Таймбук-Самозанятые_ред

1.

Памятка по работе
с самозанятыми через Timebook
1

2.

Единое окно для планирования
и контроля выхода самозанятых
Планирование и контроль выхода самозанятых осуществляется только через Портал Планирования
timebook, без отдельных личных кабинетов для каждого табельщика, что обеспечивает прозрачный
контроль за количеством заказанных часов и выходом самозанятых.
! С момента перехода на планирование через Таймбук, все смены должны создаваться только через Таймбук,
без использования ЛК подрядчиков самозанятых. Иначе у исполнителя не появится qr-код для совершения
отметок на планшете.
Планируем смены
.
Смены попадают
в приложение
самозанятых
После отклика,
исполнитель
отображается
в смене timebook
После совершения
отметок, они
отображаются
в смене
2

3.

Работа в Портале Планирования - Заказ услуг
Авито
Иванов Иван Иванович
ООО «Авито Консалт»
ООО «Авито Консалт»
Повар-универсал
ООО «Авито Консалт»
.
Продавец-логист
ООО «Авито Консалт»
Варианты:
1) Создание единичной смены
под потребность, в т.ч. срочную
за час/полчаса до начала
смены
2) Назначение смены из
Свободных, через контекстное
меню, которое открывается по
щелчку правой кнопки мыши
3) Групповое создание смен на
будущие периоды
Только прямое назначение на
подрядчика самозанятых.
3

4.

Уже знакомый интерфейс создания смен для ГМ
ООО «Авито Консалт»
ООО «Авито Консалт»
.
Обязательны к заполнению:
1) Подразделение – указывает на то, КТО
оплачивает данную смену. Не должно быть
смена на Лента-ХХ.
2) Подрядчик – наименование цифрового
подрядчика самозанятых
3) Должность – берём из таблицы
соответствия должности и услуги (слайд 5).
Есть отличия от планирования
классического аутсорса!
4) Услуга – тарифная ставка, по которой
оплачивается услуга.
5) Можно запросить конкретного сотрудника,
если данный сотрудник уже есть в системе
Таймбук.
4

5.

Правила создания смен на самозанятых
1. Смены должны создаваться только в будущее. Смены, созданные «задним
числом» не увидят самозанятые и не смогут быть оплачены. Чем раньше
создана смена, тем выше вероятность, что на неё выйдет исполнитель.
2. Если Вы указываете в смене исполнителя – это должен быть ваш знакомый
исполнитель. После создания такая смена появится у него в личном
кабинете, а приложение запросит подтверждение самозанятого на выход на
данную смену. Если самозанятый не подтвердит свой выход, смена будет
искать другого исполнителя.
3. Если вы не указываете в смене исполнителя, то в первые 2 часа смену будут
видеть только ваши избранные исполнители, а затем все остальные.
.
5

6.

Данные об исполнителе и его отметки
отображаются в Портале Планирования
При успешном назначении исполнителя
на смену, он отображается в созданной вами
смене.
Исполнитель в начале и в конце смены
должен совершить отметки по qr-коду
самозанятых на планшетах timebook, как
классический аутсорс и собственный
персонал. Отметки в режиме реального
времени отображаются в системе.
.
Важно: удалить/сбросить/назначить на
другого подрядчика смену, где есть хотя бы
одна фактическая отметка нельзя.
6

7.

Сброс назначенного исполнителя
Если на смену откликнулся исполнитель, который
не подходит заявленным требованиям, Вы можете
отказаться от него.
Это можно сделать двумя способами:
1. Приоритетный: Редактирование смены, через
«карандашик» удалить предполагаемого
исполнителя => Сохранить.
2. Нажать на смену правой кнопкой мыши =>
«Сбросить смену. В этом случае необходимо
снова назначить на подрядчика, иначе смена
останется в Свободных. Важно! Отказаться от
.
исполнителя можно только до начала смены.
Если смена уже началась новый исполнитель
на нее не назначится.
7

8.

Статусы смен: о чём они говорят?
Статусы смен – их цветовая или текстовая индикация подсказывает табельщику, что именно
происходит со сменой:
Смена создана и направлена
Подрядчику
На смену уже был кто-то
назначен, но отказался/был
сброшен
Есть отметка на приход,
самозанятый на смене
Есть приход-уход, самозанятый
опоздал/позже ушёл
! Возможно нужна корректировка
Смена создана на
конкретного самозанятого, но
он не подтвердил свой выход
Самозанятый назначен
на смену/подтвердил своё
назначение
Есть приход-уход,
Смена отработана
полностью
! В смене есть проблема.
Требуется обращение
в техподдержку
.
8

9.

Важно своевременно табелировать самозанятых:
Нужно это делать в течение 24 часов с момента
окончания смены
• Корректировка плана смены, если самозанятый по согласованию с табельщиком отработал
больше.
• Корректировка факта смены/добавление отметок, если самозанятый по какой-то причине не
отметился/неправильно отметился.
! По истечении 24 часов, смена уходит в оплату исполнителю в том виде, в котором она
зафиксирована в Таймбуке. Если после этого периода вы вносите какие-либо изменения, то
.
доплаты/оплаты
необходимо проводить через техподдержку сервиса самозанятого.
При своевременном табелировании в течение 24 часов исполнители получаются оплату
вовремя. При любой задержке табельщиков – срок выплаты увеличивается до 72 часов.
9

10.

Корректировки плана
Изменение планового времени
.
10

11.

