Отчёты. Лекция 6

1. ЛЕКЦИЯ 6. ОТЧЁТЫ

I.НАЗНАЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ
II.ИСТОЧНИК ОТЧЕТА
III.ВИДЫ ОТЧЕТОВ
Отчет в один столбец
Ленточный отчет
Отчет с группировкой и итогами
IV.СРЕДСТВА ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ
Мастера для создания отчетов
Конструктор отчетов
V.ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ
Отчет в один столбец
Ленточный отчет
Отчет с группировкой и итогами
VI. ОТЧЕТ С ВЫЧИСЛЯЕМЫМИ ПОЛЯМИ
VII.ОТЧЕТ С ПАРАМЕТРОМ
VIII.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СВОЙСТВ ОТЧЕТА
Доступ к свойствам отчета
Свойства отчета
Свойства раздела
Свойства элементов отчета
IX. РАЗМЕЩЕНИЕ ОТЧЕТА НА БУМАГЕ

2. I. НАЗНАЧЕНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчет служит для представления сведений из БД в нужном виде
на экране или печати.
В отчет могут включаться только необходимые записи и колонки
(поля), а также добавляться промежуточные и окончательные итоги.
Можно также использовать самые разнообразные способы
размещения элементов отчета: названий, записей, колонок, итогов.
Отчет - один из объектов БД, один раз созданное описание отчета
может многократно использоваться для получения отчета.
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
2

3. II. ИСТОЧНИКИ ОТЧЕТОВ

Таблица
Отчет
Запрос
Отчет
Вывод: у отчета один источник!
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
3

4. III. Виды отчетов

III. ВИДЫ ОТЧЕТОВ
Отчет в один столбец
Заголовок отчета
Данные из полей
Имена полей
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
4

5.

Ленточный отчет
Заголовок отчета
Данные из полей
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
5

6.

Отчет с группировкой и итогами
Заголовок группы
Итоги группы
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
6

7. IV. СРЕДСТВА ДЛЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ

Команды для создания отчетов
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
7

8.

Мастер Отчет создает ленточный отчет
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
8

9.

Мастер Пустой отчет
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
9

10.

Команда Мастер отчетов позволяет формировать разные
отчеты
Шаги мастера отчетов
1. Источники отчета.
2. Группировка.
3. Сортировка и итоговые функции для отчета с
группировкой.
4. Вид отчета (в один столбец, табличный).
5. Стиль отчета.
6. Имя отчета.
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
10

11.

Конструктор отчетов
Заголовок отчета
1
Подписи
Поля
источника
2
3
4
5
Свободные поля
1. Раздел заголовка.
2. Раздел верхнего колонтитула.
3. Раздел данных.
2. Раздел нижнего колонтитула.
4. Раздел примечания.
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
11

12.

Команды для работы с отчетом в конструкторе
Вкладка Конструктор
Вкладка Упорядочить
Вкладка Параметры страницы
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
12

13. V. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ

1. Создаем отчет в мастере.
2. Устанавливаем для отчета параметры страницы:
размер бумаги;
поля;
ориентацию страницы.
3. Дорабатываем отчет в конструкторе.
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
13

14.

Отчет в один столбец
Параметры страницы
Таблица
или
запрос
Отчет в
один
столбец
Создается
Мастером отчетов
Следующий
Конструк
тор
отчетов
Готовый
отчет
Оформление
Надписи
Свобод- Линии
ные поля
© А.Н. Поручиков, 2018
14

15.

Отчет в один столбец
Создан
Мастером отчетов
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
Изменен в
конструкторе
15

16.

Отчет в один столбец в конструкторе
Создан
Мастером отчетов
Следующий
Изменен в
конструкторе
© А.Н. Поручиков, 2018
16

17.

Ленточный отчет
Параметры страницы
Таблица
или
запрос
Ленточный
отчет
Создается командой
Отчет или
Мастером отчетов
Следующий
Конструк
тор
отчетов
Готовый
отчет
Оформление
Надписи
Свобод- Линии
ные поля
© А.Н. Поручиков, 2018
17

18.

Ленточный отчет
Следующий
Создан командой
Отчет или
Мастером отчетов
Изменен в
конструкторе
© А.Н. Поручиков, 2018
18

19.

Ленточный отчет в конструкторе
Создан командой
Отчет или
Мастером отчетов
Следующий
Изменен в
конструкторе
© А.Н. Поручиков, 2018
19

20.

Отчет с группировкой и итогами
Следующий
Создан
Мастером отчетов
© А.Н. Поручиков, 2018
20

21.

Отчет с группировкой и итогами
Изменен в
конструкторе
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
21

22.

Отчет с группировкой и итогами, созданный мастером, в
конструкторе
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
22

23.

Исправленный отчет с группировкой и итогами в
конструкторе
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
23

24. VI. ОТЧЕТ С ВЫЧИСЛЯЕМЫМ ПОЛЕМ

Исходный ленточный
отчет, созданный
мастером
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
24

25.

Отчет с вычисляемыми полем
Исходный ленточный
отчет в конструкторе
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
25

26.

