Документирование управленческой деятельности в ОВД. Лекция 5

1.

Документирование
управленческой
деятельности в ОВД
Презентация разработа Доцентом кафедры к.ю.н.,
доцентом полковником полиции Бажуковой Ю.В.
Утверждена на заседании кафедры 30.04.2019
Протокол № 15.

2.

Индекс
компетен
ции
Формулировка компетенции
ПК-21
Способность правильно и полно отражать
результаты профессиональной
деятельности в процессуальной и иной
документации
10.11.2019
2

3.

ГКафедра административного права
Прохорова О.В., Бажукова Ю.В., Шамрай В.Н.
Утверждены на заседании кафедры, протокол № 15 от 30.05.2019

4.

Цели занятия:
• Изучить сущность, принципы и задачи
документирования управленческой
деятельности;
• Уяснить место организации документооборота
в органах внутренних дел;
• Выработать стойкое внутреннее убеждение и
понимание необходимости изучения
делопроизводства как основы деятельности
сотрудников ОВД.
10.11.2019
4

5.

Используемая литература и НПА:
• Основная:
• 1.основы управления в органах внутренних дел. Курс лекций/ под ред. Булавчика
В.Г. Изд-во СПб университета ВД России, 2016 г.
• 2.Альбом схем по дисциплине «Делопроизводство в органах внутренних дел ( в
схемах и комментариях)», Санкт-Петербург, 2017 г.
• 3.Основы управления в органах внутренних дел // Учебник. – СПб, 2016.
• 6.Основы управления в органах внутренних дел: /Альбом схем. – СПб.: СПбУ МВД
России, 2017.
• .

6.

• Дополнительная
• 1.
Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство):
учебник / М.И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2015. – 413 с. – (Среднее
профессиональное образование).
Нормативные акты:
1.
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской
Федерации".
2.
ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» (Принят и введен в действие постановлением Госстандарта от 03.03.03. №65).
3.
«Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93 (утв.
Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 06.08.2008)
4.
Приказ МВД России от 04.05.2010г. №333 «Об утверждении Инструкции о порядке
приема, регистрации и разрешения в ОВД РФ заявлений, сообщений и иной
информации о происшествиях».
5.
Приказ МВД России от 20.07.2012г. №615 «Об утверждении инструкции по
делопроизводству в ОВД».

7.

Сущность, принципы
вопрос и задачи
документирования
управленческой
деятельности
1
10.11.2019
7

8.

После реформы МВД России,
сокращения численности личного
состава и подразделений, особенно
на районном уровне, вопрос
снижения документационной
нагрузки на сотрудников
приобрел особую остроту

9.

• в
последние
годы
сохраняется
устойчивая
тенденция
увеличения
документооборота. За 2015–2019 годы количество официальных документов,
зарегистрированных в системе МВД России, увеличилось на 18,3% (в среднем на
3,7% в год) и превысило 130 миллионов (131 874 626). Особенно заметен рост
объемов переписки в центральном аппарате МВД России (+55,7%), в
территориальных органах этот показатель втрое меньше (+17,9%). В основном
прирост документооборота образуется за счет входящих документопотоков
(+18,8%, в среднем на 3,8% в год), в том числе в центральном аппарате
Министерства – на 78,4% (+15,7% в год), в территориальных органах – на 17,7%
(+3,5% в год). В то же время число подготовленных документов оставалось
относительно стабильным, как в целом (+1,1%), так и в территориальных органах
МВД России (+0,9%), заметно увеличившись только на федеральном уровне
(+17,6%, +3,5% в год). Рост документооборота в территориальных органах МВД
России в основном обусловлен увеличением переписки с подчиненными ОВД, с
органами, организациями, не входящими в систему МВД России, удельный вес
которой составляет приблизительно треть от общего объема.

10.

