Правила эффективного общения. Умение работать с информацией как прием организации личной работы менеджера

1.

Крымский федеральный университет
Институт экономики и управления
Кафедра менеджмента
САМОМЕНЕДЖМЕНТ
Лекция
ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ОБЩЕНИЯ.
УМЕНИЕ РАБОТАТЬ С ИНФОРМАЦИЕЙ КАК ПРИЕМ ОРГАНИЗАЦИИ ЛИЧНОЙ
РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА
«Того, кто говорит мало, не надоест слушать. Когда ваш собеседник приятен в общении, да еще и
немногословен, им не пресытишься, с ним всегда хочется общаться»
Кэнко-Хоси «Записки от скуки»
«Успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в технической сфере или инженерном
деле процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на
восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми»
Дейл Карнеги
«Именно то, как вы собираете, организуете и используете информацию, определяет, победите вы
или проиграете»
1.
2.
3.
4.
5.
Эффективное общение
Телефонная этика
Рациональное чтение
Умение работать с информацией
Тренировка памяти и внимания
Лектор Пушкарева Е.В.

2. Эффективное общение – это умение активно слушать (то есть понимать, что хочет сказать собеседник) и ассертивно говорить (то

есть говорить уверенно, убедительно, в
дружелюбной и прямой манере).
Приведенные ниже правила следует соблюдать при любом
общении
Ситуация
Правила
Когда вы просите о чемто:
говорите четко, коротко и по существу;
объясните, почему вы об этом просите;
объясните важность выполнения просьбы, последствия ее невыполнения;
не пытайтесь хитрить;
не привязывайте просьбу к личностям — своей или того, у кого просите;
будьте готовы к отказу
Когда вы отказываете в
просьбе:
покажите свое сочувствие обращающемуся к вам человеку;
говорите «нет» просто, коротко, четко и ясно;
не извиняйтесь за отказ долго и с чувством;
объясните, почему вы отказываете, — не оправдывайтесь;
спокойно повторите отказ, если это потребуется;
не связывайте отказ с личностью просящего или со своими личными
мотивами;
предложите альтернативные решения, если это в ваших силах

3.

Ситуация
Правила
Когда вы собираете
информацию:
объясните, для чего она вам нужна;
не оправдывайтесь, не говорите просящим тоном;
вопросы ставьте четко и прямо;
слушая ответ, не перебивайте;
уточняйте то, что не поняли;
не старайтесь ответить на каждую реплику говорящего
Когда вы
предоставляете
информацию:
расскажите о целях передачи информации;
говорите четко, прямо и по существу;
не оправдывайтесь в том, что отнимаете время; периодически
резюмируйте сказанное;
внимательно следите за обратной связью
Когда вы не
соглашаетесь с кем-то:
сначала укажите на то, с чем вы согласны;
затем четко выскажите то, с чем вы не согласны, и поясните, почему
это так;
выслушайте доводы собеседника;
как можно четче покажите, что вы понимаете собеседника;
никак не связывайте свое несогласие с личностями; покажите, что вы
не согласны не с самим человеком, а только с некоторыми вещами, о
которых он говорит; слушая аргументы собеседника, будьте готовы
изменить свое мнение;
в позитивном тоне обговорите еще раз окончательное решение

4. Существуют восемь основных аспектов рационализации общения посредством телефона:

Рационализация телефонных разговоров
Существуют восемь основных аспектов
рационализации общения посредством телефона:
1) фильтр входящих звонков;
2) фильтр исходящих звонков;
3) техники телефонных переговоров с целевыми группами;
4) правила обоюдной телефонной этики;
5) план делового телефонного разговора;
6) использование «То do list» в телефонном общении;
7) создание, дублирование и использование базы данных
«Контакты»;
8) работа с автоответчиком.
Выделяют три основные группы общения:
VIP;
текущее деловое общение;
семья и друзья.

5. Фильтр входящих звонков

Если вы можете видеть, кто вам звонит, то звонки могут фильтроваться по трем
принципам:
по группам;
по приоритетам;
по приоритетам внутри групп.
Вы сэкономите значительное количество
времени, если приобретете два простых навыка.
Первый навык — это
приучить себя не отвечать
рефлекторно на все
входящие звонки.
Второй, более сложный навык,
— не отвечать на звонки в
определенные периоды времени
(т. е. вообще не отвечать).

6. 2. Фильтр исходящих звонков

Правила:
• делайте звонки, намеченные в дневном плане (за исключением форсмажорных обстоятельств);
• прежде чем занести тот или иной звонок в план дня, задумайтесь:
•можно ли вовсе обойтись без этого телефонного разговора?
•можно ли отложить разговор?
•нельзя ли перепоручить этот контакт?
•не будет ли эффективнее использовать другой способ общения (отправить
факс, послать письмо или связаться по электронной почте)?
•Если вы можете твердо ответить «нет» на все перечисленные вопросы,
включите звонок в расписание;
•группируйте однотипные задачи;
•ориентируйтесь на цель звонка;
•определите приблизительное время разговора;
•выбирайте время, которое будет удобным для вашего собеседника;
•не делайте важных звонков, когда ваши мысли заняты иными темами,
чем предмет звонка, или когда ни с кем не хочется разговаривать;
•не совершайте звонков в местах или ситуациях, где вам неудобно
разговаривать или может быть нарушена конфиденциальность разговора;
•необходимо выбрать звонки, несущие приоритетные для вас цели.

7. ТЕКУЩЕЕ ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

Телефонный звонок – в первую очередь инструмент рациональной
информации и коммуникации. «Парадокс телефона» – будучи одним из
самых эффективных средств экономии времени,
телефон является
одним из самых распространенных «поглотителей времени» вообще.
Экономия времени напрямую связана с правильным использованием
возможностей телефонного общения:
•занимая официальную должность в компании и отвечая на телефонный
звонок, необходимо назвать свое ИМЯ и НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ;
•если в ответ вам не представились, выясните, с кем вы разговариваете и
с какой целью вам звонят;
•если вы инициируете звонок, прежде всего, представьтесь сами,
выясните у собеседника, удобно ли ему сейчас разговаривать;
•задавайте вопросы четко, так, чтобы на них было просто ответить.

