому сертифікаті електронної
печатки.
Кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний
підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого
електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті
електронного підпису.
Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і
власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності
власноручному підпису.
Кваліфікована електронна печатка має презумпцію цілісності
електронних даних і достовірності походження електронних даних, з
якими вона пов’язана.