• Ст. 11 ФЗ от 07.02.2012 № 3-ФЗ
«О полиции»
«Использование достижений науки и техники,
современных технологий и информационных
систем»
• Полиция в своей деятельности обязана
использовать достижения науки и техники,
информационные системы, сети связи, а также
современную информационнокоммуникационную инфраструктуру;

11.

• Ст. 11 ФЗ от 07.02.2012 № 3-ФЗ «Использование
достижений науки и техники, современных
технологий и информационных систем»
• Полиция в порядке, установленном законодательством
Российской Федерации, применяет электронные формы
приема и регистрации документов, уведомления о ходе
предоставления государственных услуг, взаимодействия с
другими правоохранительными органами,
государственными и муниципальными органами,
общественными объединениями и организациями.

12.

• Ст. 11 ФЗ от 07.02.2012 № 3-ФЗ «Использование
достижений науки и техники, современных технологий
и информационных систем»
• Полиция использует технические средства, включая
средства аудио-, фото- и видеофиксации, при
документировании обстоятельств совершения преступлений,
административных правонарушений, обстоятельств
происшествий, в том числе в общественных местах, а также
для фиксирования действий сотрудников полиции,
выполняющих возложенные на них обязнности.

13.

Значение
документирования
управленческой
деятельности в ОВД

14.

Делопроизводство в ОВД является деятельностью,
обеспечивающей реализацию как основных, так и обеспечивающих
функций аппарата управления. Применительно к видам функций
различают два вида делопроизводства:
ОБЩИЕ
СПЕЦИАЛЬНЫЕ

15.

• Общее делопроизводство - это документирование общей
управленческой деятельности, присущей любому органу
управления, и организация работы с документами,
создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности.
• Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций
(финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу
т.д.) аппарата управления.

16.

Специальное делопроизводство регулируется законами,
исполнение которых связано с реализацией основной функции
управления или организации: правоохранительной,
правообеспечительной, надзорной, контролирующей.
Создание и систематизация документов в дела осуществляется по
специальным правилами (составление и оформление уголовнопроцессуальных, оперативно-розыскных, административнопроцессуальных документов, отражающих деятельность
органов внутренних дел по непосредственной охране
общественного порядка и борьбе с преступностью).

17.

В органах внутренних дел применяются три системы
организации делопроизводства:
Централизованная Децентрализованн Смешанная
- все операции по
ая - делопроизводство ведется система - одна часть
делопроизводству выполняются
в одном месте, в единой для
всего органа канцелярии и у
секретаря (такая система
характерна, например, для
горрайоргана внутренних дел,
отдела полиции).
по отдельным структурным
звеньям органа (эта система
обычно применяется в крупных
или территориально
разобщенных подразделениях
аппарата управления).
делопроизводства осуществляется
централизовано, а другая - в
структурных подразделениях
(данная система используется в
крупных органах, сложных по
структуре и с большим
документооборотом, например в
МВД, ГУВД, УВД).

18.

• Величина документооборота показывает загруженность
учреждения его управленческого аппарата (для подсчета
учитывают только число оригиналов документов, без
учета копий, дубликатов и приложений.
• Отчет по документообороту всегда показывает
внушительную работу служб ДОУ, которые
обеспечивают, главным образом, технологию
работы с различной управленческой
документацией.

19.

• Принципы в организации
делопроизводства определяют исходные
правила и общие начала.
• К числу основных принципов относятся:

20.

1. Унификация – подразумевает приведение какого-либо
объекта к единой форме, системе (правила выполнения
документационных операций);
2. Стандартизация – установление и применение
стандарта как образца. (Федеральное агентство по
техническому регулированию и метрологии);
3. Системность нормативно-методического
регулирования делопроизводства – установление
единых требований к организации делопроизводства в
законодательных, нормативных и методических актах;

21.

