Макет и требования к ИС по обеспечению закупочной деятельности

1. Макет и требования к ИС по обеспечению закупочной деятельности

2. Верхнеуровневые требования

Формирование потребностей и согласование их в дивизиональной базе
Единая база потребностей и закупочных процедур по всем ДЗО с различными
отборами (по ДЗО, ЦФО, «направлению», …)
Понимание, в какой «точке» находится процесс и контроль сроков исполнения
каждого этапа
Простой доступ ко всем связанным документам с закупкой
Минимизация физических подписей (согласования в системе)
«Понятная» система неценовых критериев оценки предложений
Сквозная аналитика по бюджету (Закупки – Казначейство – Бухгалтерия)
Унифицированные формы документов
2

3. Рассмотренные системы

нацелены на 223-ФЗ
формирование потребностей с горизонтом Год
Управление холдингом
http://v8.1c.ru/cpm/assets.htm
Государственные и муниципальные закупки
http://v8.1c.ru/gmz/
SynExp: Конкурентные закупки
http://synexp.synapse-msc.ru/
2

4. Концепт системы

Дивизиональные базы:
формирование и согласование потребностей
Управление холдингом:
консолидация потребностей и проведение закупочных процедур
интеграция с ЭТП и WSSDocs
Дорабатываем функциональность УХ на основе рассмотренных
систем
2

5. Основные объекты системы

Внутренний заказ – оформленная потребность
Лот закупочной процедуры (Лот ЗП) – документация и
условия проведения закупочной процедуры
Заявка участника – заявка участника (для проверки СБ и
Юристы)
Предложение участника – КП участника (печать бумаг из
закрытого ящика)
Итоговый протокол – одно или несколько итоговых КП
Заказ поставщику – согласованная спецификация поставщика
5

6. Верхнеуровневая схема процесса в ИС

6

7. Согласование потребности

7

8. Внутренний заказ

Процесс согласования потребности
8

9. Внутренний заказ

Подготовка: Заказчик
Поясняющий текст
Юр.лицо – ДЗО или УК
Подразделение – Заказчик
ФИО автора заказа
9

10. Внутренний заказ

Подготовка: Вид заказа
Поясняющий текст
признак Аварийный
Вид – ТМЦ; Услуги; Сырьевые ресурсы; Инвестиционные
Категория – влияет на плановый срок поставки
10

11. Внутренний заказ

Подготовка: Поставка
Что делать, если возможный срок поставки по позициям значительно
расходится?
• Склад, на который должны поступить ТМЦ
• Пункт поставки – актуален для сырьевых ресурсов
Запрошенный – указывает Заказчик
Возможный – определяется Категорией закупки
Согласованный – указывает Специалист ОМТС (каким образом,
если их более одного в документе? Руководитель?)
11

12. Внутренний заказ

Подготовка: Исполнитель
Поясняющий текст
Организация – ДЗО или УК – тот, кто проводит ЗП
Подразделение – «тендерный отдел», «работ и услуг»
Ответственный – руководитель Подразделения Исполнителя
12

13. Внутренний заказ

Подготовка: Источник покрытия потребности
Реквизиты заполняются Заказчиком, если они ему известны
Проверку или заполнение выполняет фин. контролер
Аналитика резерва в бюджете
13

14. Внутренний заказ

Подготовка: Аналитика потребления/списания
Реквизиты заполняются Заказчиком, если они ему известны
Проверку или заполнение выполняет фин. контролер
Аналитика списания / отнесения затрат
14

15. Внутренний заказ

Подготовка: Документы и прочие файлы
Спорно:
• ТЗ прикладывать в строки
• добавить галки «Проверено руководителем»
Неформализованные документы и
файлы: чертежи, фотографии и т.п.
Формализованные документы
15

16. Внутренний заказ

Подготовка: Рекомендуемые поставщики
Поясняющий текст
Список рекомендуемых поставщиков с контактными данными,
может заполняться по данным в системе (у кого закупали ранее)
16