Добавление вычисляемых полей в отчет
=[Цена поставки]*[Количество]*(1[Скидка %]))
=Sum([Цена поставки]*[Количество]*(1[Скидка %]))
© А.Н. Поручиков, 2018
Следующий
Свободные
поля
26

27.

Отчет с добавленными вычисляемыми полями
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
27

28. VII. ОТЧЕТ С ПАРАМЕТРОМ

Параметр в
заголовке отчета
Параметр в
вычисляемом
поле
=[Sum-Стоимость товаров]*(1-[Введите скидку в %]/100)
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
28

29.

Отчет с параметром
Окно ввода параметра – величины скидки
Параметр в
заголовке отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
29

30.

Вид отчета с параметром
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
30

31. VIII. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СВОЙСТВ ОТЧЕТА

Доступ к свойствам правой кнопкой мыши
Свойства всего отчета
Следующий
Свойства раздела
© А.Н. Поручиков, 2018
Свойства элемента
31

32.

Группа свойств отчета Данные, источник отчета
Источник отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
32

33.

Группа свойств отчета Данные, сортировка в отчете
Сортировка по убыванию
Сортировка в отчете
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
33

34.

Группа свойств отчета Данные, фильтрация в отчете
Фильтрация в отчете
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
34

35.

Свойства раздела – деление отчета на страницы
На каждой странице отчета в один столбец одна запись
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
35

36.

Свойство элемента отчета – расширение
Данные не умещаются по ширине колонки
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
36

37.

Свойство элемента отчета – расширение
Включено свойство Расширение для поля Наименование
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
37

38.

Свойство элемента отчета – расширение
Данные поля Наименование выводятся полностью
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
38

39.

Свойство элемента отчета – формат поля
Основной формат в поле Стоимость со скидкой
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
39

40.

Свойство элемента отчета – формат поля
Денежный формат в поле Стоимость со скидкой
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
40

41.

Свойство элемента отчета – формат поля
Денежный формат в поле Стоимость со скидкой
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
41

42.

Нумерация строк в отчете
Свободное поле для
нумерации строк
Использование свойства Сумма с накоплением для нумерации строк отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
42

43.

Нумерация строк в отчете
Отчет с пронумерованными строками
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
43

44.

IX. РАЗМЕЩЕНИЕ ОТЧЕТА НА БУМАГЕ
Параметры страницы - размер бумаги
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
44

45.

Параметры страницы - поля
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
45

46.

Отчет в конструкторе
Если рабочая ширина отчета больше допустимой и за границей допустимой
ширины нет данных, то появятся пустые страницы.
Рабочая ширина отчета
Допустимая ширина отчета <= 185 мм
Допустимая ширина отчета: 210мм-15мм(левое поле)-10мм(правое поле)=185 мм
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
46

47.

Предупреждение о пустых страницах
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
47

48.

Первая страница отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
48

49.

Вторая (пустая) страница отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
49

50.

Широкий отчет в конструкторе
Если рабочая ширина отчета больше допустимой и за границей допустимой
ширины есть данные, то появятся страницы с данными из этой области.
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
50

51.

Первая страница широкого отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
51

52.

Вторая страница широкого отчета
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
52

53.

Исправленная ширина отчета
Допустимая ширина отчета <= 185 мм
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
53

54.

Исправленный по ширине отчет – выводится одна страница
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
54

55. Х. ЗАГОЛОВКИ ОТЧЕТОВ

Отчет в режиме просмотра
1. Имя объекта
2. Подпись вкладки
3. Заголовок отчета
1. Имя объекта задается при сохранении или переименовании объекта. Оно может
отражать тип объекта или его смысл.
2. Подпись вкладки в режиме просмотра может быть только смысловой. Задается в
свойствах отчета - свойство «Подпись» вкладки «Макет».
3. Заголовок отчета может быть только смысловым. Задается в конструкторе отчета в
разделе «Заголовок отчета».
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
55

56.

Отчет в режиме конструктора
1. Имя объекта
2. Подпись вкладки
3. Заголовок отчета
1. Имя объекта задается при сохранении или переименовании объекта. Оно может
отражать тип объекта или его смысл.
2. Подпись вкладки в режиме конструктора всегда соответствует имени объекта.
3. Заголовок отчета может быть только смысловым. Задается в конструкторе отчета в
разделе «Заголовок отчета».
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
56

57.

Готовый отчет
Следующий
© А.Н. Поручиков, 2018
57

58.

ХI. ВЫВОДЫ
1. Отчеты предназначены для представления данных пользователю на
бумаге.
2. У отчета должен быть один источник. Если необходимо представить
данные из нескольких источников (таблиц, запросов) необходимо
создать соответствующий запрос.
3. Создание отчета необходимо начинать с создания базового отчета с
помощью мастера, а затем редактирования его в конструкторе.
4. Для уменьшения количества запросов-источников отчета операции
вычисления, сортировки и фильтрации можно выполнять
непосредственно в отчете.
5. Необходимо тщательное форматирование отчета по ширине страницы
чтобы не допустить появления пустых страниц и страниц с неполными
данными.
© А.Н. Поручиков, 2018
58

59. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ЛЕКЦИЯ ЗАКОНЧЕНА.

© А.Н. Поручиков, 2018
59