8.

ВО ВРЕМЯ РАЗГОВОРА У ВАС
ПОД РУКОЙ ДОЛЖНЫ
НАХОДИТЬСЯ ВСЕ
НЕОБХОДИМЫЕ
ДОКУМЕНТЫ, БУМАГА И
РУЧКА.
НЕ ПЫТАЙТЕСЬ РАБОТАТЬ И
ОДНОВРЕМЕННО ГОВОРИТЬ
ПО ТЕЛЕФОНУ!

9. Бланк «Ведение разговора»

Экономьте время на фазе первого контакта
Сначала сообщите, о чем идет речь
Не прерывайтесь из-за других звонков
Избегайте параллельных разговоров с третьими лицами
Используйте магнитофон, параллельную трубку только с
согласия своих собеседников
Подытоживайте результаты
Позаботьтесь о письменном подтверждении
Запишите важнейшие подробности
Следите за продолжительностью (ценой) разговора. Не
затягивайте телефонный разговор!
Умело завершайте разговор

10. Правила обоюдной телефонной этики Для экономии времени Вашего собеседника:

Старайтесь поднимать трубку в районе третьего звонка.
Следите за продолжительностью беседы: если время разговора превышает
5-7 минут — это тревожный знак!
Старайтесь не переключаться со звонка на звонок — это
крайне невежливо!
Если вы обещаете перезвонить кому-то, обязательно сделайте это;
Если вы не хотите или не можете отвечать на вопрос оппонента, просто
вежливо признайтесь в этом.
Поблагодарите собеседника за то, что он передал вам важную информацию и
взял на себя инициативу звонка.
По правилам этикета звонящий сам должен закончить разговор — позволяйте
ему это.
Откажитесь от ожидания на проводе: вы можете отказаться ждать и оставить
номер телефона, по которому вам можно перезвонить, а можете ожидать ответа,
занимаясь несложным, заранее подготовленным для этого делом.

11. Для экономии вашего времени:

Правила обоюдной телефонной этики
Для экономии вашего
времени:
Для экономии Вашего времени :
•держите тему разговора, не поддавайтесь на светские беседы, обсуждение тем, не
интересующих вас;
•четко формулируйте вопросы и коротко отвечайте на вопросы, задаваемые вам, не
вдавайтесь в детали;
•когда цель разговора достигнута, тотчас же быстро и вежливо закончите общение;
•в начале разговора коротко оговорите цели звонка, затем опишите их немного
детальнее, в конце проговорите резюме — так ключевая тема разговора запомнится
оппоненту;
•по возможности перепоручайте звонки;
•в определенное вами время не отвечайте ни на один звонок;
•не откладывайте трудные разговоры в долгий ящик;
•показывайте расположение к оппоненту подобными фразами: Может быть, у вас есть
пожелания на этот счет? Замечательная идея, я с вами полностью согласен и т. п.;
•проявляйте инициативу, как при совершении звонка, так и в самом разговоре — это
дает значительное преимущество в достижении цели разговора;
•определяйте цели, содержание и манеру (тон) разговора еще до совершения звонка;
•внимательно слушайте оппонента: обращайте внимание на то, что он говорит, и на
то, о чем он не говорит;
•в разговоре учитывайте особенности собеседника, если вы знаете его, и старайтесь
уловить особенности его манеры вести разговор, если вы еще не знакомы.
Согласовывайте свою форму подачи информации с особенностями, манерой говорить
и слушать, запросами и положением собеседника;
•пользуйтесь автоответчиком.

12. План делового телефонного разговора

Для ускоренной подготовки одного или нескольких
телефонных разговоров Вы можете использовать
план дня. В дневнике времени необходимо
разлиновать лист под телефонные разговоры.
ТЕЛЕФОННЫЙ ЛИСТОК
Телефонный
листок
Разговор
Партнёр
Дата
Тема, повод
Номер
телефона
Контроль
Приоритетность исполнения

13. План делового телефонного разговора

Важной предпосылкой успешного телефонного разговора
является его подготовка
Цели:
1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели
разговора)?
2. Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функция, номер
телефона)?
3. Когда я хочу позвонить (в утренние часы, в обеденное время, в конце
дня, в скользящее время)?
4. Какие вопросы я хочу задать (записать основные пункты)?
Документация
5. Какие документы мне потребуются
корреспонденция, обзор, отчет и т. п.)?
(картотека
клиентуры,
6. Какие документы потребуются моему партнеру (корреспонденция,
проспекты, акты)?

14. Использование «To do list» в телефонном общении

«To do list» - это список того, что нужно сделать. Это
перечень задач на день, неделю или другой четко
очерченный период времени. Он составляется в хаотичном
порядке, затем могут быть расставлены приоритеты.
Дневной
«To do list» состоять из:
Звонков
Встреч
Работы с
информацией
Физических
действий

15. Создание, дублирование и использование базы данных «Контакты»

При создании базы данных (БД) «Контакты» важно учитывать,
что она должна:
Давать
возможность
быстрого
поиска
Быть доступной в
разных
ситуациях
Быть
классифицирована
удобным для вас
образом

16. При использовании БД «Контакты» нужно соблюдать некоторые правила:

вовремя вносить новые
контакты
периодически чистить контакты
по группам
по возможности не дублировать
контакты в группах
выделять приоритетные
контакты внутри групп

17. Работа с автоответчиком

Вот некоторые советы по работе с автоответчиком. Записывая
сообщение для автоответчика, помните, что оно должно быть:
Коротким
Вежливым
Четким
При работе с автоответчиком пользуйтесь следующими
правилами:
систематически стирайте записи
выделяйте время для прослушивания и резюмирования сообщений
вносите информацию в планы (задачи)
когда речь идет о корпоративном автоответчике, лучше указывать время, в течение
которого будет совершен ответный звонок

18. Рациональное чтение

Рациональное чтение помогает лучше справиться с
потоком информации, поскольку бессистемное чтение
означало бы потерю времени и пустую трату средств.
Известны четыре способа чтения
Первый способ — это углубленное чтение сложного
незнакомого или учебного текста, требующее глубокого
понимания и осмысливания прочитанного
Второй способ — чтение художественной литературы
Третий способ — быстрое сплошное чтение, обеспечивающее
полноценное усвоение прочитанного
Четвертый способ — чтение-сканирование

19.