17. Внутренний заказ

Подготовка: Требования к проведению закупочной
процедуры
Поясняющий текст
Варианты проведения закупочной процедуры и документ
обоснования выбранного способа
17

18. Внутренний заказ

Подготовка: Описание потребности
Поясняющий текст
Добавить галку «Особые требования к качеству номенклатуры»? Пример
со смолой ВФК – одну и туже смолу заказываем осознано у разных
поставщиков
В качестве потребности можно указывать:
• конкретную Номенклатуру
• элемент справочника ОКПД2
Произвольный комментарий по строке
18

19. Внутренний заказ

Подготовка: Описание потребности (справочно)
По «Дате последней закупки» специалист сможет понять, закупалось ли
данное ТМЦ ранее и при необходимости посмотреть информацию по прошлым
закупкам в системе.
Для справки по Номенклатуре отображается:
• количество текущего остатка на складе (свободный и в
резерве)
• дата последней закупки
• цена последней закупки (должна быть не старше 13 мес.)
Если есть правило распределения номенклатуры по
специалистам ОМТС, то реквизит можно заполнять
автоматически, если нет – будет заполнен руководителем ОМТС
19

20. Внутренний заказ

Согласование потребности: Старт
Поясняющий текст
Заполнив документ Ответственный жмет кнопку «Провести»
– в этот момент стартует бизнес-процесс «Согласование
потребности»
До запуска процесса согласования документ находится в
статусе «Подготовлен»
20

21. Внутренний заказ

Согласование потребности: Управление решением
Поясняющий текст
Процесс согласования
протекающий в
дивизиональной базе
управляется этими командами
Статус меняется при
прохождении точек
маршрута
Открывает карту маршрута с
отображением текущего состояния
процесса
21

22. Внутренний заказ

Согласование потребности: Контроль процесса
Процесс должен быть легко конфигурируем по
этапам и исполнителям
Для каждой задачи установлены нормативные сроки
выполнения
При формировании задач и истечении срока
выполнения формируется уведомление на почту
(всплывающие сообщения)
На схеме выделяются «завершенные задачи» и
«текущая задача»
Механизм назначения заместителей
Формирование «Листа согласования» со штрихкодом или QR-кодом
В зависимости от этапа процесса в связанном
документе доступны для редактирования только
определенные реквизиты
22

23. Внутренний заказ

Согласование потребности: Контроль процесса
Простой расчет общего времени работы по
потребности каждой функцией
23

24. Внутренний заказ

Согласование потребности: Контроль процесса
Как в СЭД
Как в 1С
24

25. Внутренний заказ

Задача «Согласовать потребность»
В общем случае руководитель заказчика «Согласует» или отправляет
«На корректировку».
Заказ полностью доступен для корректировки.
При отправке «На корректировку» и
«Отклонении» обязательно
указание причины решения
25

26. Внутренний заказ

Задача «Назначить ответственных»
Для сотрудника, указанного в качестве Ответственного со стороны
Исполнителя, формируется задача по назначению специалистов на
расценку и проведение закупочных процедур и связанных операций
Исполнитель и срок исполнения задачи
(общие реквизиты для всех задач)
Основание
26

27. Внутренний заказ

Задача «Назначить ответственных»
Из формы Задачи открывается форма «Назначение ответственных»
С помощью функции «Отбор» или отметкой строк выбираются строки к
обработке
Возможность корректировать плановый срок исполнения
Задачу можно завершить, если по всем строкам назначены
ответственные.
27

28. Внутренний заказ

Задача «Провести расценку»
Для каждого специалиста, указанного в документе в качестве
ответственного за расценку, формируется задача с набором строк для
расценки.
В задачу включаются только те строки, по которым ранее не была
проведена расценка.
Из задачи возможно формирование
отчетов «Закупки» и «Позиции на
расценке»
28

29. Внутренний заказ

Задача «Провести расценку»
По задачам, находящимся в обработке на расценке, формируется отчет
«Позиции на расценке».
Выделяем нужные строки, по которым будет сформирован документ
«Расценка номенклатуры».
29

