Оптимизация рабочих мест по системе 5 С в ОГАУ ДО «Спортивная школа «Сахалин»

1.

ОБЛАСТНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«СПОРТИВНАЯ ШКОЛА «САХАЛИН»

2.

«ОПТИМИЗАЦИЯ
РАБОЧИХ МЕСТ ПО
СИСТЕМЕ 5 С В ОГАУ
ДО «СПОРТИВНАЯ
ШКОЛА «САХАЛИН»

3.

Обоснование выбора
ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ:
1.
ДЛИТЕЛЬНЫЙ
ПОИСК
НУЖНЫХ
ДОКУМЕНТОВ,
МАТЕРИАЛОВ И СРЕДСТВ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ОБЯЗАННОСТЕЙ
ОТСУТСТВУЮЩЕГО РАБОТНИКА;
2.
НАРУШЕНИЕ
СРОКОВ
ИСПОЛНЕНИЯ
ТЕКУЩЕЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ;
3. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЗАТРАТЫ ВРЕМЕНИ ПРИ УБОРКЕ
МАТЕРИАЛОВ И СРЕДСТВ НА СВОИ МЕСТА;
4. НИЗКАЯ ДИСЦИПЛИНИРОВАННОСТЬ ПЕРСОНАЛА В
СОБЛЮДЕНИИ ПРАВИЛ И ИНСТРУКЦИЙ ПО ОХРАНЕ ТРУДА.
КЛЮЧЕВОЙ РИСК:
НЕСВОЕВРЕМЕННОЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ОПЕРАТИВНОЙ
ИНФОРМАЦИИ

4.

СБОР ФАКТИЧЕСКИХ ДАННЫХ ПРОЦЕССА
Время, мин
200
150
100
50
0
159
146
138
59
5
10
40
35
30
5
15
56
5
10
40
25
30
5
15
53
5
10
40
20
30
5
15
24.03.2023
28.03.2023
Наблюдение
30.03.2023
Длительность переходов между этапами
Направляет документ исполнителю
Подготовка и соглдасование документа
Поиск запрашиваемого документа по направлению /При отсутствии ответственного за направление
сотрудника, самостоятельно осуществляет поиск необходимых материалов , документов, пособий.
Определение исполнителей, постановка задач
Направление запроса начальнику отдела
Получение запроса, регистрация, формирует папку с документами для резолюции Директору.

5.

ЦЕЛИ И ПЛАНОВЫЙ ЭФФЕКТ
ПОКАЗАТЕЛЬ
РАБОЧЕЕ МЕСТО ОРГАНИЗОВАНО ПО
СИСТЕМЕ 5С
БАЗА
НЕТ
ЦЕЛЬ
ЕСТЬ
ВРЕМЯ, ЗАТРАЧЕННОЕ НА ПОИСК
НЕОБХОДИМЫХ ДОКУМЕНТОВ
35
МИНУТ
15
МИНУТ
ВРЕМЯ, ЗАТРАЧЕННОЕ НА
ОПЕРАТИВНОЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ИНФОРМАЦИИ
159
МИНУТ
40
МИНУТ

6.

ДО НАЧАЛА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

7.

ДО НАЧАЛА РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

8.

АНАЛИЗ И РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ
N/N
ПРОБЛЕМА
ПРИЧИНА
РЕШЕНИЕ
1
ТРАТА ВРЕМЕНИ НА ОЖИДАНИЕ
ОТСУТСТВИЕ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩЕГО
ДОКУМЕНТА
РАЗРАБОТКА И УТВЕРЖДЕНИЕ ПРИКАЗА
2
ОТСУТСТВИЕ ПОРЯДКА
БОЛЬШОЕ КОЛИЧЕСТВО
НАКОПЛЕННЫХ И БЕССИСТЕМНО
ХРАНЯЩИХСЯ ДОКУМЕНТОВ
СОРТИРОВКА И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ
БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
КОМПЬЮТЕРНЫХ ФАЙЛОВ.
3
ДЛИТЕЛЬНЫЙ ПОИСК НУЖНЫХ
ДОКУМЕНТОВ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ
ОБЯЗАННОСТЕЙ ОТСУТСТВУЮЩЕГО
РАБОТНИКА.
НЕТ ЕДИНЫХ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ.
СТАНДАРТИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ И ИНВЕНТАРЯ В ЯЩИКАХ
РАБОЧЕГО СТОЛА, НА ПОЛКАХ
ШКАФОВ. ТИПИЗАЦИЯ "РАБОЧЕГО
СТОЛА" НА МОНИТОРАХ
КОМПЬЮТЕРОВ.
4
ЗРИТЕЛЬНАЯ ДЕЗОРИЕНТАЦИЯ
ОТСУТСТВИЕ ВИЗУАЛИЗАЦИИ
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СРЕДСТВ
ВИЗУАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ
(ФОТОГРАФИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО
ПРОСТРАНСТВА)
5
ЛИШНИЕ ДВИЖЕНИЯ СОТРУДНИКОВ,
ПЕРЕМЕЩЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЦЕННОСТЕЙ ПРИ ПОИСКЕ
НЕОБХОДИМЫХ МАТЕРИАЛОВ,
ДОКУМЕНТОВ.
НЕРАЦИОНАЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ
МАТЕРИАЛОВ И ИНВЕНТАРЯ
СТАНДАРТИЗАЦИЯ РАЗМЕЩЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ И ИНВЕНТАРЯ.
ВИЗУАЛИЗАЦИЯ МЕСТ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ И ИНВЕНТАРЯ
(УКАЗАТЕЛИ, ЦВЕТОВОЕ
КОДИРОВАНИЕ)

9.

АНАЛИЗ И РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ

10.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ
ПРОВЕДЛИНА СОРТИРОВКА ПРЕДМЕТОВ ПО ЧАСТОТЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
«низкая», «средняя», «высокая».

11.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Разработка и утверждение
приказа
Организовать «Зону
карантина»

12.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Применить цветовую
маркировку, визуализацию
в кабинетах подразделений
Разработка макета
типизации рабочего стола
компьютера

13.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Разместить плакаты с
информацией о системе 5 С
Разработка стандарта
рабочего места по
отделам

14.

ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ
Разработка стандарта
хранения документов в
ОГАУ ДО «СШ «Сахалин»

15.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА
№ ПОКАЗАТЕЛЬ
П/П
1
РАБОЧЕЕ МЕСТО
ОРГАНИЗОВАНО ПО
СИСТЕМЕ 5С
2
ВРЕМЯ, ЗАТРАЧЕННОЕ НА
ПОИСК НЕОБХОДИМЫХ
ДОКУМЕНТОВ
3
ВРЕМЯ, ЗАТРАЧЕННОЕ НА
ОПЕРАТИВНОЕ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
ИНФОРМАЦИИ
БАЗА
ЦЕЛЬ
ФАКТ
НЕТ
ЕСТЬ
ЕСТЬ
35 МИНУТ 15 МИНУТ 5 МИНУТ
159
МИНУТ
40 МИНУТ 30
МИНУТ

16.

Областное
государственное
автономное учреждение
дополнительного
образования
«Спортивная школа
«Сахалин»