Уніфікація
Мета уніфікації організаційно-розпорядчих документів –
Залежно від рівня затвердження
Уніфікацію як метод удосконалення документування
До комплексної уніфікації належать:
З погляду формальної уніфікації
Матрична і таблична структури
Деревовидна структура
Змістова уніфікація
Стандартизація –
Стандартизація –
Об’єкти уніфікації і стандартизації
Сутність терміна «стандартизація» характеризується трьома основними моментами.
Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі
Уніфікація організаційно-розпорядчих документів здійснюється відповідно до державних стандартів, які закріплюють вимоги до
69.27K
Категория: ПравоПраво

Уніфікація

1. Уніфікація

За офіційним визначенням, уніфікація – це
вибір оптимальної кількості різновидів
продукції, процесів і послуг, значень їх
параметрів і розмірів.

2. Мета уніфікації організаційно-розпорядчих документів –

Мета уніфікації організаційнорозпорядчих документів –
це зменшення кількості документів, що
готуються, обробляються та зберігаються в
діяльності представницьких органів
влади;типізація їх форм, зниження
працемісткості їх обробки;використання
технічних засобів для підготовки, обробки і
зберігання документів.

3. Залежно від рівня затвердження

уніфіковані форми організаційнорозпорядчих документів поділяють на такі
категорії: державні (міжвідомчі); галузеві
(відомчі); уніфіковані форми організаційнорозпорядчих документів підприємств,
організацій.

4. Уніфікацію як метод удосконалення документування

для забезпечення управлінських процесів у
найбільш загальному вигляді можна
розглядати як локальну і комплексну.
До локальної уніфікації організаційнорозпорядчих документів можна віднести
розробку, апробацію і використання окремих
уніфікованих форм конкретних організаційнорозпорядчих документів у межах однієї
установи або її структурного підрозділу.

5. До комплексної уніфікації належать:

1. Державна уніфікація, за якої уніфіковані форми
організаційно-розпорядчих документів набувають статусу
загальнодержавних. Кінцевим продуктом такої уніфікації є
видання державного стандарту, що функціонує у масштабі
країни.
2. Галузева уніфікація, що передбачає закріплення
специфічних особливостей документування у певній
галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження
міністерством або відомством збірника уніфікованих форм
організаційно-розпорядчих документів чи інструкції з
підготовки організаційно-розпорядчих документів для їх
обов’язкового використання у межах галузі.
3. Міжнародна уніфікація, кінцевим продуктом якої є
міжнародний стандарт.

6. З погляду формальної уніфікації

структура організаційно-розпорядчих
документів може бути зведена до чотирьох
основних типів: лінійної, матричної,
деревовидної та текстової.
Лінійною структурою називають таку, що може
бути подана у вигляді послідовного переліку
обов’язкових елементів-реквізитів.
Таким чином, об’єктами уніфікації і
стандартизації документа мають бути як його
форма, так і склад реквізитів, що входять до
цього документа.

7. Матрична і таблична структури

Під матричною структурою слід розуміти таке
розміщення інформації в документі, де кожний
інформаційний елемент визначено
найменуваннями рядка і стовпця.
Така структура більш відома як таблична. Таблиця –
один із видів уніфікованого тексту документа. У
таблицях рядок називають підметом, а стовпець –
присудком. Підмет означає об’єкт, що характеризує
у таблиці, присудок – його ознаки. У графах таблиці
вказують значення ознак, що є функціями двох
аргументів: підмета і присудка. Часто матриця
(таблиця) використовується для зведення технікоекономічних показників, розрахунків, планів, звітів.

8. Деревовидна структура

Між реквізитами встановлюються складні
зв’язки, що можуть бути подані у вигляді
деревовидної структури. У графічному
зображені деревовидної структури
документа перший рівень включає
реквізити, що належать безпосередньо до
документа, другий – реквізити, пов’язані з
розкриттям інших реквізитів. Кількість
рівнів може збільшуватись, а реквізити – ще
більше диференціюватись.

9. Змістова уніфікація

здійснюється шляхом уведення
обмежувальних переліків форм організаційнорозпорядчих документів;створення
взаємопов’язаних комплексів або окремих
типових уніфікованих форм для різних видів
організаційно-розпорядчих документів,
однакових або близьких за
призначенням;уніфікації і стандартизації
інформаційних складових документації;
стандартизації термінів.

10. Стандартизація –

це процес установлення та застосування
стандартів, під якими слід розуміти «зразок,
еталон, модель, що приймаються як вихідні
для зіставлення з ними інших подібних
об’єктів». Стандарт як нормативно-технічний
документ установлює комплекс норм, правил
та вимог до об’єкта стандартизації і
затверджується компетентним органом.
Застосування стандартів сприяє поліпшенню
якості створюваного виробу (у цьому випадку
документа).

11. Стандартизація –

це форма юридичного закріплення
результатів уніфікації. У процесі
вдосконалення документального
забезпечення діяльності представницьких
органів влади розробляються державні
стандарти на термінологію діловодства і
архівної справи, а також на вимоги до
складання й оформлення організаційнорозпорядчих документів.

12. Об’єкти уніфікації і стандартизації

діяльності представницьких органів влади
спільні, а саме: терміни та визначення, які
використовуються у роботі з управлінською
інформацією; організаційні структури
установ, організацій, закладів, підприємств;
класифікатори управлінських функцій;
управлінська документація.

13. Сутність терміна «стандартизація» характеризується трьома основними моментами.

По-перше, стандартизація – це встановлені на тривалий
період часу загальнодержавні загальнообов’язкові
норми складання організаційно-розпорядчих
документів. Причому вона не тільки вводить норми, а й
гарантує їх дотримання.
По-друге, це уніфікація якостей і властивостей
документа, запровадження єдиних розмірів, форм,
правил, вимог для всіх організаційно-розпорядчих
документів.
По-третє, стандартизація – це закріплення і поширення
лише тих якостей і властивостей організаційнорозпорядчих документів, які мають найбільшу
функціональну виправданість та забезпечують
найбільший управлінський ефект.

14. Уніфіковані системи управлінської документації розробляються на основі

встановлення єдиних вимог до побудови форм організаційнорозпорядчих документів; регламентації змісту організаційнорозпорядчих документів, що входять до системи;вилучення із
організаційно-розпорядчих документів даних, що дублюються,
досягаючи однократності вводу інформації у процесі вирішення
управлінського завдання; скорочення кількості даних, що традиційно
включаються в документи та не використовуються при вирішенні
конкретних управлінських завдань; застосування єдиної термінології
та умовних позначень, що дає змогу зіставляти показники не тільки на
різних рівнях управління, але й в різних системах документації на
основі єдиних алгоритмів формування організаційно-розпорядчих
документів та показників в них; визначення сукупності реквізитів та
показників для кожного окремого виду організаційно-розпорядчих
документів та створення єдиних моделей їх побудови, що орієнтовані
на комп’ютерну обробку, але придатних і до сприйняття
людиною;встановлення єдиних правил складання й оформлення
реквізитів організаційно-розпорядчих документів, загальних для всіх
систем документації та конкретизованих у випадках наявності
специфічних особливостей.

15. Уніфікація організаційно-розпорядчих документів здійснюється відповідно до державних стандартів, які закріплюють вимоги до

змісту організаційнорозпорядчих документів (їх обсягу,
внутрішньої структури), їх форми (склад
реквізитів, їх розташування на бланку) та
мови.
English     Русский Правила