Рациональное чтение
Перед чтением
Во время чтения
После чтения
отбор материала
для чтения
совершенствование
метода чтения;
убыстрение чтения
(техника быстрого
чтения)
пометки;
выписки
SQ 3R-метод

20.

Методы «до чтения»
Здесь речь идет о том, чтобы определить, какие
части соответствующего текста (книги, газеты,
статьи) могут представлять интерес с точки
зрения личных и профессиональных целей, а какие —
нет.
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
Что я должен прочитать?
Что я обязан прочитать?
Что я хочу прочитать?
Что я хочу с этим предпринять?
Что молено было бы прочитать позднее?
Что мне вообще не нужно читать?

21.

Выбор материала для чтения
Старт
Обязаны ли Вы читать этот
материал?
Нет
Относится ли этот материал
непосредственно к Вашей
сфере?
Нет
Представляет ли этот
материал
профессиональный или
личный интерес?
Не читать! Переправлять
дальше или переправить в
корзину
Да
Да
Читать — не по системе
Да

22.

Методы «во время чтения»
• Ориентирующее чтение. Первое восприятие
содержания, чтобы определить, что ожидает
читателя (последняя проверка на предмет того,
надо ли обрабатывать данный текст).
• Изучающее чтение. Отыскать существенное
(определение того, какая информация важна, менее
важна или не нужна совсем).
• Обобщающее чтение. Обобщение содержания и
критическая оценка прочитанного материала
(фиксация
основных
мыслей
по
поводу
прочитанного).

23.

Методы «во время чтения»
• Ориентирующее чтение. Первое восприятие
содержания, чтобы определить, что ожидает
читателя (последняя проверка на предмет того,
надо ли обрабатывать данный текст).
• Изучающее чтение. Отыскать существенное
(определение того, какая информация важна, менее
важна или не нужна совсем).
• Обобщающее чтение. Обобщение содержания и
критическая оценка прочитанного материала
(фиксация
основных
мыслей
по
поводу
прочитанного).

24. Правила совершенствования методики чтения

Без специальной тренировки человек способен прочитать 200-250 слов в минуту, после
овладения соответствующей методикой скорость чтения возрастает до 400-450 слов в
минуту! Обучаясь быстрому чтению, вы одновременно тренируете свою способность
концентрироваться на важном и схватывать основной смысл текста. Потребуется лишь
ежедневная получасовая тренировка в течение месяца, и Ваша личная скорость чтения
увеличится в 2 раза!
УЛУЧШЕНИЕ МЕТОДИКИ ЧТЕНИЯ =
ЧИТАТЬ БОЛЬШЕ ЗА МЕНЬШЕЕ ВРЕМЯ =
ЧИТАТЬ БЫСТРЕЕ!
Быстрому чтению помогут:
избавление от вредных привычек и отвлекающих факторов;
гимнастика для глаз;
упражнения на концентрацию внимания;
тренировка «периферийного зрения»;
советы по совершенствованию методики чтения.

25. Факторы, мешающие быстрому чтению

Чтение по буквам или по слогам
Внутреннее проговаривание
читаемого
Возвращение к прочитанным
местам в тексте
Поверхностное чтение
Слежение пальцем или
карандашом

26. Факторы, мешающие быстрому чтению

Чтение «слово за слово»
Чтение по буквам
Позы, неудобные для
чтения
Внешние факторы

27. Советы по совершенствованию методики чтения

1.
При просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию Вы хотите из
него получить.
2.
Просмотрите названия глав и разделов, пробегите глазами тексты на суперобложке
или краткое содержание, а также предисловие, вступительные замечания и введение.
3.
Выясните, что бы Вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре
отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на
ключевые слова.
4.
Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом,
на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях
автора.
5.
Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь
понять, прежде всего, смысл высказываний частного и общего порядка.
6.
Отыскивайте такие используемые автором смысловые указатели, как подзаголовки,
выделенные слова и предложения, а также таблицы.
7.
Указатели в виде слов обращают Ваше внимание на определенные вводные замечания,
усиления или акценты в тексте: вводные сигналы, как "особенно", "следовательно",
"поэтому", "тем самым", "предполагает", "поскольку", "так как" и т. п., указывают на
основную или поясняющую мысль; здесь имеет смысл прочитать предыдущее или
последующее предложение.
8.
Опускайте малоинформативные пассажи и замедляйте темп чтения на важных
участках текста.
9.
Учитывайте также специфику структуры различных текстов.
10. Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т. п.

28. Чтение по диагонали

29.

Техника слалома
Пунктами фиксации служат «ключевые слова»

30.

Методы «после чтения»
Техника маркировки текста (пометок)
Условные знаки, применяемые при прочтении

31.

Методы «после чтения»
Техника выписывания
Дословная выписка
Три основные
формы
выписывания
Выписка «по смыслу»
Конспективная
выписка

32. Дословная выписка

В этом случае следует соблюдать такие правила
цитирования, как точное указание источника и
корректное воспроизведение выдержки, —
обязательно для докладов, рукописей и научных
работ!
Помните, однако, о том, что ксеро- и
фотокопирование заменяют расточающее время
выписывание дословных цитат.

33. Выписка «по смыслу»

В этом случае мысль автора передается
собственными словами. Безупречная в научном
отношении работа предполагает такого рода
смысловые воспроизведения. Делается такая
выписка в соответствии с теми же правилами, что и
дословная цитата.

34. Конспективная выписка

В данном случае кратко записывается
важнейшие составные пункты, тезисы, мысли и
идеи текста. Подобный обзор содержания может
быть важным подспорьем для запоминания и
вспомогательным средством для нахождения
соответствующих мест в тексте. Основные мысли
текста Вы можете изложить своими словами на
специальной карточке.

35.

Метод SQ 3R

36.

