4 вар Фоминых

1. Организация секретарского обслуживания

Выполнила:
Студентка группы ДОУ-231
Фоминых Ксения Ильинична
Кемерово 2025

2. I. Требования к планированию рабочего времени секретаря

Всю работу, выполняемую секретарем в течение каждого дня,
можно с некоторой долей условности подразделить на
Неповторяющуюся
Повторяющуюся

3. Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по продолжительности этапа:

Схема рабочего дня
Рабочий день секретаря принято делить на четыре неравных по
продолжительности этапа:
1
2
3
4
Начало рабочего
дня
Первая половина
рабочего дня
Вторая половина
рабочего дня
Конец рабочего
дня

4.

Начало и конец рабочего дня
Прийти на работу не менее чем за 20-25 минут до
прибытия руководителя;
Наметить план работы на следующий день;
Проверить состояние своего рабочего места и
руководителя;
Напомнить о мероприятиях на следующий день;
Уточнить дату на календарях, время на часах;
Записать поручения и указания руководителя;
Включить или переключить на дневной режим работы
офисную технику;
Убрать документы в шкафы и сейфы;
Просмотреть план работы, подобрать необходимые
документы;
Если руководитель отбыл из офиса привести в порядок
свое рабочее место и руководителя;
По прибытии руководителя уточнить план работы;
Выключить или переключить на ночной режим технику;
Записать поручения руководителя.
Если руководитель остался в офисе остаться помогать
ему или с разрешения покинуть рабочее место.

5. Резервирование времени

Делая записи в ежедневнике,
секретарь должен предусмотреть
время, необходимое на подготовку
и проведение того или иного
мероприятия.

6. II. Личностные качества секретаря

Особенность работы секретаря
заключается в том, что ему приходится не
только работать с документами и
техническими средствами, но и
осуществлять многочисленные контакты с
людьми. Секретарю приходится
сталкиваться с большим разнообразием
решаемых задач, необходимостью
выполнять одновременно несколько дел.
Часто неполадки в работе секретаря
являются следствием его негативных
деловых и личных качеств.

7. Основные личностные качества

1
2
3
Аккуратность
Ответственность
Организованность
4
5
6
Осведомленность
Добросовестность
Уравновешенность

8.

Как влияют личностные качества на
работу секретаря?

9. III.Оборудование приемной секретаря

Приемную можно разделить на 3 зоны
Рабочая
Вспомогательная
Обслуживания
посетителей

10. Рабочая зона:

Канцелярск
ий стол
Подъемноповоротное
кресло
Компьютер
Лотки для
бумаги
Телефон
Принтер
Шкафы и
стеллажи
Календарь
Копироваль
ный аппарат
Сканер
Факс

11. Зона для посетителей:

Кулер
Кресла
Брошюры и
памятки
Информационный
стенд
Журнальный столик

12.

Вспомогательная зона:
Хранилища для
канцелярии
Место для
хранения личных
вещей
Сейф
Складские тумбы
Встроенные
шкафы для
хранения дел

13. Спасибо за внимание