Инструкция_по_работе 4.0 v2.0

1. Инструкция по работе в системе управления заказами и обработке онлайн-заказов в розничных магазинах

2. Order Management System (OMS)

это система обработки заказов, в которой происходит
подтверждение, сборка, редактирование и изменение
заказов покупателей интернет-магазина.

3.

Запуск программы
По ссылке, которая пришла вам в письме, необходимо
перейти в папку «Самовывозы из розничных
магазинов» и перетащить папку OMSZollaClient на
рабочий стол.

4.

Запуск программы
Далее папку необходимо распаковать
на рабочем столе, после этого начальный файл можно
удалить, программа будет открываться из извлеченной
папки.
В папке есть файл-приложение,
которая запускает
программу ОМС

5. Запуск программы

Каждому магазину будет выдан
уникальный логин-пароль, не делитесь
им с другими магазинами, так как
каждый магазин может
взаимодействовать только со своими
заказами и не видит заказы в других
магазинах
Адрес сервера:
порт заполняется единоразово
автоматически, и не требует
повторного ввода
Эта кнопка позволит вам создать
новый пароль, если вы потеряли или
забыли старый. Новый пароль придет
вам на рабочую почту.
Для доступа в программу сотрудникам
магазина необходимо ввести имя
пользователя и пароль в
соответствующее поле

6. Обновление программы

При запуске ОМС может
появиться мигающее
сообщение в верхней части
экрана
Для корректной работы программу необходимо
обновить:
Верхнее меню->Программа->Обновить программу.
Приложение перезапустится самостоятельно
актуальными обновлениями и исправлениями.
с

7.

Список заказов и фильтры
После запуска
программы нажмите на
«Список заказов»
У всех заказов есть
уникальный Номер
заказа, статус, дата
создания и иные
данные, которые
выводятся в таблице
для оперативного
доступа.
Важное, на что следует
обращать внимание это статус заказа

8. Фильтрация заказов и быстрый поиск

Кнопка «Условие выбора
заказов для списка заказов» это фильтрация и поиск по
заказам.
Представляет собой набор
условий для отбора заказов в
списке.
Для простоты работы заказы
следует отбирать по статусам
«В сборке» – заказы, которые
магазин должен собрать;
«Отказ (время жизни)» –
заказы, которые магазин
должен разобрать, эти статусы
стоят в ОМС по умолчанию.
Чтобы список заказов был
отображен необходимо
нажать кнопку «Показать».

9. Фильтрация заказов и быстрый поиск

Если вам на почту пришло письмо о сборке нового
заказа, но в программе ОМС заказ не отображается,
вы можете ввести точный номер заказа из письма в
окошко и нажать «Показать».
Так вы сможете проверить статус заказа на данный
момент.

10.

Карточка заказа
После двойного клика по номеру
заказа в таблице заказов
пользователь может попасть на
экран этого заказа и начать
работу с заказом
(редактировать,
анализировать, изменять).
Страница заказа состоит
нескольких вкладок:
из
Общая
информация
это
оперативная выжимка из заказа;
Покупатель - данные покупателя
(ФИО, телефон, почта, комментарий
клиента к заказу);
Товары - подробная информация по
товарам в заказе;
Доставка - подробная информация
по методу доставки клиента;
Оплата - информация по методу
доставки и статусу оплаты;
История - история редактирования
заказа;

11.

Взаимодействие с заказом
Возврат на страницу со списком заказов
Позволяет заблокировать заказ и начать его редактировать
Для внесения любых изменений в
заказ его сначала необходимо
«Блокировать»
Заказ блокируется текущим
пользователем и позволяет ему его
редактировать. Другие
пользователи не смогут
одновременно вносить правки в
заказ
Вкладки заказа
Номер заказа

12.

Сценарии работы с заказами
Наличие заказов на сборку и расформирование
необходимо проверять не реже 1 раза в час.
Срок сбора заказа – 1 час.

