Аудит кадровой документации. Тема 3

1. Тема 3.

Аудит кадровой
документации
ТЕМА 3.

2. Литература:

ЛИТЕРАТУРА:
1.
2.
3.
4.
Чуланова О.Л. Кадровый
консалтинг: учебник. – М.ИНФРАМ, 2023.
Руководство по аудиту систем
менеджмента ИСО 19011–2011 г.
Аудит и контроллинг персонала
организации: учебник/ под ред. П.Э.
Шлендера. – М. Вузовский учебник,
2010.
Журавлева И.В., Журавлева М.В.
Кадровое делопроизводства:
Начинаем с нуля. Аудит своими
силами. – М.: ИНФРА-М, 2014.
2

3. Особенности аудита кадровой документации

ОСОБЕННОСТИ АУДИТА
КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
аудит кадровых документов в РФ законом никак не
регламентирован;
нужно проводить, не дожидаясь предписаний
контролирующих структур или объявления о
грядущем визите трудовой инспекции, чтобы
подготовиться и защитить свои интересы;
при выявлении недочетов и ошибок в локальных
нормативных актов, отчетах, учетных книгах
можно сразу во время проверки их устранить;
желательно проводить аудит кадровых документов
за три года (так обычно рассматривают при своих
ревизиях налоговая служба, СФР и прокуратура).
3
продолжительность проверки – 7 -14 дней
опытными специалистами.

4. Риски бизнеса при некачественном ведении кадрового учета

РИСКИ БИЗНЕСА ПРИ НЕКАЧЕСТВЕННОМ
ВЕДЕНИИ КАДРОВОГО УЧЕТА
1.
2.
3.
Штрафы при проверках трудовой
инспекции и прокуратуры. Штраф за
каждое нарушение трудового
законодательства — от 30 до 50 тысяч рублей.
Трудовые споры с работниками.
Отсутствие кадровых документов или ошибки
в кадровом учете — это выигрышный
аргумент для работников в трудовых спорах.
Репутационные риски – недовольство
работников, сплетни внутри коллектива,
негативной информации в СМИ, усложнение
поиска новых сотрудников.
4

5. Расчет времени аудита

РАСЧЕТ ВРЕМЕНИ АУДИТА
1. Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в
объединенных архивах, хранящих документы по личному
составу учреждений, организаций, предприятий (утв.
постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57).
2. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы
по документационному обеспечению управления (утв.
постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72).
3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов
управления (утв. постановлением Минтруда России от
10.09.1993 № 152).
4. Укрупненные нормативы времени на работы по
делопроизводственному обслуживанию (утв. постановлением
Государственного комитета СССР по труду и социальным
вопросам и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 327/17-42).
5. Нормативы численности работников отделов подготовки
кадров (бюро, секторов) на предприятиях (утв. постановлением
5
Государственного комитета СССР по труду и социальным
вопросам и Секретариата ВЦСПС от 6.07.1989 №233/13-15).

6. Этапы аудита кадровых документов

ЭТАПЫ АУДИТА КАДРОВЫХ
ДОКУМЕНТОВ
1.
Создание рабочей группы в компании (юристы,
специалисты бухгалтерии и службы персонала, а также
эксперты, приглашенные со стороны).
2.
Составление перечня вопросов для проверки и выбор
типа процедуры: полная или выборочная.
3.
Разработка плана аудита:
o
оценка правильности ведения документации;
o
определение соответствия актов требованиям закона;
o
выявление ошибок и недочетов в бумагах;
o
составления списка отсутствующих и недостоверных
нормативных актов, которые необходимо восполнить.
5.
Проведение анализа в соответствии с планом.
6.
Подготовка и подписание отчета о результатах
ревизии, содержащего данные обо всех выявленных
нарушениях, перечень рисков, рекомендации по устранению
недочетов и оптимизации делопроизводства.
6
7.
Исправление обнаруженных проблем, доработка
локальных нормативных актов.

7. Критерии оценки кадровой документации

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ КАДРОВОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
Наличие кадровых документов.
Качество оформления документов.
Соответствие кадровых документов
требованиям законодательства.
Соответствие документов друг
другу.
7

8. Обязательно проверяют

ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРОВЕРЯЮТ
• Штатное расписание.
• Документ, регламентирующий систему оплаты труда.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• График отпусков сотрудников.
• Положение о защите и обработке персональных данных.
• Личные дела и карточки сотрудников.
• Приказы по личному составу (прием на должности, перевод,
увольнение и т.д.).
• Приказы по основной деятельности фирмы.
• Трудовые договоры.
• Приказы, акты (в том числе по командировкам).
графики смен;
• Списки должностей с ненормированным режимом.
• Договоры: коллективный, о материальной ответственности, о
коммерческой тайне.
• Приказы по оформлению заместительства на время
8
отсутствия по болезни или отпуску.
• Обязанности работника.

9. Основные ошибки

ОСНОВНЫЕ ОШИБКИ
отсутствием каких-то из этих правовых
актов;
неправильно составленные локальных
нормативных актов;
нехватка ключевых пунктов в
содержании нормативных документов;
содержание локальных актов
противоречит действующему
законодательству и т.д.
9

10. Итог аудита кадровой документации

ИТОГ АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Содержание отчета по итогам аудита:
оценка ведения документооборота за период;
наличие необходимых нормативных актов;
оценка соответствия их содержания и оформления
требованиям законодательства;
анализ документов, выделенных для этих целей;
оценка соответствия кадровых процедур требованиям
законодательства и интересам работников;
соотнесение нарушений и ответственности за них.
В отчете обязательно должны быть ссылки на
конкретные законодательные нормы и нормативноправовые акты, нарушения которых зафиксированы в
работе организации, подробные рекомендации по
исправлению всех недочетов, оценка рисков, имеющихся
10
в отношении проверок ГИТ или при наступлении
трудового конфликта.

11. Задание 1

ЗАДАНИЕ 1
Составление перечня обязательных
документов.
Определение нормативных актов
регламентирующих содержание и
правильность ведения кадровых документов.
На примере одного локального нормативного
акта покажите требования к правильности его
заполнения, учета, а также основные ошибки,
которых следует избегать при работе с ним.
11