Создание текстовых документов сложной структуры. Использование стилей, форм и шаблонов. Оформление деловой корреспонденции

1. Создание текстовых документов сложной структуры. Использование стилей, форм и шаблонов. Оформление деловой корреспонденции.

Рассылка
документов .

2. План

1) Создание текстовых документов сложной
структуры.
2) Использование стилей, форм и шаблонов.
3) Оформление деловой корреспонденции.
4) Рассылка документов .

3.

В MS Word можно создавать текстовые
документы, включающие разделы,
колонтитулы, границы, сноски,
примечания, а так же формулы и
графические объекты, созданные с
помощью других приложений.

4. Колонтитулы

Колонтитулы– постоянная информация,
размещаемая в верхнем и/или нижнем
полях каждой страницы печатного
документа. Чаще всего колонтитулы
содержат номера страниц, название
раздела, элементы графики,
дополнительную информацию,
системное время и дату.

5. Границы и заливка

В документе Word имеется возможность
задавать границы и цвет фона (заливку) не
только для таблиц, но и для абзацев, любых
выбранных фрагментов текста, а также для
страниц.

6. Форматирование с просмотром непечатаемых символов

В документе Word кроме символов,
отображаемых на экране или при печати,
присутствуют так
называемые непечатаемые символы. Эти
символы образуются в результате нажатия
некоторых клавиш или их комбинаций и
подачи определенных команд
форматирования.

7. Непечатаемые символы Word

8. Разделы документа

Word рассматривает документ как
последовательность разделов. В каждом
разделе может использоваться своя
нумерация страниц, параметры страницы,
оформление колонтитулов, границ и т.п.

9. Примечания

В электронный документ Word можно
вставить примечание для отдельного
слова или фразы в качестве пояснения.

10. Сноски

Сноски используются в документах для
оформления различных уточняющих
сведений. Один документ может содержать и
обычные, и концевые сноски. Обычные
сноски печатаются внизу каждой страницы
документа и используются для разъяснения
помеченного термина. Концевые сноски
помещаются в конец документа или раздела
и применяются в основном для ссылки на
первоисточники.

11. 2) Использование стилей, форм и шаблонов.  

2) Использование стилей, форм и
шаблонов.
Стиль – это совокупность параметров
форматирования, имеющая свое название.

12.

С помощью стилей можно установить
несколько параметров форматирования
за один шаг. При этом для каждого из
элементов оформления можно
установить собственный стиль,
который будет иметь уникальное
наименование.

13.

Шаблоны и документы
По умолчанию все документы основаны на
обычном шаблоне, который содержит
определенный набор установок:
стандартная настройка меню, клавиатуры,
панелей инструментов, стандартные
встроенные стили. Он не содержит
макросов, элементов авто текста.

14.

Если вы собираетесь использовать
созданный шаблон для какого-то
определенного типа документов (например,
только для создания определенных форм),
то такой шаблон называется специальным.
Как правило, специальные шаблоны имеют
определенное форматирование текста,
страницы, а также могут иметь элементы
автоматизации, настройки меню, панелей.

15. 3) Оформление деловой корреспонденции.

В структурном отношении корректно
подготовленное письмо выглядит, как
правило, следующим образом:
Адрес отправителя пишется в правом
верхнем (либо в левом нижнем) углу и
воспроизводится на конверте.

16.

Дата, включающая число, месяц и год
написания (как правило, в сокращенном
виде не воспроизводится), ставится под
адресом отправителя.
Адрес получателя помещается ниже адреса
отправителя только в левом верхнем углу
письма.

17.

Текст письма всегда начинается с
красной строки и с заглавной буквы
(несмотря на то, что следует после
запятой или двоеточия).

18. 4) Рассылка документов .

Рассылка конфиденциальных документов
осуществляется на основании разнарядок,
подписанных руководителем учреждения и
руководителем службы делопроизводства, с
указанием учетных номеров экземпляров,
которые рассылаются (отправляются).

19.

Рассылка проводится ценными или
заказными почтовыми отправлениями
или курьерами, которые доставляют
документы под расписку в реестре.

20.

Документы, которые рассылают в другие
учреждения, должны быть вложены в
конверты или упакованы таким образом,
чтобы исключить возможность доступа к
ним.