Тайм - менеджмент. Организация времени

1.

Тайм - менеджмент

2.

3.

Тайм - менеджмент
Управление
временем,
организация
времени,
таймменеджмент (англ. time management) — технология организации
времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это действие или процесс тренировки
сознательного контроля над временем, потраченным на
конкретные виды деятельности, при котором специально
увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление
временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и
методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов
и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр
деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку
целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг,
организацию, составление списков и расстановку приоритетов.
Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой
деятельности, но со временем термин расширился, включив личную
деятельность с таким же основанием. Система управления
временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник
и методов. Обычно управление временем является необходимостью
в развитии любого проекта, поскольку определяет время
завершения проекта и масштаб.

4.

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) –
эффективность (она же включает в себя успех). Если
рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной
Тайм-менеджмент как система стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до
цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый
(по Глебу Архангельскому)
этап – это ответ на вопрос «как ехать?».
Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова.
Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее
успешные решения. Примеры: бизнес-ТРИЗ (теория решения
изобретательских задач) , управленческая борьба; технологии
повышения личной эффективности (десятипальцевая слепая
печать, техники быстрого чтения, техники НЛП).
Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если
технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем
ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как
ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».
Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно
двигаться в неправильном направлении. И логично, что при
обсуждении организации времени возникают вопросы
стратегии.
Четвертым элементом системы является тема, к которой рано
или поздно приходит человек, занявшийся своим временем
всерьез. Это тема философии. В контексте таймменеджмента слово «философия» означает ответ на вопрос
«зачем?».
Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не
только самым тесным образом связаны с определением наших
жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от
того, насколько точно и правильно нам удалось их
сформулировать. Рассмотрение вопросов организации времени
начинается с целеполагания.

5.

Тайм-менеджмент как система
Эффективность: «КАК?»
Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок?
Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться?
Как наиболее результативно отдыхать?
Технология: «НА ЧЕМ?»
Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час?
Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника?
Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?
Стратегия: «КУДА?»
Каковы мои стратегические и тактические цели?
Продуман ли алгоритм их достижения?
Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?
Философия: «ЗАЧЕМ?»
Зачем ставить именно такие цели, а не другие?
Как осознать свои жизненные ценности?
Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

6.

Традиционная
система управления
временем
(по Л.Зайверту)
В классическом ТМ система
управления временем заимствует из
общего менеджмента циклическую
шестикомпонентную
«функциональную схему»
управления. Она включает в себя
пять следующих друг за другом и
замкнутых в цикл компонентовфункций (постановка цели,
планирование, принятие решения,
выполнение решения, контроль над
выполнением решения, постановка
новой цели и т. д.) и один «сквозной»
компонент, присутствующий на всех
этапах цикла (информация,
коммуникация). Процесс управления
временем аналогичен (по своим
основным этапам) процессу
управления организацией.

7.

Элементы системы Тайм - менеджмента и управление ими
№
Элемент
системы ТМ
1 Постановка
целей
Направления и методы управления
Создание у сотрудников высокого уровня ТМ-мотивации, чувства сопричастности
в «борьбе за время».
Пересечение личных и деловых целей (система вовлечения).
Декларативное включение ТМ в личную и организационную систему ценностей и
целей.
Полный анализ сильных и слабых сторон сложившейся практики управления
временем (SWOT-анализ).
Выделение приоритетов.
Выделение уровней целей (ценности - цели - задачи).
Экспертиза связанности и реалистичности целей.
Письменная фиксация сроков и первых шагов (внедрение особой ТМдокументации)
2 Планирование Анализ существующих временных трат и на основе полученных результатов
нормирование трудовых операций.
При планировании учет всех уровней (от долгосрочного до ежедневного).
Внимание к целому, системный подход, согласование планов отдельных
подразделений.
Оптимальное распределение времени по этапам будущей работы. Верный выбор
ресурсной стратегии «ускорить", «накопить», «замедлить», «упорядочить») и
создание резервов.
Реальное сокращение плановых сроков, увязанное с системой мотивации
(планировать поощрения за быструю работу и наказания за отставание от плана)
3 Принятие
Использование стратегий выделения приоритетов при принятии решений,
решения
например, упорядочивание дел по степени важности и по срокам («матрица
Эйзенхауэра»).
Построение системы делегирования, освоение навыков делегирования.
Оптимизация процедур принятия решений, например, эффективное проведение

8.

Элементы системы Тайм – менеджмента и управление ими
№
п/п
Элемент
системы ТМ
4 Выполнение
решения
Направления и методы управления
Модернизация распорядка (режима работы) дня, в том числе использование
гибких графиков работы.
Деление дел на «гибкие» и «жесткие».
Обеспечение ритмичности работы, учет личных биоритмов, чередование
труда и отдыха.
Обучение навыкам индивидуального планирования времени (блоки,
перекрытие, зазоры и т. п.), использование контекстов.
Внедрение мер по совершенствованию способов и навыков работы
5 Контроль над
выполнением
Разработка и письменная фиксация схем контроля {субъекты, объекты,
способы, режим).
Разработка каналов и способов «быстрого» оперативного контроля.
Разносторонний контроль (процесса, результатов, самоконтроль)
6 Коммуникации,
Планирование информационных сетей и информационных потоков в
организации.
Разработка и внедрение систем электронного документооборота
(реинжиниринг)
Изучение «техник личной работы»с бумагами, телефоном, корреспонденцией,
книгами, компьютером и другой оргтехникой.
Формирование навыков эффективного проведения совещаний, бесед,
переговоров
управленческая
информация
«Система» ТМ означает разработку и внедрение комплекса мер по
совершенствованию управления временем, по сути – реинжиниринга всех
шести компонентов управленческого процесса. Разработка и внедрение
системы ТМ – это всегда комплексное решение задач по временной
организации управленческого процесса.