30. Внутренний заказ

Задача «Провести расценку»
Документ «Расценка номенклатуры» фиксирует плановую цену
номенклатуры для номенклатуры в конкретных «Внутренних заказах».
При проведении документа цены переносятся в документ «Внутренний
заказ» и задачу.
Источник цен
Цена за единицу измерения
30

31. Внутренний заказ

Задача «Провести расценку»
Задача может быть выполнена, если все строки задачи расценены.
31

32. Внутренний заказ

Задача «Скорректировать потребность»
Заказ может быть возвращен на корректировку практически на любом
этапе.
Заказчик может корректировать документ только до обработки
специалистом ОМТС. Дальнейшая корректировка осуществляется
специалистом.
32

33. Внутренний заказ

Задача «Скорректировать потребность»
При изменении строки заказа сохраняется история корректировки.
33

34. Внутренний заказ

Задача «Скорректировать потребность»
Строка может быть исключена только если она не включена в «Лот
закупочной процедуры» (должен быть признак, что строка включена в
Лот)
34

35. Внутренний заказ

Задача «Согласовать бюджет»
На текущий момент в системах нет данных по бюджетам, поэтому своим
согласованием Фин. контролер подтверждает наличие средств в бюджете на
данную закупку.
Большой вопрос, какой бюджет они контролируют.
Можно сделать простой ввод и контроль бюджета в системе на уровне ДЗО.
Проверяет корректность заполнения или заполняет аналитику
бюджета Закупок/ДДС?
35

36. Внутренний заказ

Задача «Согласовать бюджет»
Поясняющий текст
Проверяет корректность заполнения или заполняет аналитику
бюджета затрат (списания, расходов,…)
36

37. Внутренний заказ

Задача «Утвердить потребность»
В общем случае, Руководитель направления (Держатель бюджета)
согласовывает Заказ, при этом статус документа становится
«Утвержден».
Утвержденные заказы транслируются в УХ.
37

38. Трансляция в УХ

«Внутренний заказ» из дивизиональных баз транслируется в
«Управление холдингом» только в нужных реквизитах.
«Внутренний заказ» в УХ является документом-основанием для
включения позиции в «Лот закупочной процедуры».
Для контроля обработки Заказов на стороне «УХ» используем
отчет «Позиции внутренних заказов не принятые в работу».
В рамках проекта по бюджетированию будем рассматривать
возможность использования документов УХ «Резервирование
бюджета» и «Консолидированный план потребностей» в
качестве «Внутреннего заказа».
38

39. Проведение закупочной процедуры: Подготовка

39

40. Лот закупочной процедуры

Общие сведения
Предназначен для объединения групп однотипоной продукции (товаров, работ, услуг) с целью
проведения торгов и приобретение продукции по оптимальной цене в соответствии с четко
установленными критериями.
Каждому лоту присваивается порядковый номер, максимальная начальная цена закупки, а так
же способ выбора поставщика.
Поясняющий текст
40

41. Лот закупочной процедуры

Заказчик и форма проведения
В поле Заказчик указывается «Сводная заявка», когда закупка для нескольких ДЗО
41

42. Лот закупочной процедуры

Основные сведения о ЗП
Произвольное описание предмета закупки
Вложенные файлы-документы
42

43. Лот закупочной процедуры

Номенклатурный состав
Поясняющий текст
Нужен список открытых потребностей и отборы
43

44. Лот закупочной процедуры

Условия приема заявок
Поясняющий текст
Публикация на разных ЭТП одновременно?
44

45. Лот закупочной процедуры

Требования к участникам
Справочник требований
45

46. Лот закупочной процедуры

Критерии оценки предложений
Поясняющий текст
После согласования этой формы можно разработать шаблон для заполнения документа
«Методика оценки»?
46

47. Лот закупочной процедуры

Условия по Цене
Поясняющий текст
Под вопросом
47

48. Лот закупочной процедуры

Требования к обеспечению
Поясняющий текст
48

49. Лот закупочной процедуры

Состав комиссии
Состав комиссии и привлеченные эксперты
Автоматический выбор шаблона по критериям (каким)?
49