4. Централизация органов контроля и методического
обеспечения делопроизводства – центральным органов контроля
обеспечения делопроизводства в Российской Федерации является
Госстандарт, а методического контроля – Федеральное архивное
агентство (Росархив);
5. Децентрализация делопроизводства – каждое министерство
(МВД РФ) самостоятельно устанавливает задачи службы ДОУ в
своих структурных подразделениях исходя из ведомственных задач.
(данный принцип закреплен в Типовой инструкции по
делопроизводству. При этом ведомственные нормативнометодические документы (инструкции) не должны ей противоречить
только по основным положениям)

22.

Вывод:
Внедрение и развитие принципов научной
организации делопроизводства создает условия для
сокращения документов и потерь времени,
затраченного на обработку документов.
Отсутствие определенного единообразия работы
с документами ведет к бюрократии, к произвольному
увеличению числа документов.

23.

• Основными задачами служб ДОУ являются
документационные и организационные задачи.
• Документационные задачи связаны с
документированием процесса управления и
организации работы с документами.
• К ним относятся:

24.

1. Прием и регистрация входящих документов,
отправка исходящих документов;
2. Предоставление документов руководителю для
ознакомления и наложения резолюции, то есть
краткого указания о порядке исполнения документа;

25.

3. Передача
документов сотрудникам – исполнителям,
которая должна производиться под роспись
исполнителя в регистрационном журнале с указанием
даты его получения;
4. Контроль над сроками исполнения документов;
5. Информационно-справочная работа;
6. Составление (подготовка проектов документов) и
изготовление документов в соответствии с поручениями
и указаниями руководства, изготовление и выдача
копий;

26.

7. Систематизация документов, находящихся в
делопроизводстве, в соответствии с описью документов;
8. Хранение документации в делах (папках), внутри
которых документы располагаются в хронологическом
порядке;
9. Обеспечение сохранности печатей, бланков и штампов
для регистрации, и заверения официальных документов;
10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой,
утвержденной начальником органа внутренних дел;
11.Подготовка документов и дел для передачи в архив с
указанием сроков его хранения.

27.

• Организационные задачи делопроизводства
связаны с вопросами оптимизации процессов
управления и отдельных управленческих процедур.
• К ним относятся:

28.

1. Подготовка рабочего места руководителя;
2. Обслуживание штатных средств оргтехники и
информационно-справочных карточек
(автоматизированных баз данных);
3.
4.
5.
6.
Организация приема посетителей;
Вызов сотрудников по указанию руководителя;
Организация телефонных переговоров;
Выдача справок по телефону;

29.

7. Подготовка служебных командировок;
8. Подготовка совещаний, заседаний, а также их
стенографирование;
9. Подготовка информационно-справочных материалов
по указанию руководства;
10.Обучение сотрудников методике организации
документооборота;
11.Внедрение средств автоматизации делопроизводства.

30.

Вывод:
Документационные и организационные задачи
формируют необходимость создания в структуре
секретариатов специализированных подразделений,
обеспечивающих исполнение и копирование документов, а
также общественные приемные.
Непосредственно в секретариатах концентрируется
управленческая документация органа внутренних дел. Ее
объем определяет сложность выполняемой обязанности.

31.

2
Организация
вопрос
документооборота в
органах внутренних
дел
10.11.2019
31

32.

Документооборот – движение документов в
организации с момента их создания или получения до
отправки, или уничтожения
• Цель – обеспечение рациональной работы с
документами.
• Значение – информационный обмен, элемент
коммуникационной деятельности.

33.

Вся документация в учреждении
делится на три документопотока
ВНУТРЕННИЕ
ВХОДЯЩИЕ
ИСХОДЯЩИЕ
ОРГАНИЗАЦИЯ
ДОКУМЕНТЫ
ДОКУМЕНТЫ
ДОКУМЕНТЫ
ДОКУМЕНТЫ

34.

ВХОДЯЩИЕ
поступают в ОВД из других
органов и организаций
ИСХОДЯЩИЕ
создаются в ОВД и предназначены
для отправки в адрес других
органов, организаций,
учреждений
ВНУТРЕННИЕ
не предназначены для отправки
в другие организации и служат
для решения
внутриорганизационных
вопросов ОВД

35.