ОБЗОР
Сначала следует узнать,
какую информацию несет
книга в целом. После
проработки
таких
вспомогательных
материалов, как: предисловие и
введение, оглавление и
текст
на
об-ложке;
рубрики и подзаголовки
глав; резюме и выводы;
поименный и предметный
указатель, можно уже
судить о содержании и
решить, какие разделы
вообще нужно прочитать.

37.

ПОСТАНОВКА ВОПРОСОВ
Пассивное чтение, имеющее
целью лишь восприятие
информации, недостаточно
для того, чтобы творчески
проработать прочитанное.
Постановка вопросов к тексту стимулирует активное
осознанное чтение, а также способствует повышению
внимательности (мотивации к чтению): Идет ли речь
о новой или уже известной информации? Идет ли речь
в данном источнике информации о фактах, мнениях,
гипотезах?

38.

ЧТЕНИЕ
Следующая ступень —
целевое и концентрированное
восприятие материала.
Для этого можно воспользоваться вспомогательными
средствами, предлагаемыми автором: различными
выделениями в тексте, графиками, указаниями и
ссылками. В остальном можно и должно пользоваться
описанными выше приемами быстрого чтения. Для
проработки специальной литературы рекомендуются
следующие две ступени пятиступенчатого метода.

39.

ОБОБЩЕНИЕ
Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы
удостовериться, что материал усвоен. Особенно
помогают при этом вопросы к тексту, которые
ставятся в начале чтения. Переход от постановки
вопросов к чтению и обобщению материала
поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает
наступление усталости.

40.

ПОВТОРЕНИЕ
Завершающее повторение служит сведению в единое
целое отдельных результатов, полученных в ходе
проработки текста, дополнению сделанных пометок,
завершению работы над текстом, например с
помощью выписок. Целесообразно еще раз с помощью
вопросов подстраховаться в том, что касается
важнейших ответов и обобщений..

41.

Как быстрее читать
служебные записки
Изучив служебные записки своей компании, вы, вероятно,
обнаружите, что они имеют стандартную структуру: в
каждой из них основная информация (источник, тема и
цель) размещена в одном и том же месте.
Экономьте
время,
направляя
свой
взгляд
непосредственно в эти места служебной записки.
Необходимость читать ее целиком возникает редко.
Читая стопку служебных записок, рассортируйте их по
важности. Например, важные записки кладите справа от
себя, а незначительные — слева.

42.

Как быстрее читать и
разбирать почту
Открывайте письма и другую корреспонденцию над
корзиной для бумаг, чтобы сразу выбросить все, не
представляющее для вас интереса.
Обращайтесь к каждому почтовому отправлению
только один раз.
Сразу решайте, какие действия предпринять, далее
если это просто помещение в папку текущих дел.
По возможности отвечайте на письма, пользуясь
телефоном, факсом или электронной почтой.
В качестве альтернативы напишите на оригинале
письма краткий комментарий и отошлите факсом

43.

44.

Что такое информация?
Термин «информация» происходит от латинского слова informatio –
разъяснение, изложение, набор сведений.

45. Функции в работе с информацией

Поиск необходимой информации
Переработка полученной информации
Использование
Хранение
Определите цель
Именно цель определяет рамки поиска и переработки информации.
Похожа ли Ваша деятельность в работе с информацией на работу полноценного компаса? Или
же она больше напоминает поведение размагниченного прибора, стрелка которого вращается
во все стороны?
Неумение определить основные цели и уход от них в процессе труда - одна из
главных ошибок в работе с информацией.
Точно, полно и без избыточности формулируйте каждую цель, даже малую.
Ставьте ясные, конкретные и детальные цели и двигайтесь к ним, не уклоняясь.

46. Поиск необходимой информации

*
*
*
*
*
создание собственного каталога источников информации;
освоение поисковых систем;
использование библиографии книг;
работа с обзорными изданиями;
работа со ссылками.
Правило!
Отсекать лишнее сразу - чрезвычайно важно и в поиске информации, и в её
переработке, что находится в полном соответствии с принципом 80/20.
Любую статью, страницу сайта и в особенности книгу начинайте не с чтения, а с просмотра
и оценки.
Ознакомьтесь с главами и заголовками, если они есть. Обратите внимание на дату
публикации: возможно, сведения уже не актуальны.
При важности информации определите, как срочно следует её прочесть.
Переработка полученной информации:
- фильтрация (или сортировка), в которой можно выделить две операции: формирование
образа нужной информации и отбрасывание в сторону всего лишнего;
- систематизация. Среди отобранной информации всегда полезно навести какой-то порядок,
установив логические или иные связи между ее элементами, чтобы в дальнейшем можно
было эффективно работать.

47. Ошибки в работе с информацией

Избыточность информации
Получаемые сведения зачастую лучшими (то есть
наиболее нужными) не являются. А нередко они уводят в
сторону от главного направления, мешают выполнять
основные задачи
Отсутствие эффективной собственной системы
такой деятельности
Наиболее эффективные методы работы с
информацией должны накладываться на самые развитые
у Вас виды памяти, а также способствовать Вашему
развитию.
Отождествление удобств с эффективностью
Удобство нередко способствует
эффективности, но может и вредить, что в ряде
случаев и происходит. Эффективное решение путь к
цели укорачивает, а удобство, если в нём отсутствует
эффективность, только удлиняет.