9.

Матрица эйзенхауэра

10.

11.

Поглотители времени (хронофаги)
Телефонные звонки
Исправление ошибок
Визиты которых можно было бы избежать
«Перекуры» и перерывы на кофе
Нерешительность в деловых вопросах
Проблемы с компьютером
Плохо организованные
Навязанное извне митинги изменение очередности
работ
Отвлекающие факторы на рабочем месте
Недостаток планирования
Неумение слушать других, бюрократия.
Бесполезные дискуссии

12.

Принцип парето

13.

14.

Getting Things Done (GTD)
«как доводить дела до конца»
(Дэвид Аллен)
• человек должен освободить свой разум
от текущих задач;
• перенести их на внешний носитель;
• разум освобождается от запоминания;
• возникает концентрация на выполнении
самих задач

15.

Технология gtd

16.

17.

Хронокарта А.К.Гастева

18.

Правила заполнения хронокарты
А.К.Гастева
1. Отметки необходимо делать каждые полчаса.
2. Отметки лучше всего (потом удобнее для анализа) делать сплошной
штриховкой.
3. Нерабочие траты времени (например, отдых или помехи) следует обозначать
особо, например, точками или крестиками.
4. Отмечать каждые полчаса следует сразу же, как кончится данный получас.
5. Не следует заполнять карту задним числом или вперед.
6. Следует установить номенклатуру трат времени, присвоив каждой свою
литеру (код, категорию).
7. Целесообразно всегда носить хронокарту с собой! Нужно сделать ее удобной
для работы.
8. Заполненные хронокарты следует хранить в одном месте. На картах
обязательно должна быть указана дата заполнения.
9. Для выявления номенклатуры трат времени (то есть для составления
кодификатора. — С. К.), а также для формирования навыка работы с
хронокартой требуется один месяц.
10. При появлении навыка — начинайте отмечать траты времени каждую
четверть часа. Высший уровень учета времени — «фотография рабочего дня»
— поминутный учет трат времени!
11. Для контроля над заполнением хронокарты следует использовать
«инспекторов времени».

19.

Метод «Альпы»

20.

21.

Метод бюрографии

22.

Майнд - менеджмент
Майнд-менеджмент - направление в тайм-менеджменте,
отвечающее за повышение эффективности личной и
корпоративной деятельности с помощью интеллект-карт.
Интеллект-карта (англ. mind map — карта мыслей, а также
интеллект-карта, карта ума, карта мышления, ментальная
карта, карта памяти или карта разума, диаграмма связей) технология представления любого процесса или события,
мысли или идеи в комплексной, систематизированной,
визуальной (графической) форме, чаще всего на большом
листе бумаги. Отражает связи (смысловые, причинноследственные, ассоциативные и т.д.) между понятиями,
частями и составляющими рассматриваемой области. Это
понятнее, чем привычное изложение мыслей словами в
письменном виде, поскольку словесное описание порождает
массу лишней информации, приводит к потере времени,
снижению концентрации и быстрой утомляемости.

23.

Майнд - менеджмент

24.

Метод «пяти пальцев»
Л.Зайверта
• Мизицец – М. Мысли и знания. Какие навыки я приобрел
после выполнения этой задачи? Что нового я изучил? Какие
мысли (инсайты) меня озарили? Как выросли мои
профессиональные навыки?
• Безымянный – Б. Близость к главным целям. На сколько
реализация этой задачи приблизила меня к моих главным
жизненным целям (моей миссии).
• Средний палец – С. Состояние. Каково мое эмоциональное
состояние после выполнения задачи? Доволен ли я тем,
что выполнил ее.
• Указательный – У. Услуга. Помощь. Как реализация данной
цели помогла мне улучшить отношения с другими людьми?
Кому я помог?
• Большой
палец
–
Б.
Бодрость,
жизненная
энергия.
Прибавило ли выполнение этой задачи мне
жизненной энергии? Как изменилось мое физическое
состояние после ее реализации.

25.

Smart –технология постановки целей
(ПО Д. ДОУРДЭНУ)
• S (specific) — каждая цель должна быть описана как
четкий, конкретный результат;
• М (measurable) — цель должна быть измеримой с
помощью конкретных индикаторов и стандартных
процедур измерения;
• A (assignable) — цель должна быть неслучайной,
обоснованной, доказанной, жизненно необходимой для
организации;
• R (realistic) — цель должна быть реалистичной, в
принципе достижимой;
• Т (time related) — цель должна быть четко определена
во времени, должны быть конкретные сроки (и
контрольные точки) ее достижения.

26.

Smart –технология постановки целей
(ПО Д. ДОУРДЭНУ)
Алгоритм постановки организационных целей с помощью системы SMART
выглядит следующим образом:
1) пишется список возможных целей, и группа экспертов проводит
спецификацию результата, стараясь как можно точнее описать
предполагаемый результат (S);
2) каждая из целей обосновывается, эксперты оценивают значимость каждой
цели для деятельности организации, причем для этого могут быть
разработаны отдельные критерии для оценивания важности целей (А);
3) эксперты прогнозируют и оценивают степень достижимости целей (R),
вплоть до применения числовых оценок вероятности достижения целей,
различных коэффициентов достижимости и т. п.;
4) для каждой из целей выбирается по 3—5 критериев измерения и контроля
достижения (М). Важно, чтобы эти критерии измерения результатов были
достаточно удобными, а их механизмы уже существовали в организации.
Одним из таких распространенных критериев измеримости цели являются
финансовые показатели, а в роли механизмов применения этого критерия
обычно используется принятая в организации система финансовой
документации;
5) для выбранных целей указываются точные сроки их достижения, затем
пишется план, в котором выделяются промежуточные этапы достижения
целей (Т).