Инструкция по отчету выездного специалиста

1.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОТЧЕТУ
ВЫЕЗДНОГО СПЕЦИАЛИСТА
Отдел курьерской логистики СЗ

2.

I. ПРОВЕРКА И ОТПРАВКА ОВС* В ТК
1.
С сентября 2024г. ОВС создаются
автоматически Системой. Выбрать в разделе
«Склад и логистика» отчет «Сверка ОВС и
документов в базе ЦУБ».
2.
В параметрах отчета Выбрать Период вчерашний день, выбрать Филиалы
филиал работы курьеров СПб Склад в
Горелово ТП, выбрать Юр.лицо – Филиал
Северо-Западный, в значении Проверено
выбрать Все выбирать.
3.
Выбрать фамилию первого курьера в отчете.
Через кнопку ОВС «провалиться» в ОВС
через сумму в столбце Приход, нажав
кнопкой мыши 2 раза или Enter на
клавиатуре.
*отчет выездного специалиста

3.

9.
Нажать следующую вкладку «Сверка итогов».
10.
Проверить: подгрузились автоматически данные
по оплатам через ToP и/или СБП, нажав
поочередно «Расшифровка СБП» и «Расшифровка
ToP».
11.
Раскрыть меню «Расшифровка ToP» и нажать
«Показать». Общая сумма всех оплат должна
совпадать со строкой №3 ПАО «Сбербанк» - Tap
on Phone. Если в строке пробел, то нужно ее
вписать и заново провести ОВС. Если сумма не
совпадает, проверяем сумму по строке
Банковская картая «Сверка ОВС и документов в
базе ЦУБ», выгружаем отчет с сайта
https://portal.tap2phone.ru/login. Смотрим, какие
оплаты не прогрузились и по каким причинам,
создаем
инцидент
в
бухгалтерию
на
корректировку отчета.
12.
Раскрыть меню «Расшифровка ToP» и нажать
«Сохранить во внешние» (см. след. слайд).
13.
Данные в строке №2 ПАО «Сбербанк» - POS
Терминал должны совпадать с данными из Сверки
итогов по терминалу, полученных от курьеров.
Смотрим именно сумму СВЕРКА ИТОГОВ на
терминальном слипе (чеке) на фото, которое
предоставили курьеры!!!

4.

14. Сумма по всем строкам из вкладки "Сверка
итогов" (АО "Райффайзенбанк", "СбербанкPOS-терминал", "Сбербанк-Tap on Phone"
должна совпадать с суммой по строке
"Банковская карта" из отчета "Сверка ОВС
и...".
15. Для проверки корректности созданного
отчета снова заходим в отчет "Сверка
ОВС..." И нажимаем "Сформировать" - в
столбце "Расхождения" должно быть пусто.
Исключение: расхождения по авансу, которые
наша
бухгалтерия
поправляет
самостоятельно.**
16. Возвращаемся в ОВС. Нажимаем "Печать"
и сохраняем открывшуюся форму с названием
"Наименование ТК_Фамилия курьера_Дата",
например «ПЭК_Дмитренко_12.02".
17. Все сохраненные ОВС отправляем в ТК по
почте или в соответствующий чат в Телеграм
каждое утро до 9:00 за предыдущий день в
следующем виде ------>

5.

II. КОНТРОЛЬ (ПРОВЕРКА) ОВС
1.
ОВС, которые отправили по почте в ТК, их
логисты должны распечатать, подписать у
курьеров за предыдущий день и отправить в
соответствующий чат в Телеграмме. Фото ОВС за
предыдущий день вместе с чеками ТК присылают
в чат или на почту до 18:00 текущего дня,
оригиналы сдают нам в Архив на склад вместе со
всеми чеками и описью сданных ОВС во вторник
за предыдущую неделю, еженедельно.
2.
Сумма по всем терминальным чекам (слипам) и по
слипу-сверке итогов должна совпадать с суммой в
таблице
Отчет
по
принятым
от
Покупателей безналичным денежным средствам с
учетом сумм по ToP и/или СБП.
3.
Сумма по чекам самоинкассации должна совпадать
с
суммой
Отчет
по
принятым
от Покупателей наличным денежным средствам в
столбце "Сдано Заказчику" или "Остаток..." За этот
день или за день последнего ОВС без учета суммы
"хвостика" - подотчета.
4.
Если суммы совпали, то фотографируем ОВС,
отправляем в Телеграм в чат "Инкасс" - оттуда
сохраняем себе и вкладываем в отчет через Все
действия "Внешние данные" - "Записать": см. след.
слайд.

6.

5. Находим в «Сверка ОВС и документов в базе ЦУБ» нужного курьера и нажимаем
на общую сумму по столбцу ОВС.
6. В открывшемся отчете нажимаем "Все действия" - "Внешние данные"
7. В появившемся окне нажимаем кнопку "Добавить" и выбираем сохраненное из
Телеграмма фото ОВС.
8. Нажимаем кнопку "Записать". Закрываем ОВС.
9. Статус "Еще не загружено" потом поменяется на "На рассмотрении" и после
проверки бухгалтерией "Проверено".
10. Физически распечатанные ОВС, проверенные и внесенные в 1С, передаем раз в
2 недели на филиал "Горелово ТП« вместе с описью (фото описи скидываем в чат
Инкасс), где их подшивают в кассовые книги.
11. Вложение в ОВС за предыдущий день делаем до 20:00 текущего дня.
Вложение должны выглядеть следующим образом:
Оплата наличными - только печатная форма ОВС, подписанная курьером
(чеки самоинкассации подписываем ФИО курьера и сдаем отдельным
файлом кассирам Горелово ТП, они их сами копируют, сканируют и
подшивают в кассовую книгу), по реестру передачи.
Оплата по ToP - расшифровка ТОП (через кнопку Сохранить во вложения) +
печатная форма ОВС, подписанная курьером. Чеки не требуются.
Оплата по СБП QR – не требует вложений.
Оплата по POS-терминалу – фото/сканы сверки итогов, фото/сканы всех
слипов + печатная форма ОВС, подписанная курьером
* Оплата по Авансу (Доставка полностью оплаченных заказов) – ОВС не
распечатывается, если не в этот день курьер не принимал оплат наличными или
банковскими картам. Если в этот день у курьера были только полностью
предоплаченные заказы, вложения не требуются.

7.

** Если сумма по слипам не совпадает с суммой в ОВС в таблице Отчет по принятым
от Покупателей безналичным денежным средствам, то необходимо проверить не попала ли данная оплата в
ОВС следующего дня, т.к. курьер мог принять оплату по терминалу по факту, а в МП закрыть заявку уже
после завершения маршрута - поздно ночью после 00:00. Для проверки всех принятых в МП оплат по
определенному курьеру открываем в разделе "Доставка": "Отчет продажи по мобильному приложению",
выбираем нужную дату и все филиалы - ищем недостающую сумму по слипу среди оплат по Банковской карте
за предыдущие дни либо информацию в чатах об отсутствии привязки оплаты и перевыгрузке данному
курьеру в маршрут на следующий/последующий день.