48. Как разработать собственную систему работы с информацией

1) Определитесь с целью получения, хранения и использования
информации
Для этого необходимо ответить на ряд вопросов: Для чего вообще
вам нужна информация? Как она будет использоваться?
Точные ответы на эти вопросы помогут вам лучше понять, что
вообще (какие сведения, факты, данные и др.) для вас является
«информацией», а что — нет (то есть является «информационным
шумом»).
2) Определите удобные лично для вас информационные темы.
Принцип объединения информации в тему может быть любым, лишь
бы темы были удобными для вашего восприятия и соответствовали
вашей логике работы с информацией.
3) Решите, в какой форме и в каком объеме будет храниться и
использоваться информация.
4) Выберите удобный для вас носитель информации
бумажный или цифровой (компьютерный)
надёжность
быстрота

49. Как разработать собственную систему работы с информацией

5) Разместите информацию (точнее, ее носители) в пространстве таким образом, чтобы
с ней было удобно работать.
Метод «трех зон»
Первая зона — это та информация, с которой я работаю непосредственно в настоящий момент, которая
находится у меня перед глазами (например, на рабочем столе или на «рабочем столе» компьютера).
Вторая зона — это информация, которая может срочно понадобиться в качестве дополнения к основной или
та информация, с которой я буду работать во вторую очередь. Вторая зона — это также поверхность
рабочего стола и прилегающие к нему участки (например, ящики рабочего стола, полка над столом и т. п.).
В компьютере аналогом второй зоны могут быть пиктограммы рабочих папок (каталогов), выведенные на
«рабочий стол».
Третья зона — это архив, то есть та информация, которая используется сравнительно редко. Третья зона
вообще должна находиться за пределами рабочего стола, например, это могут быть отдельные шкафы или
стеллажи для хранения бумаг. В компьютерном варианте третья «архивная» зона может быть скрыта
внутри структуры папок (каталогов) или даже «убрана» на внешние носители, например, записана на
компакт-диски.
6) Для удобства ориентации в больших массивах накопленной (архивной) информации
придумайте собственный кодификатор, позволяющий быстро определять, к какой теме
или подтеме, разделу и т. п. относится та или иная единица хранения информации.

50. Алгоритм обработки входящей информации

1) Нужна ли мне эта информация? Является ли она целесообразной, можно ли как-то использовать?
Если информация не нужна, не целесообразна, во избежание «информационного завала» она
отбрасывается, и чем быстрее, тем лучше.
2) Если информация нужна, то к какой теме она относится?
В некоторых случаях полезная информация «не вписывается» в уже существующие темы. Здесь можно
пойти двумя путями: либо создать новую тему, либо дать этой информации «отлежаться» некоторое время.
3) В каком объеме и в какой форме необходимо сохранить информацию?
Одновременно с принятием решения о форме и объеме сохраняемой информации также принимается
решение о том, на каком носителе она будет «запечатлена».
4) Разместите выделенную вами единицу информации в соответствующей ее актуальности зоне.
Если информация сразу отправляется в архив, то (при необходимости) кодифицируйте ее.

51. «Краткий курс» по повышению эффективности работы с информацией

1. Работа с деловыми бумагами
(документами)
1. Наведите, наконец-то, порядок на своем рабочем столе! Или так:
наводите порядок на письменном столе хоть изредка!
2. Делите рабочий стол на три зоны («стопки») для бумаг по их
приоритетности
3. Используйте соответствующие тематические ячейки для
удобного хранения информации.
4. Сортируйте входящие бумаги (документы) по приоритетности: 1)
«реагировать сразу»; 2) «принять решение после получения
дополнительной информации, обсуждения»; 3) «сразу выбросить в
мусорную корзину».
5. Не допускайте скопления бумаг с грифом «не знаю». Например,
периодически их можно выбрасывать в мусорную корзину.
6. Ограничивайте поток, и в особенности — хранение информации
(не копируйте, не храните «про запас»).
7. Создайте личную архивную систему для документов, с которыми
вы постоянно или часто работаете (например, «ближний» и
«дальний» архивы).

52. «Краткий курс» по повышению эффективности работы с информацией

2. Общение по телефону
1. Планируйте телефонные звонки. От случайных незапланированных
звонков отгораживайтесь секретарем или автоответчиком.
2. Для тех звонков, от которых не удалось отгородиться, введите
жесткий регламент времени, например, 5 минут.
3. Ведите (и требуйте от сотрудников) краткую запись телефонных
разговоров (телефонограммы).
4. Создайте персональную и организационную базу телефонных
номеров. При наличии АОНа создайте также «белый» и «черный»
списки входящих звонков.
5. Будьте компетентными в телефонном общении: четко
представляйтесь в начале разговора; говорите кратко; лаконично
излагайте суть вопроса и цель звонка; не отвлекайтесь на общение с
другими «нетелефонными» собеседниками; переспрашивайте,
уточняйте, проверяйте взаимопонимание и др.

53. «Краткий курс» по повышению эффективности работы с информацией

3. Работа с почтой (деловой корреспонденцией)
1. Используйте для предварительной фильтрации и сортировки почты
секретаря или доверенного сотрудника.
2. Не тратьте время на случайную почту, безжалостно выбрасывайте.
3. Сортируйте почту по степени важности («реагировать сразу»,
«принять решение после обсуждения», «мусорная корзина»,
«сохранить в архиве»).
4. Фиксируйте важные места и делайте пометки по обработке и
ответной реакции (например, «Проверить информацию», «Ответить
утвердительно», «Выслать типовой ответ N» и т. п.).
5. Не накапливайте почту — читайте и обрабатывайте ее в начале дня
один раз в 1—3 дня.
6. Заведите необходимые варианты типовых (стандартных, в которые
подставляется Ф. И. О. адресата) исходящих писем.
7. Введите в практику диктовку (а также поручение «чистового
оформления» и отправку) писем секретарю или доверенному
сотруднику.
8. Старайтесь отвечать на письма как можно быстрее. По возможности,
высылайте немедленный ответ, используя электронную почту.

54. «Краткий курс» по повышению эффективности работы с информацией

4. Работа с книгами и печатной прессой
(газетами, журналами)
1. Читайте только самое необходимое, не тратьте избыточное время на
чтение.
2. Если существует такая возможность, то используйте толковых
сотрудников для реферирования книг и прессы. Поручайте им делать
выписки или краткие конспекты (ограниченного объема) по
интересующей вас теме.
3. Используйте какие-нибудь простые и удобные техники
рационального чтения например, пятиступенчатый метод SQ 3R:
Survey — обзор структуры текста;
Question — вопросы, задающие цель чтения;
Read — собственно чтение текста;
Recite — обобщение текста, краткое выделение основных идей;
Review — повторение, запоминание основных идей.
4. Чтобы прочитанная информация не пропадала зря, разработайте и
используйте собственную систему пометок в тексте,
конспектирования, выписок на карточках и картотеку.