50. Лот закупочной процедуры

Интеграция с ЭТП
Поясняющий текст
50

51. Лот закупочной процедуры

Контрольные даты
Фактические даты и Статус проставляются при выполнении задач бизнес-процесса
Список контрольных дата зависит от формы выбора поставщика и способа проведения
закупочной процедуры
51

52. Лот закупочной процедуры

Итоговый протокол, интеграция с СЭД
Поясняющий текст
Из этой формы можно создать карточку согласования в СЭД
В карточку в СЭД будут прикреплены:
• необходимы документы из Лота
• ссылка на Лот
В Лоте будет возвращена ссылка на карточку в СЭД
52

53. Лот закупочной процедуры

Согласование документации перед публикацией
Регистрация Лота
Кто, Что и Зачем согласует – члены комиссии? Последовательно (в каком порядке) или
параллельно? Этап возвращения на корректировку и обязательное новое согласование
всеми? - нет в УК
Прикладываем «Приглашение на участие в ЗП»
53

54. Проведение закупочной процедуры: Работа с заявками и КП

54

55. Заявка участника

Общие сведения
Предназначен для отражения в системе
• даты регистрации заявки
• направления на проверку службой безопасности.
55

56. Заявка участника

Квалифицированный участник
Что важно указывать в каждой ЗП у существующего контрагента?
Сведения о предыдущей квалификации и ответственного от СБ?
56

57. Заявка участника

Новый участник
Минимально необходимый набор реквизитов для нового участника?
57

58. Заявка участника

Пакет документов
Какой пакет документов необходимо вывести по ссылкам, все остальное убрать в «…»?
Нужен ли пакет документов для квалифицированного поставщика? - Нет
58

59. Акт проверки Заявки участника

Общие сведения
Документ оформляется специалистом СБ
59

60. Предложение участника

Общие сведения
Документ предназначен для регистрации предложений поставщика по лоту.
Набор реквизитов этого документа поможет сформировать требования к форме ТЗ
Свободные формулировки заменить на формализованные реквизиты
Прикладывать файл КП
60

61. Предложение участника

Номенклатурный состав
Поясняющий текст
Нужен объект «Протокол изменения предложения» для фиксации изменения ценовых и
неценовых критериев – нет смысла
Добавить «Итоговый эффект» - разница между суммами…?
61

62. Предложение участника

Оценка по неценовым критериям
Кто и в какой момент проводит оценку?
В общем случае – Заказчик (Только если он член комиссии)
В случае сложной закупки – комиссия (всегда комиссия)
Отдельный процесс голосования из ГМЗ – предлагаю полностью взять функционал из
ГМЗ
62

63. Предложение участника

Субподрядчики и прочие сведения
Поясняющий текст
Под вопросом
63

64. Допуск и Переторжка

Прочее
Поясняющий текст
«Протокол о допуске», «Извещение о проведении торговой сессии» - Просто в виде
сканов и простого согласования
Можно сделать кнопки, по которым будет формироваться шаблон этих документов
64

65. Проведение закупочной процедуры: Определение и согласование результата

65

66. Итоговый протокол

Общие сведения
Документ предназначен для фиксации победивших предложений и распределения
позиций лота между ними.
66

67. Итоговый протокол

Участники и предложения
Поясняющий текст
67

68. Итоговый протокол

Распределение лота между участниками
Распределяется комиссией?
По конкурентному листу и рекомендациии заказчика
68

69. Проведение закупочной процедуры: Подготовка и согласование договора

69

70. Заключение договора

Подготовка:
Поясняющий текст
• Возврат ответственности на оформление договора в ДЗО
• Оформление в УХ или СЭД и трансляция в СЭД и заполнение ссылки в лоте
70

71. Проведение закупочной процедуры: Регистрация договора/спецификации

71

72. Заказ поставщику

Подготовка:
Поясняющий текст
72

73. спасибо