3_Аудит_кадрового_делопроизводства

1.

2.

Необходимость проведения аудита может быть обусловлена сменой
специалиста, ответственного за ведение кадровых документов;
обращением сотрудника организации в суд или трудовую инспекцию;
изменением законодательства, регламентирующего ведение кадровых
документов.

3.

Нормы права, регламентирующие аспекты работы с кадровыми документами
Группа правовых
норм
1 Общие
правоустанавливающие
законы РФ
№
2 Государственные
стандарты в сфере
работы с документами
Наименование нормы права
Трудовой кодекс РФ
Гражданский кодекс РФ
Кодекс РФ об административных правонарушениях.
Уголовный кодекс РФ
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 «Управление документами. Общие
требования».
ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»
3 Общероссийские
Общероссийский классификатор специальностей по образованию
классификаторы технико- (ОКСО).
Общероссийский классификатор управленческой документации
экономической и
социальной информации (ОКУД).
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
4 Регламентация порядка Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.
работы и оформления
№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (одобрен
документов по кадрам СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от 28 декабря 2010 г.).
Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г.
№ 1-ФКЗ «О Государственном флаге Российской Федерации» (одобрен
СФ ФС РФ 20 декабря 2000 г., в ред. от 8 ноября 2008 г.).

4.

№
4
5
6
Группа правовых
норм
Регламентация
Наименование нормы права
Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской
Федерации» (в ред. от 11 декабря 2002 г.). Федеральный закон от 10
порядка работы и
января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
оформления
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных
документов по кадрам
данных» (принят ГД ФС РФ 28 июля 2006 г.). Федеральный закон от 27
июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях
и защите информации (принят ГД ФС РФ 08 июля 2006 г.).
Указ Президента РФ от 11 декабря 1993 г. № 2126 «О
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г.
№ 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и
уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации» (в ред. от 14 декабря 2006 г.)
Общие требования к Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
документированию исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от
08 ноября 2005 г. № 536, зарегистрировано в Минюсте России 27
управленческой
января 2006 г. № 7418).
деятельности
Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. М.: ВНИИДАД, 2003
Составление и
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
использование
«Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ
номенклатурных дел, 1 октября 2004 г., в ред. от 13 мая 2008 г.).
хранение документов
Основные правила работы архивов организаций (одобрены
по кадрам
решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

5.

6.

Основными показателями, позволяющими оценить текущее
состояние ведения кадровой документации, являются:
• наличие документов,
• качество их оформления (правильность, полнота,
соответствие правовым нормам российского
законодательства и локальным нормативным актам)
• правильность систематизации, учёта, хранения и
уничтожения документов.

7.

8.

Четыре этапа аудита качества кадровой документации
1. На подготовительном этапе аудита необходимо:
• сформулировать основные цели и задачи проведения аудита;
• определить круг ответственных лиц за организацию и проведение
аудита;
• назначить сроки осуществления исследования;
• издать приказ о проведении аудита.
Также необходимо разработать подробный проект реализации аудита
кадровой документации предприятия, который должен в себя включать
перечень предстоящих мероприятий, сроки их реализации, ответственных
за выполнение каждого пункта проекта и ресурсы, необходимые для этого.

9.

2. На оперативном этапе аудита нужно провести подготовку условий для
проведения аудита (выделить помещение для работы аудиторской группы;
оснастить аудиторскую группу необходимыми техническими средствами –
компьютерами, оргтехникой и т. п.).
Также нужно определить перечень документов, которые подвергнутся
исследованию, и провести их оценку на предмет удовлетворения
следующим показателям: наличие, правильность и полнота оформления,
соответствие нормам права.
3. На результирующем этапе необходимо: провести анализ информации
аудиторского исследования и представить её в виде таблиц, схем,
эмпирических обобщений.
4. На аналитическом этапе нужно подготовить аудиторское заключение и в
нём отразить основные выводы и рекомендации по сохранению или
изменению состояния документооборота предприятия

10.

На оперативном этапе сбора и первичного анализа информации
можно использовать предварительно разработанные карточки анализа
документов, содержание которых можно варьировать в зависимости
от целей и задач аудита.
При оценке наличия кадровых документов можно использовать
следующую карточку анализа документов
№
Наименование
документа
Наличие
документа («+»
есть / «–» нет)
1
Штатное расписание
+
2
Трудовые договоры
+
3
Журнал по учёту
трудовых договоров
–
Примечание
Разработать форму
журнала

11.

Примеры форм книг и журналов по кадровому учёту:
Журнал учета трудовых договоров
имеет смысл вести организациям, которые осуществляют найм большого
количества сотрудников или заключают срочные трудовые договоры.
Такой журнал позволяет отследить даты окончания договоров и вовремя
информировать сотрудников об этом.

12.

Журнал учета приказов по личному составу
необходим для точного учета порядковых номеров кадровых
приказов. В зависимости от количества сотрудников
предприятия и желания специалиста по делопроизводству
можно вести один журнал учёта, куда вносить данные по всем
приказам (приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников
и т. д.), либо вести несколько журналов для каждого вида
приказа в отдельности

13.

Журнал ознакомления с локальными нормативными
актами
необходим любой организации, поскольку согласно ст. 68 ТК РФ
работодатель должен знакомить работника под роспись с локальными
нормативными актами (Правила внутреннего трудового распорядка,
Положение о коммерческой тайне, Положение об оплате труда и т. п.)
при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.
Нужно сказать, что структура журнала может варьироваться в
зависимости от того, с какими из документов предстоит ознакомить
сотрудников предприятия.