55. «Краткий курс» по повышению эффективности работы с информацией

5. Использование «умной» техники
1. Для повышения эффективности работы с информацией и степени
самоорганизации в целом можно и нужно использовать: 1) персональный
компьютер; 2) ноутбук; 3) КПК (карманный персональный компьютер,
«наладонник»); 4) электронный органайзер; 5) мобильный телефон с
функциями органайзера.
2. В качестве минимального «джентльменского набора» компьютерных
программ являются программы, входящие в стандартный пакет MS Office:
MS Word, MS Excel , MS Access, MS Power Point и др.
3. Кроме традиционного телефона и личных встреч активно используйте
наиболее эффективные и современные средства коммуникации, которые
позволят в значительной мере ускорить ваше общение: 1) мобильный
телефон; 2) электронную почту; 3) факс.
4. Используйте не только традиционные визуальные способы работы с
информацией (текстовые компьютерные файлы, бумажные документы и
др.), но и аудиальные. Диктофон можно использовать для: 1)
планирования своей работы; 2) фиксации новых идей и ценных мыслей; 3)
повышения ответственности сотрудников (запись отчетов, докладов,
постановки задач и др. оперативной информации); 4) самообучения.
5. По возможности используйте только такие технические средства,
которые удобны для вас и в которых вы хорошо разбираетесь.

56. Тренировка памяти как метод рационализации личного труда менеджера Менеджеру необходимо определить, какой вид памяти у него

ТРЕНИРОВКА ПАМЯТИ КАК МЕТОД РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
ЛИЧНОГО ТРУДА МЕНЕДЖЕРА
МЕНЕДЖЕРУ НЕОБХОДИМО ОПРЕДЕЛИТЬ, КАКОЙ ВИД ПАМЯТИ У НЕГО РАЗВИТ
ЛУЧШЕ.
ПОМИМО ЭТОГО, МЕНЕДЖЕРУ КРАЙНЕ ЖЕЛАТЕЛЬНО ИМЕТЬ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ
ПАМЯТИ СВОИХ ПОДЧИНЕННЫХ, КОЛЛЕГ И РУКОВОДИТЕЛЕЙ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ УЧИТЫВАТЬ
ЭТИ ОСОБЕННОСТИ ПРИ ВЗАИМОДЕЙСТВИИ С ДАННЫМИ ЛЮДЬМИ.
Тест 'Твой вид памяти'
По самому запомнившемуся тебе моменту последнего школьного дня
можно судить о том, какой вид памяти является для тебя ведущим.
Что вам больше всего запомнилось?(один вариант)
1. Лицо директора, вручавшего вам аттестаты и поздравлявшего вас с
успешным окончанием школы.
2. Лозунг на дверях школы – «Поздравляем выпускников 2010 (Ваш год)
года!»
3. Шеренги принарядившихся выпускников, выстроившихся перед
зданием школы в ожидании последнего звонка.
4. Звуки прощального школьного вальса.

57.

1. (Образная).Ты особенно хорошо запоминаешь имена и лица людей. Тебе не
нужно представлять одного и того же человека дважды. Ты не раз извлекала
пользу из этой способности в самых разных ситуациях, с ходу завоевывая
расположение практически незнакомых тебе людей.
2. (Двигательная) Ты обладаешь отличной «цифровой» памятью. Дни рождения,
номера телефонов, среднестатистические данные, количество шагов от входной
двери до дверцы машины – цифры впечатываются в твою голову намертво. Ты
можешь не вспомнить имя человека, с которым болтала пару дней назад на Дне
рождения подруги, но, скорее всего, легко припомнишь сумму, в которую тебе
обошелся подарок. Благодаря своей памяти на цифры, ты слывешь человеком
серьезным и надежным.
3.(Эмоциональная) Ты не столько помнишь прошлое, сколько предаешься
воспоминаниям о тех или иных событиях. Твоя способность воскрешать в памяти
те или иные моменты тесно связана с их эмоциональной окраской. Ты можешь
чуть ли не заново пережить те или иные чувства, просто нацелив свой мысленный
взор в нужную сторону. Таким образом, ты можешь без конца наслаждаться
счастливыми воспоминаниями из своего прошлого. В то же время тебе гораздо
сложнее забывать неприятные ситуации и прощать людей, которые причинили
тебе обиду.
4. (Словесно-логическая) Зрительные образы из твоей памяти растворяются
почти мгновенно, зато все, что ты когда - то говорила или слышала, навсегда
оседает в твоей голове, откуда ты можешь извлекать эти записи так же легко, как
компакт диски из выдвижного ящичка. Когда память о каком - то событии
оказывается размытой, тебе иногда достаточно услышать обрывок мелодии,
звучавшей в тот день, чтобы воспоминания хлынули на тебя как из рога изобилия

58.

По характеру психической активности:
Двигательная память - это запоминание, сохранение и
воспроизведение различных движений и их систем, а так же
цифр. Встречаются люди с ярко выраженным преобладанием
этого вида памяти над другими ее видами. Менеджеры должны
опираться на этот тип памяти при обучении рабочих
рациональным приемам выполнения соответствующих отдельных
элементов операции.
Эмоциональная память - это память на чувства. Пережитые и
сохраненные в памяти чувства выступают как сигналы, либо
побуждающие к действию, либо удерживающие от действий,
вызвавших в прошлом отрицательные переживания. В
производственной деятельности менеджеров наряду с
достижениями бывают отдельные неудачи и просчеты. Именно
используя эмоциональную память, менеджер приобретает
соответствующий опыт, который оказывает ему неоценимую
помощь в успешной работе.

59.

Образная память - это память на представления, на картины
природы и жизни, а также на звуки, запахи, вкусы. Она бывает
зрительной, слуховой, осязательной, обонятельной, вкусовой.
Содержанием словесно-логической памяти являются наши мысли.
Поскольку мысли могут быть воплощены в различную языковую
форму, то воспроизведение их возможно ориентировать на передачу
либо только основного смысла материала, либо его буквального
словесного оформления. Опираясь на развитие других видов памяти,
словесно-логическая память становится ведущей по отношению к ним,
и от ее развития зависит развитие всех других видов памяти.
Словесно-логической памяти принадлежит ведущая роль в усвоении
знаний в процессе обучения. Менеджер должен учитывать, что этому
виду памяти принадлежит ведущая роль, в процессе обучения как
рабочих, так и специалистов (освоение новых компьютерных
программ, внедрение автоматических контролирующих систем и т.д.).