13. Сборка заказов

Шаг 1:
Найти заказ для сборки
Все заказы требующие сборки
розничным магазином находятся в
статусе “В сборке”.
Этот статус означает, что
система проверила остатки, клиент
ждет возможности его получить.
Сборка заказа представляет собой
процесс подбора и упаковки товара
по заказу покупателя интернетмагазина.
Подбор товара осуществляется со
склада или зала розничного
магазина.
Товар из ячеек «Строгая
консервация», «Потери», «Брак»,
«Манекены» не доступен для
заказа.

14.

Сборка заказов
Шаг 2:
Начать работу с заказом
Двойным кликом по
заказу
необходимо
попасть
на
страницу
выбранного для сборки
заказа и заблокировать
его.
Если заказ успешно
заблокирован
кнопка
“Заблокировать”
изменится
на
“Разблокировка”.
Кнопка
«Разблокировка»
позволит
остаться
в
заказе, но прекратить его
редактирование.
Кнопка «Вернуться»
сохранит все изменения и
вернет пользователя в
список заказов.

15.

Сборка заказов
Шаг 3:
Подбор товара
На вкладке “Товары”
выведен список позиций,
которые заказал покупатель,
которые
необходимо
подобрать и упаковать.
Если товар найден на
складе в поле «Статус»
необходимо
установить
значение «Товар найден на
складе».
Если одного или нескольких
товаров не найдено на
складе, необходимо этим
товарам
установить
соответствующий
статус:
«Отсутствует на складе»,
«Брак», Недостача

16.

Сборка заказов, управление остатками
Статус
«Отсутствует
на
складе»
устанавливается, если товар продан до
сбора заказа.
Обязательно проверяйте товар перед сборкой
на наличие брака. Если обнаружен брак,
устанавливаем для товара соответствующий
статус, товар переводим в ячейку брак, чтобы
он не был доступен для заказа.
Если вы знаете, что товар числится в
недостаче, установите соответствующий
статус и переведите позицию в ячейку
«Потери», чтобы он не был доступен для
заказа.

17.

Сборка заказов
Если товар требует обязательной маркировки, то
необходимо просканировать qr код на товаре.
Для работы сканера в ОМС необходимо
запустить обработку «Сканирование во внешнее
АПИ» в 1С.
Обработка находится во Внешние обработки Магазины - Сканирование во внешний апи.
Символ означает обязательное сканирование
датаматрикс для товара
Символ означает, что сканирование
датаматрикс не требуется
Символ означает, что датаматрикс был успешно
просканирован и определен системой

18.

Сборка заказов
Шаг 4:
Завершение
заказом
работы
с
Если все товары из заказа
были найдены, то заказ
необходимо перевести в
статус «Готов к выдаче».
Если один или несколько или
все товары не были найдены,
то эти товары необходимо
отметить «Отсутствует на
складе» и заказ перевести в
статус
«Требуется
корректировка».
Готовый к выдаче заказ
необходимо упаковать в
фирменный пакет zolla и
разместить в шкафу в
прикассовой зоне
дожидаться покупателя.

19.

Сборка заказов
“Готов к выдаче” означает, что все товары в заказе были подобраны и упакованы. После установки
этого статуса клиент получает уведомление о готовности заказа.
“Требуется корректировка”
означает, что только часть товаров была найдена в магазине. После установки такого статуса
товары из заказа не нужно упаковывать в пакет. Заказ уйдет на повторный прозвон
коллцентром и согласование с покупателем.
Если покупатель согласится с корректировкой (удалением или добавлением позиций в заказ),
то заказ снова появится в статусе “В сборке” и его будет необходимо повторно собрать с
учетом внесенных корректировок.
Если покупатель откажется от заказа, то заказ будет отменен и в сборку не вернется.
Если в заказе есть товары, у которых не был изменен статус на найден или не найден, не был
просканирован код маркировки, то система не даст отметить заказ «Готов к выдаче».
Проверьте список товаров.

20.