Формы учета
• 1. Журнальная форма (достоинство - наиболее простая,
недостатки – трудоемкость, сложный поиск документов);
• 2. Карточная форма (достоинство – легкость поиска
документов, недостаток
трудоемкость заполнения);
–
сравнительно
высокая
• 3. Автоматизированная форма – ведется с помощью
средств компьютерной техники.

36.

В системе органов внутренних
документооборота
основывается
нормативных актов МВД РФ
• В каждом органе внутренних дел
разрабатываются:
• - инструкция по делопроизводству;
• - табель документов;
• - альбом форм;
• - номенклатура дел.
дел
на
организация
требованиях

37.

Инструкция по делопроизводству
• Устанавливает систему делопроизводства в
ОВД, порядок работы с документами,
основные правила их подготовки и
оформления, порядок рассмотрения
обращения граждан.

38.

Табель документов
• Включает перечень форм документов,
необходимых и достаточных для реализации
функций и задач ОВД.
• При этом запрещается создавать документы, не
утвержденные табелем.

39.

Альбом форм документов
• Разрабатывается на основе табеля
документов. (Сборник прошедших
унификацию формуляров документов,
образцов)

40.

Номенклатура дел
• Систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в ОВД, с
указанием сроков хранения, оформленный в
установленном порядке.

41.

Основные правила научного подхода в
делопроизводстве к организации и сокращению
документооборота
• 1. Прямоточность движения – исключение
потерь времени на возвратные движения
(разработка схем прохождения основных
управленческих документов в структуре ОВД)

42.

Основные правила научного подхода в
делопроизводстве к организации и сокращению
документооборота
• 2. Ритмичность движения – сокращение
любых «простоев».

43.

Ежеквартально по объему документооборота в ОВД
составляются отчеты:
Что позволяет:
• Выявить закономерности в колебаниях объема
документопотоков ы структуре ОВД;
• Выявить организационные просчеты в работе с
отдельными группами документов;
• Оптимизировать маршруты движения
документов;

44.

Ежеквартально по объему документооборота в ОВД
составляются отчеты:
Что позволяет:
• Совершенствовать делопроизводство и его
отдельные технологическое участки;
• Рассчитывать штаты отдельных
организационных структур, непосредственно
обслуживающих документопотоки.

45.

Задачи делопроизводства в системе МВД РФ
• 1. соответствие специфике оперативнослужебной деятельности;
• 2.соответствие принципам демократии и
защиты прав человека и гражданина в
современном обществе.

46.

ФЗ от 07.02.2011 № 3-ФЗ «О полиции»
• 1. открытость и доступность информации,
содержащейся в ведомственных документах,
является одной из конституционных норм и
принципиальным положение ФЗ «Об
информации, информационных
технологиях и о защите информации».

47.

• В деятельности органов внутренних дел
недопустимо нарушение положений Закона
РФ «О государственной тайне»

48.

Вывод:
• Т.о. сложные и ответственные задачи требуют
постоянного контроля со стороны
руководящего состава ОВД, в том числе
тщательной нормативной регламентации
отдельных аспектов работы секретариатов и
канцелярий, а также должностных обязанностей
работников этих структурных подразделений
ОВД

49.

Вывод:
• Четкое выполнение обязанностей,
профессионализм работников секретариата
создают условия для эффективной
управленческой деятельности.

50.

• Налаженное делопроизводство во многом позволяет
экономить время и силы на подготовку, исполнение и
поиск документов.
• В то же время нерациональное документационное
обеспечение сопровождается большими
организационными и временными издержками.
• Каждое лишнее управленческое звено снижает
скорость исполнения документов, одновременно
увеличивая их объем. Каждый необоснованный
документ тяжким бременем ложится на плечи
исполнителей, рядовых сотрудников, особенно в
территориальных органах МВД России на районном
уровне, отвлекая от исполнения прямых
обязанностей.