60.

В памяти различают такие основные процессы:
•запоминание
•сохранение
•воспроизведение
•забывание
При этом отдельные виды памяти разделяются в соответствии с тремя
основными критериями:
по характеру психической активности : двигательная,
эмоциональная, образная и словесно-логическая;
по характеру целей деятельности - непроизвольная и
произвольная;
по продолжительности закрепления и сохранения материала
(в связи с его ролью и местом деятельности) - кратковременная
(оперативная) и долговременная.

61.

Человек зрительного типа памяти, запоминая текст книги,
предпочитает его видеть;
человек слухового типа памяти - предпочитает слышать
содержание текста в чтении кого-либо;
человек двигательного типа памяти должен обязательно
записать или проговорить заучиваемый материал.
Чаще всего встречается смешанный тип памяти и он жизненно
ценнее, чем тип односторонней памяти, по причине большого
разнообразия практической деятельности человека.

62.

Улучшение памяти
Три метода: механический, рациональный и технический.
Механический метод заключается в усилении интенсивности,
увлечении и учащении впечатлений, подлежащих запоминанию.
Рациональный метод запоминания есть нечто иное, как
логический анализ воспринимаемых явлений, группировка их в
определенную систему по классам, расчленение их на части и т.д.
Немало придумано технических, искусственных методов для
запоминания. При помощи искусственных систем можно нередко
удерживать в памяти такую массу совершенно бессвязных фактов,
такие длинные ряды имен, чисел и т.д., какие невозможно
запомнить естественным путем. Метод заключается в
механическом заучивании какой-нибудь группы символов, которые
должны быть твердо навсегда удержаны в памяти.

63.

Тренировка памяти менеджера
Зрительной:
Упражнение 1. Таблица Шульте
Таблицы Шульте полезны для развития скорочтения. Они отлично тренируют
периферийное зрение, внимание и наблюдательность, также этот метод полезен и
для тренировки зрительной памяти.
Упражнение 2. Тренировка фотографической памяти (метод Айвазовского)
На протяжении 5-и минут внимательно смотрите на предмет, часть пейзажа или на
человека. Закройте глаза и мысленно восстановите цветной образ предмета так
четко, насколько это возможно. Если у вас есть желание, образы можно
воссоздавать не только в голове, но и рисовать на бумаге, что повысит
эффективность тренировки.
Упражнение 3. Игра в спички
Игра в запоминание спичек - это не только полезный, но и удобный способ
тренировки зрительной памяти. Бросьте на стол 5 спичек, и в течение нескольких
секунд запомните их расположение. После этого отвернитесь и попробуйте с
помощью других 5 спичек сделать такую же картину на другой поверхности. Это
упражнение позволяет не только тренировать зрительную память, но и следить за
прогрессом в результате тренировок.

64.

Тренировка памяти менеджера
Слуховой:
Упражнение 1. Чтение вслух
Чтение вслух, безусловно, является одним из самых эффективных упражнений для
развития слуховой памяти. Именно чтение вслух способствует увеличению рабочего
словарного запаса, улучшению дикции, интонации, эмоциональной окраски и яркости
речи. Если каждый день читать вслух не менее 10-15 минут, то через месяц вы заметите
очевидные результаты как в ваших ораторских способностях, так и в слуховой памяти.
Упражнение 2. Стихотворения
Заведите себе привычку каждый день, или хотя бы каждую неделю, учить наизусть
небольшое стихотворение. Выучивая стихотворение, вы будете повторять его либо вслух,
либо про себя, задействуйте ваш артикуляционный аппарат. Чем больше повторений вы
осуществите, тем лучше ваша память запомнит стихотворение.
Упражнение 3. Подслушивание
Проходя по улице или находясь в общественном транспорте, постарайтесь услышать и
удержать в памяти отрывок разговора незнакомых людей. После чего постарайтесь
воспроизвести про себя услышанное с нужной интонацией, а также мысленно
представьте себе лица людей, которые это произнесли. Такое упражнение позволяет
научиться бегло воспринимать текст на слух, а также позволит вам быть более
внимательными и чувствительными к тону речи.

65.

Тренировка памяти менеджера
“Естественные законы запоминания”
•Впечатление
•Повторение
•Ассоциация
Впечатление- для того чтоб получить яркое, глубокое впечатление о
том, что вы хотите запомнить. Для этого вы должны:
1.
2.
3.
4.
Сосредоточится
Внимательно наблюдать
Получить впечатление при помощи большего количества органов чувств
Задействовать зрительные образы
Повторение:
1. Повторяйте текст снова и снова, пока он не останется в вашей памяти
2. Запомнив что-либо, мы за первые 8 часов забываем столько же, сколько за
предыдущие 30 дней; поэтому просматривайте свои записи за несколько минут до
выступления
Ассоциация – хороший способ запомнить что-нибудь, ассоциируя его
с каким-то фактом, случаем и т.д. Для этого необходимо развивать:
1. Наблюдательность
2. Ассоциативное мышление ( путем разглядывания или на слух запоминание возможно,
только если объект ассоциируется в нашем сознании с чем-либо, что мы уже знаем и
помним)

66.

Тренировка памяти менеджера
«Метод связок»
1. Мысленные образы и картинки
Успех будет во много зависеть от того, будут ли эти картинки/образы
«забавными»
2. «Ассоциативные связи»
Четыре правила, которые помогут составить ассоциативные связи:
1. Искажайте пропорции. Помните что мы часто употребляем слова
«громадный», «гигантский»?
2. Представляйте предметы в активном действии.
3. Увеличивайте количество предметов
4. Меняйте функции предметов местами
Запоминание чисел и цифр
3. «Система зацепок» – это подстановка предметов вместо цифр. Предлагаются
разные буквы для цифр: 0 , 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9

67.