Выдача заказа покупателю
Статус заказа
«Готов к выдаче».
Автоматически системой
изменится на «Отправлен на
КС»
На клавиатуре кассы нажать
кнопку eShop, вызовется
строка для ввода номера
заказа. Номер заказа нужно
узнать у клиента.
Любые дополнительные
товары, которые хочет
приобрести покупатель
должны быть пробиты
отдельным чеком
Покупателю приходит смсуведомление о готовности
заказа в магазине.
Для получения заказа клиент
обращается в магазин на кассу.
Если покупатель обратился к
сотруднику зала, то его
необходимо направить на кассу.
После ввода номера заказа
нажать «Ввод»
Будет загружен чек с позициями заказа
покупателя. Для покупателя доступен
ЧАСТИЧНЫЙ ВЫКУП, позиции можно
удалить кнопкой «Ошибка».
Для онлайн заказов возможна примерка
перед оплатой заказа, а так же
частичный выкуп. Покупатель может
примерить товары и купить только то, что
подошло.
Провести стандартную продажу,
с выбором метода оплаты.
Для онлайн-заказов не
предусмотрена смешанная
оплата.

21.

Изменение состава заказа
Для изменения состава
необходимо проверить в
каком статусе сейчас
находится заказ:
Изменения возможны в
статусах
1. В сборке
2. Требуется корретировка
3. Недозвон 1 (или 2)
Изменить можно:
1. Размер товара в заказе
2. Удалить позицию
Если покупателю необходимо добавить еще одну позицию или
поменять цвет, то необходимо учитывать, что она пройдет в
заказе без скидок, если они были применены в заказе.
Для изменения необходимо
написать в телеграмм чат.

22.

Списание бонусов в заказе:
Бонусы в заказ списываются в момент оформления заказа
(бонусная карта уже привязана к заказу, вводить повторно номер не требуется)

23.

Отмена вызова заказа на кассе
Если заказ уже открыт на кассе, а покупатель передумал приобретать его, то отмена вызова заказа производится кнопкой «Аннулировать».
Кнопка EShop

24.

Расформирование заказа
Может возникнуть ситуация,
когда заказ был собран, но
покупатель так и не пришел
забирать свой заказ или
решил отказаться от него.
Заказ от которого отказались
или не забрали будет
переведен в статус «Отказ
(время жизни)».
Такой заказ необходимо найти
в списке заказов используя
фильтрацию по статусам.
Заблокировать нужный заказ.
ВАЖНО!
Найти его в месте хранения
готовых к выдаче заказов.
Разложить товары по местам
хранения в магазине.
Перевести заказ в статус
“Расформирован (время
жизни)”.
Сотрудники магазина могут разобрать заказ
по местам хранения только после того как
покупатель или отказался от заказа в
магазине или статус заказа сменился
на «Отказ (время жизни)»

25.

Возврат заказов интернет-магазина
Заказ был получен в розничном
магазине
Возврат товара возможен только при
наличии чека. Возврат по сумме в
данном случае не возможен.

26.

Целевые показатели
Сборка заказа
Расформирование заказа
Ежечасно проверять наличие заказов
в статусе «В сборке». Если заказы есть,
их необходимо собрать.
Цель по сроку сборки заказов – 1 час с
момента попадания в сборку.
1 раз в день проверять наличие
заказов в статусе
«Отказ (время жизни») и
последующее расформирование
заказов.

27.

Не получается запустить OMS
Если вы забыли пароль, то его можно
восстановить кнопкой «Забыли пароль».
Новый пароль придет на рабочую почту
Такая ошибка говорит о том, что логин или
пароль были введены не корректно.
Эта ошибка означает, что сервер в данный
момент не доступен. Мы скорее всего о ней
знаем. Попробуйте подключиться позже.
Сервер не отвечает.

28.

Отмена заказа
Отказ клиента от заказа на кассе
Отказ клиента во время сборки
заказа
Если покупатель отказался от заказа, то сотруднику
магазина необходимо написать в телеграмм-чат для
отмены заказа.

29. Спасибо за внимание

По вопросам или проблемам можно обращаться по почте или в
телеграмм чате к:
Кучерову Денису kucherov.di@zolla.com
Мирошник Ольге miroshnik.ov@zolla.com
Вахниной Валентине vakhnina.ve@zolla.com