! Корректировка плана не требуется
Смены с красной индикацией часов указывают на то, что смене возможно требуется
корректировка. Рассмотрим случаи, когда корректировка действительно нужна, а когда
лучше обойтись без неё.
1. Исполнитель опоздал ИЛИ ушёл раньше и это не влияет на длительность обеда
в оплату уйдёт время по фактическим меткам внутри плановой смены.
2. Исполнитель пришёл раньше/ушёл позднее, но НЕ РАБОТАЛ вне плана (вы не готовы оплачивать это
время переработки)
.
11

12.

! Корректировка плана требуется
Смены с красной индикацией часов указывают на то, что смене возможно требуется
корректировка. Рассмотрим случаи, когда корректировка действительно нужна, а когда
лучше обойтись без неё.
1. Исполнитель опоздал ИЛИ ушёл раньше и это влияет на длительность обеда
2. Исполнитель пришёл раньше/ушёл позднее, но И РАБОТАЛ вне плана (вы готовы оплачивать это время
переработки)
.
12

13.

! Как точно делать не нужно
1. Исполнитель опоздал ИЛИ ушёл раньше не больше чем на 30 минут.
В случае подобной корректировки, исполнителю не уйдет в оплату время в промежутке между отметкой на
приход и временем начала смены, т.е. по текущему кейсу в оплату уйдёт на 17 минут меньше, чем должно
было уйти.
.
13

14.

Корректировки фактических отметок
.
14

15.

! Корректировка факта не требуется
Если исполнитель совершил отметки и они актуальны:
- Обе отметки на месте;
- Исполнитель отметился сразу как пришёл, а затем перед уходом;
- Никаких сложностей, в т.ч. технических, при совершении отметок не было.
Это основной сценарий, по которому должен происходить учёт отметок на объекте для собственного и
внешнего персонала, а также самозанятых.
Исполнитель должен совершить отметку на приход в начале смены, а затем в конце смены отметиться на
уход, используя qr-код. При исправности интернета и планшета, отметки в режиме реального времени
отобразятся в смене.
.
15

16.

! Корректировка факта требуется
1. Отсутствует одна из отметок/или пара, но исполнитель был на объекте
! Обязательно проставляем открывающую/закрывающую
отметку, использовать следует «карандашик»
16

17.

! Корректировка факта требуется
2. У исполнителя запланирована 1 смена и он отмечался несколько раз на приход/уход
! Нужно удалить вторую пару меток, а затем
скорректировать уход в первой паре меток
! ВАЖНО не перепутать кейс с кейсом, где на одного
исполнителя в этот день стоит 2 смены
17

18.

! Корректировка факта требуется
3. Исполнитель запланирован на 2 смены в 1 день при этом время окончания первой смены равно времени
начала второй смены
! Нужно править фактические отметки, чтобы смена зачлась
в полном объеме
! Обратите внимание в таком кейсе в каждой из смен будут
отображаться обе пары меток к двум сменам. Это правильное
поведение.
18

19.

! В смене есть проблема
Уже отработанные смены должны быть или зелёного (отработаны), или серого
цвета (отработаны и заблокированы для корректировок).
Если отработанная смена «оранжевая», это повод, чтобы обратиться в
техническую поддержку timebook через.
Причины, по которым такое может происходить:
1. Смена была создана пост-фактум или после её начала. Если плановое время
начала смены 9:00, а вы создали её в 9:23, такую смену исполнитель не
увидит в своём приложении и она не уйдёт ему в оплату.
2. Смена отработана, вы меняли в ней плановой время – это ошибка
интеграция, эти случаи решает техническая поддержка Таймбук и
подрядчика самозанятых
3. Смена отработана, но вы меняли в ней НЕ ПЛАН
(должность/услугу/подразделение/магазин)
– такие смены невозможно
.
интегрировать автоматически, в случае с самозанятыми нельзя менять эти
параметры в сменах после того, как смена началась.
19

20.

Сверка по сменам осуществляется
по отчету «Реестр заявок для цифровых подрядчиков»
Обратите внимание! В доступе появится новый отчет “Реестр заявок для
цифровых подрядчиков”, который отличается от отчета “Реестр заявок. Лента”.
Сверка по этому отчёту будет проводиться только с цифровыми подрядчиками.
Главное отличие отчета: Время оплаты считается без округлений строго на
пересечении план-факта. Если сотрудник отработал 5 часов 14 минут внутри
плановой смены, то ему будут оплачены часы без округлений с точностью до
минуты.
.
Сверка с остальными подрядчиками будет проводиться в штатном режиме
(Контроль Подрядчиков, Реестр заявок. Лента, Отчет по сменам с планом и без
плана)
20

21.

QR-коды в приложении у самозанятого
QR-код отображается в приложении самозанятого при нажатии на «начать» или «закончить» смену.
1. Если у самозанятого QR был на вход, но на выход не сгенерирован, отметку на уход нужно
скорректировать ручную.
2. Если у самозанятого вообще нет QR кода, необходимо проверить, есть ли смена в ЛК подрядчика
у исполнителя.
3. Если вместо QR кода числовой код, значит смена была создана через ЛК подрядчика.
Необходимо удалить из ЛК смену и создать в Портале планирования.
4. Если сотрудник в 1 день отрабатывает две смены по разным услугам. То сотрудник должен
отметиться, 2 раза на приход в начале каждой из смен и 2 раза на уход.