Тест «Оценка Вашей памяти на образы»
Приведенная ниже методика поможет оценить, а при регулярном применении
улучшить Вашу память на образы. Методика, предназначенная для изучения
образной памяти, применяется при профотборе. Испытуемому экспонируется
таблица с 16 образами. В течение 20 секунд образы необходимо запомнить и в
течение 1 минуты воспроизвести на бланке. Оценка результатов тестирования
проводится по количеству правильного воспроизведения образов. Норма – 6
правильных ответов
и больше.
Материал к тесту:

68.

Тест «Способны ли Вы концентрировать внимание
(метод Мюнстеберга)»
При работе с информацией очень важно уметь концентрировать внимание на тех или иных
аспектах. Оценить свою способность к проявлению внимания, а при регулярном
применении и повысить способность концентрации внимания поможет приведенная ниже
методика.
Объем внимания оценивается по количеству просмотренных букв, концентрация – по
количеству сделанных ошибок. Таким образом, по предоставленной методике оцениваются
два показателя.
Норма объема внимания – 850 знаков и выше, концентрация внимания – 5 ошибок и менее.
Оценить Вашу внимательность при работе с информацией позволит приведенный ниже
тест.
Среди буквенного текста имеются слова. Ваша задача, как можно быстрее считывая текст,
выписать эти слова. Время работы 2 минуты.
ФЛЭКСОЛНЦЕРМУДАРАЙТЩКУНОВОСТЬВТФФАКТЦЕ
БЛЦЭКЗАМЕНУКЪЕПРОКУРОРКАРТЕОРИЯДЛПБИЗНЕСТФ
КЩАМАРКЕТИНЕПМТДАТАХРКДОЧИСЛОТЩЦОСЛЕДСТВИЕРВ
ОУКЛАБОРАТОРИЯЦДБАРФУПЕНЫДЩФРЕМКЛЯКСАКРМУ
ФЦНОСЛОВОНРЩЪАРДЕНЬЕИЬКЦЩЪБСТУЛФПЛЬТОЩКР
РТДОВНИМАНИЕХИЩЬСТОЛПТХМУТАРЕЛКАЯСМУКУСТРПКЩ
БФЩОБЩЕНИЕЯАОТРВЕТЕРБФРКЦКУРИЦАСЯПТУЦЩБФ
КВЦОНОСЯФТМКЦЛУБПОЛЕТКЦШЩПЕТУХТАКЛЬПЕСНЯЖКФ
ШЯФЦКАЧЕЛИКЖДФМОБАНКДШЖЪТКОНЬДПЖКТОЧКАПФЦК
Ключ к тестовому заданию «Способны ли Вы концентрировать внимание (метод Мюнстеберга)»
Оцените количество найденных слов и количество ошибок (пропущенные и неправильно
выделенные слова). Всего в тексте «спрятано» 33 слова.

69.

Тест «Методы повышения Вашего внимания»
Один из главных профессиональных навыков и умений руководителя
при работе с любой информацией – читать быстро, избирательно,
внимательно, запоминая прочно и надолго. Ниже приведенный тест
поможет определить Ваши способности в данной области.
Приготовьте бумагу, ручку и часы с секундной стрелкой. Вам будет
предложено 3 задания, которые надо будет выполнить за
определенное время.
Задание 1. Запомните приведенные ниже слова вместе с
порядковыми номерами, под которыми они числятся в списке. Ответ
можно засчитать только при условии, что слово воспроизводится
вместе с его порядковым номером, под которым оно числится в
списке. На запоминание 20 слов дается 40 секунд. Запишите все
слова (вместе с их номерами).
Ответ определите по формуле

70.

1. украинец
2. экономика
3. каша
4. татуировка
5. нейрон
6. любовь
7. ножницы
8. совесть
9. глина
10. словарь
11. масло
12. бумага
13. пирожное
14. логика
15. социализм
16. глагол
17. прорыв
18. дезертир
19. свеча
20. вишня

71.

Задание 2
Проделайте то же самое с числами и их порядковыми номерами. Время
запоминания – 40 секунд. Процент правильных ответов вычислите по той же формуле.
1-43
2-57
3-12
4-33
5-81
6-72
7-15
8-44
9-96
10-7
11-37
12-18
13-87
14-56
15-47
16-6
17-8
18-61
19-83
20-73

72.

Задание 3. В течение 60 секунд прочитайте текст. В нем выделены жирным шрифтом и
пронумерованы 10 главных мыслей. Попытайтесь воспроизвести их, сохраняя указанную
последовательность.
«В 1912 году в Атлантическом океане произошла катастрофа. Огромный
пассажирский пароход «Титаник», шедший первым рейсом из Европы в
Америку, столкнулся в тумане с плавающей ледяной горой-айсбергом (1),
получил большую пробоину и стал тонуть (2).«Спустить шлюпки!» – скомандовал
капитан. Но шлюпок оказалось недостаточно (3).Их хватило только на половину
пассажиров. «Женщины и дети – к сходням, мужчинам надеть спасательные
пояса!» (4)– раздалась вторая команда. Мужчины молча отошли от борта.
Пароход медленно погружался в темную холодную воду (5).Одна за другой
отчаливали от гибнущего судна лодки с женщинами и детьми. Вот началась
посадка в последнюю шлюпку (6).
И вдруг к сходням, крича и воя, бросился какой-то толстяк, с перекошенным от
страха лицом (7).Расталкивая женщин и детей, он совал матросам пачки денег и
пытался вскочить в переполненную людьми шлюпку (8).
Послышался негромкий сухой щелчок – это капитан выстрелил из пистолета (9).
Трус упал на палубу мертвым (10), но никто даже не оглянулся в его сторону».
Ответ определите по формуле
Тест позволяет оценить Ваши общие способности, имеющие в основе хорошую
память. Вычисление продуктивности запоминания: число правильно
воспроизведенных слов умножьте на 100 и разделите на 20.
Получите процент продуктивности запоминания:
90 – 100% – отлично, 70 – 90% – очень хорошо, 50 – 70% – хорошо, 30 – 50% –
удовлетворительно, 10 – 30 % – плохо, 0 – 10% – очень плохо.

73. Спасибо за внимание!